E-post i arbeidslivet: Det er ikke så fryktelig mange år siden e-posten dukket opp for alvor, og ble et sentralt kommunikasjonsverktøy i arbeidslivet.
Så avhengige er vi blitt, at vi jo kan lure på hvordan vi i det hele tatt klarte oss før e-postens tid. Du skal ikke være fryktelige lenge bort fra e-postkassen, før de blinkende røde e-postene flommer inn i e-postkassen din og roper på handling.
E-posten bidrar også til å forandre måte vi kommuniserer med hverandre på.
– Det mest oppsiktsvekkende med bruken av e-post i arbeidslivet er den omfattende praksis med å sende rundt e-post-kopier, sier doktorgradsstipendiat Karianne Skovholt ved Handelshøyskolen BI.
Finleser andres e-post
Skovholt er i sitt doktorgradsprosjekt opptatt av å studere hvordan vi bruker e-post som kommunikasjonsverktøy i arbeidslivet. Hun har finlest mer enn 700 e-poster fra en arbeidsgruppe i et internasjonalt selskap med base i Norge over en periode på fem måneder for se hvordan vi bruker e-post i praksis.
Det er nettopp den omfattende praksisen med å kopiere inn mottakere i sendefeltet som vekket interessen til Skovholt.
Å sende kopier av brev for å informere involverte parter, er noe vi kjenner fra formell korrespondanse i arbeidslivet. Men når fenomenet er blitt en etablert praksis i den daglige e-postkommunikasjonen på en arbeidsplass, har den fått en helt ny betydning, påpeker hun.
Karianne Skovholt har sammen med professor Jan Svennevig ved Handelshøyskolen BI publisert artikkelen E-mail copies in workplace interaction i det internasjonale vitenskapelige tidsskriftet Journal of Computer-Mediated Communication.
Vi rangerer mottakere
Når vi sender av gårde e-post rangerer vi hverandre i adressefeltet som primære og sekundære mottakere.
Primære mottakere er mottakere som har fått adressen sin i ’Til’-feltet. Det er (ideelt sett) de vi regner med at e-postens innhold har høyest relevans for.
Sekundære mottakere er mottakere i ’Kopi’-feltet. Vi regner (ideelt sett) med at e-posten har lavere relevans for disse mottakerne. I praksis mottar vi daglig mengder av e-post med høyst uklar relevans.
Karianne Skovholt sammenlikner kommunikasjonen gjennom e-post med den i en samtale. Når vi sender en e-post til flere mottakere, åpnes det et samtalerom som mottakerne direkte eller indirekte inviteres til å delta i.
Som i en samtale mellom to eller flere personer vil deltakerrollene ofte veksle mellom taler (den som fører ordet), adressater (de som blir eller kunne ha blitt tiltalt med navn), deltakere (synlige lyttere som taleren antar er med i samtalen, men som ikke direkte er adressater), og overhørere (lyttere som det ikke er meningen skal delta i språkhandlingen).
E-postkopiens tre funksjoner
Karianne Skovholt har i sin studie identifisert tre hovedfunksjoner for bruk av e-post-kopier:
1) Informere og dokumentere. Den viktigste funksjonen til e-postkopien er informere og holde relevante deltakere orientert om fremdriften i prosjektet. Å sende e-postkopier er en effektiv måte å dele kunnskap på. E-postkopien kan også tjene som dokumentasjon på et oppgave er utført.
2) Invitere til deltakelse og søke støtte i konflikter. E-postkopien kan indirekte brukes til å invitere andre til å bidra. En e-postkopi krever ikke nødvendigvis et svar, men gir mottakerne muligheten til å komme med innspill. E-postkopien kan også brukes til å be om tilbakemelding, enten det gjelder å få støtte i en sak eller få ros for en utført oppgave.
3) Synliggjøring og posisjonering. E-post-kopien kan også brukes strategisk til å bygge nettverk og allianser. Under dekke av bare å ville informere, kan ansatte posisjonere seg i organisasjonen. Her kan medarbeideren kopiere inn sine overordnede for få støtte og øve press på den primære mottakeren.
Referanse:
Skovholt, Karianne; Svennevig, Jan. E-mail copies in workplace interaction. Journal of Computer-Mediated Communication 12 (1): 42-65. 2006.
