Prosjekter som endringsagenter: Du trodde kanskje at prosjekter var instrumentelle verktøy som kunne brukes til å løse definerte problemstillinger innen en fastsatt tidsfrist?
Troen på planlegging og målstyring av prosjekter står nå for fall. Selv tekniske oppgaver som ser ut til å være grei skuring, viser seg å være kompliserte og ustyrlige. Prosjektene lever sine egne liv.
Anne Live Vaagaasar har i sitt doktorgradsarbeid ved Handelshøyskolen BI fulgt et norsk milliardprosjekt fra innsiden i mer enn to år. I etterkant av den tragiske togulykken ved Åsta opprettet Jernbaneverket et prosjekt for å bygge ut nødkommunikasjon over det såkalte GSM-R-nettet. I tillegg skal GSM-R erstatte den gamle analoge togradioen og gi muligheter til nye applikasjoner og tjenester.
Dette er et komplisert og høyteknologisk prosjekt som startet opp i 2002 med en budsjettramme på 1,7 milliarder kroner.
Kontinuerlig læring
Prosjekter er ifølge Anne Live Vaagaasar endringsagenter på to måter. Prosjektet er opprettet for å skape en konkret endring. Men i tillegg er prosjektet en organisasjon som selv endrer seg over hele prosjektforløpet.
Ifølge Vaagaasar stiller prosjektets interessenter stadig nye krav. Den politiske debatten skifter retning. Det er vanskeligere å kontrollere og bruke teknologien enn man antok i planleggingsfasen.
– Prosjektgruppen må utvikle ny kompetanse gjennom å prøve og feile, og får en bratt læringskurve, påviser BI-forskeren.
Mye av prosjektorganisasjonens virksomhet og læring handler om å håndtere et stort og innfløkt netteverk av relasjoner, selv om prosjektets oppgaver i utgangspunktet ble betraktet som tekniske utfordringer.
For å kunne gjøre det må prosjekter hele tiden lære seg å handle dynamisk av to årsaker:
- Prosjektets interessenter har ulike interesser og krav – til og med motstridende krav.
- Hver og en av disse interessentene endrer sine interesser og krav over tid.
Få mer ut av prosjektene
Anne Live Vaagaasar har med utgangspunkt i sitt doktorgradarbeid utarbeidet åtte konkrete råd til alle som arbeider med prosjekter i praksis:
- Det er ikke tilstrekkelig med teknisk og faglig kompetanse i prosjektgruppen. Det må også legges vekt på den relasjonelle kompetansen hos prosjektdeltakerne.
- Det utvikles ny læring og kompetanse i organisasjonen, som ofte forsvinner når prosjektet avsluttes. Organisasjoner kan skaffe seg konkurransefortrinn gjennom å ta vare på denne kunnskapen.
- Alle prosjekter, også de med konkrete mål – har bevegelige mål. Prosjektet som organisasjon er i kontinuerlig læring og utvikling.
- Prosjektledere og medarbeider må trenes til å kunne håndtere tvetydighet og usikkerhet.
- God samhandling mellom prosjektorganisasjonen og prosjektets interessenter gir bedre resultater. Prosjektet må forholde seg proaktivt til interessentene og få til en god dialog.
- Prosjekter må forholde seg til det politiske spillet det inngår i.
- Det må utvikles en dynamisk beslutningsmodell for prosjektet som tar hensyn til kompetansen som utvikles underveis i prosjektforløpet.
- Det må legges opp til en tettere og løpende dialog mellom prosjekteier og prosjektet underveis.
Anne Live Vaagaasar har gjennomført sitt doktorgradsarbeide ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI. Hun har gjennomført et seksårig profesjonsstudium i pedagogikk ved Universitetet i Oslo, 2000.Vaagaasar er en erfaren foreleser og foredragsholder innefor prosjektorganisering.
Anne Live Vaagaasar disputerte onsdag 20. desember 2006 for Dr. Oecon-graden ved Handelshøyskolen BI med avhandlingen ”From tool to actor; How a project came to or orchestrate its own life and that of others”.
Førsteopponent er professor Kristian Kreiner ved Copenhagen Business School. Andreopponent er professor Rolf Lundin ved Jönköping International Business School. Førsteamanuensis Tore Bakken ved Handelshøyskolen BI leder bedømmelseskomiteen. Professor Erling S. Andersen og professor Tor Hernes, begge Handelshøyskolen BI, har vært veiledere.
