Kommunikasjon i organisasjoner

Kursansvarlig

Pål Kraft

Institutt

Institutt for kommunikasjon - kultur og språk

Semester

Høst

Studiepoeng

30

Innledning

For å kunne nå sine mål er de fleste moderne organisasjoner helt avhengige av sine ansattes holdninger, følelser, relasjoner og ferdigheter. Motivasjon og en følelse av eierskap og identitet skapes innenfor den organisasjon som det enkelte individ tilhører. En følelse av deltakelse, tillit, åpenhet og troverdighet bygges blant annet som et resultat av det kommunikasjonsklima som råder i organisasjonen.

Dersom du spurte en gruppe ledere hva de gjorde på jobben i dag, ville svarene du fikk trolig indikere at de fleste av dem brukte det meste av tiden sin til å kommunisere på en eller annen måte. Å lede møter, ringe kunder, sende e-post til kolleger, skrive brev til myndigheter, diskutere prosjekter med medarbeidere, gi og få råd fra ansatte, samt å småprate med kolleger – er alle eksempler på hva som i stor grad fyller hverdagen til personer med lederansvar. I henhold til internasjonale studier kan man estimere at ledere bruker om lag tre fjerdedeler av sin arbeidstid på å kommunisere. Denne kommunikasjonen foregår for en stor del innad i egen organisasjon, men også utad mot organisasjonens omgivelser (ofte representert ved enkeltpersoner i andre organisasjoner).

Kommunikasjon er grunnlaget for det meste som skjer i en organisasjon. Uten kommunikasjon kunne man ikke utøve ledelse, motivere medarbeidere, fatte og implementere beslutninger, forhandle eller gjennomføre endringer. Ved fravær av kommunikasjon vil de ansatte ofte ikke vite hva de skal produsere og langt mindre hvorfor de skal produsere det. Ofte er det slik at når en organisasjon støter på alvorlige problemer, er problemer med kommunikasjonen et sentralt element i problembildet.

Dette programmet tar sikte på å gi deltakerne teoretisk innsikt og praktiske verktøy innenfor feltet organisasjonskommunikasjon. Programmet vil illustrere hvordan slik kunnskap kan ha relevans både for arbeidsområder som endringskommunikasjon, motivasjon, og kommunikasjon ved fusjoner/fisjoner og nedbemanning. Det vil også dekke temaer som identitet, organisasjonskultur, beslutningstaking, nye medier, interpersonlig kommunkasjon og kommunikasjon i grupper. Med kompetanse fra dette Master of Management Programmet blir deltakerne bedre kvalifisert til å ta på seg lederansvar innenfor organisasjonskommunikasjon i bedrifter, organisasjoner og offentlig virksomhet.

Forkunnskaper

Generelt opptakskrav: 180 studiepoeng samt 4 års yrkeserfaring. Se forøvrig opptaksvilkår.

Obligatorisk litteratur

Bøker:

Browning, Larry D. ... [et al.]. 2008. Information and communication technologies in action : linking theory and narratives of practice. Rev. ed. Routledge. Hele boka. 300 sider.
Harris, Thomas E., Mark D. Nelson. 2008. Applied organizational communication : theory and practice in a global environment. 3rd ed. Lawrence Erlbaum. Kap. 1-12. 391 sider.
Hogg, Michael A. and Deborah J. Terry, eds. 2001. Social identity processes in organizational contexts. Psychology Press. Hele boka. 340 sider.
Lewis, L.K.. 2011. Organizational Change: Creating Change through Strategic Communication. 299 s

Artikler:

Bordia, P., E. Hunt, N. Paulsen, D. Tourish, & N. DiFonzo. 2004. Uncertainty during organizational change: is it all about control?. European journal of work and organizational psychology. 345-366. 21 sider.
DiFonzo, N. & P. Bordia. 2002. Corporate rumor activity, belief and accuracy.. Public relations review. 1. 1-19. 19 sider.
Donovan, J. J.. 2001. Work motivation. I: Anderson, N ... [et al.], ed. , Handbook of industrial, work and organizational psychology. Sage. Kap. 3. 25 sider.
Goldhaber, Gerald M. 1993. Organizational communication. 6th ed. W.C. Brown & Benchmark. Kap. 10. 43 sider.
Goldhaber, Gerald M. 2002. Communication audits in the age of the internet.. Management communication quarterly. 3. 451-457. 7 sider.
Goodman, J. 2004. The medium and the message : communicating effectively during a major change initiative.. Journal of change management. 3. s. 217-230. 12 sider.
Hatch, M.J. 1993. The dynamics of organizational culture. Academy of management review. 4. p. 657-693
Kazoleas, D. & A. Wright. 2010. Improving corporate and organizational communications : a new look at developing and implementing the communication audit.. I: Heath, R.L. ,ed, The SAGE handbook of public relations. 2nd ed. SAGE Publications. Kap. 39. Side: 471-478. 7 sider.
Saunders, M.N.K. & A. Thornhill. 2004. Trust and mistrust in organizations : an exploration using an organizational justice framework.. European Journal of Work and Organizational Psychology. 13. 493-515. 22 sider
Schein, E.H. 1990. Organizational culture. American Psychologist. 2. 109-119
Timmerman, E.C. 2003. Media selection during the implementation of planned organizational change. Management Communication Quarterly. 3. 301-341. 40 sider.

Anbefalt litteratur

Emneoversikt

• Organisasjonskommunikasjon – perspektiver, begreper og paradigmer
• Interpersonlig kommunikasjon
• Kommunikasjon i smågrupper og team
• Ledelses- og organisasjonsteori
• Organisasjonskultur
• Kommunikasjon i formelle og uformelle nettverk
• Kommunikasjon av endring og nedbemanning
• Personlig og sosial identitet
• Organisatorisk identitet, tilhørighet og turn-over
• Lojalitet, forpliktelse og motivasjon
• Sosial identitet og effektivt lederskap
• Samarbeid etter fusjoner og oppkjøp
• Organisasjonskommunikasjon og nye medier
• Kommunikasjonsdiagnose, interne kanaler og kanalvalg

Oversikt over samlingene

1. SAMLING

Delmål

Denne samlingen har til formål å gi studentene en oversikt over utfordringer og verktøy med hensyn til kommunikasjon mellom enkeltindivider, samt kommunikasjon i grupper og team.

Kort beskrivelse

Interpersonlig kommunikasjon er den prosess hvor mening overføres mellom individer. Det er en helt sentral komponent i den atferd individer har i organisasjoner. Å lykkes med interpersonlig kommunikasjon er en forutsetning for å skaffe seg et arbeid, for å lykkes i et arbeid, samt for å være en god kollega, underordnet og leder. Når den gjennomsnittlige ansettelsestiden på hvert arbeidssted synker under fem år og folk i gjennomsnitt får fler enn ti arbeidsforhold gjennom yrkeskarrieren, er evnen til å tilpasse seg nye grupper og kolleger helt sentral. Dette er knyttet til kommunikative ferdigheter. Til dette kommer at mange ii moderne organsasjoner arbeider i grupper eller team. Dette krever forståelse og ferdigheter i hva som karakteriserer god kommunikasjon i slike grupper, fordeler og utfordringer i forhold til å kommunisere på en optimal måte, løsning av konflikter, etc.

Emneoversikt

• Organisasjonskommunikasjon – begreper og perspektiver
• Interpersonlig kommunikasjon
• Kommunikasjon i grupper og team

Delmål

Samlingen skal gi deltakerne kunnskaper om organisasjonsteori, samt hvordan mennesket handler og kommuniserer innen organisasjoner. Samlingen skal gi en oversikt over temaer som organisasjonskultur – og klima, og den betydningen dette har for den kommunikasjon som foregår i organisasjonen.

Kort beskrivelse

Samlingen gir en innføring i sentrale begreper og perspektiver innen organisasjonskommunikasjon. Det vil bli lagt vekt både på å gi en oversikt over begreper og paradigmer, samt av dagens sentrale perspektiver . Denne samlingen vil også fokusere menneskelig atferd i organisasjoner. Det vil bli anlagt et psykologisk perspektiv for å belyse organisasjonsatferd.

Emneoversikt:

• Å forstå organisasjoner – ledelses- og organisasjonsteorier
• Menneskelig atferd i organisasjoner
• Organisasjonskultur
• Kommunikasjon i nettverk og kanaler

Delmål

Samlingen skal gi deltakerne innsikt i det organisatoriske og psykologiske grunnlaget for motivasjon og kommunikasjon i organisasjoner.

Kort beskrivelse

Faktorer som påvirker medarbeideres motivasjon, tilhørighet og identitet vil også bli fokusert.

Emneoversikt:

• Hva motiverer til arbeidsinnsats?
• Identitet og inter-grupperelasjoner
• Majoritets- og minoritetsrelasjoner
• Organisatorisk og sosial identitet
• Tilhørighet og tillit
• Motivasjon, forpliktelse og turn-over

Delmål

Samlingen skal gi deltakerne innsikt i de prosesser som fremmer og hemmer organisatorisk endring.

Kort beskrivelse

Hurtige endringer i teknologi, markeder og i verdensøkonomien, har medført at organisasjoner har blitt tvunget til å endre seg i dramatisk grad. En hovedutfordring for en organisasjon er å håndtere endring på en effektiv måte. Samlingen skal gi deltakerne innsikt i faktorer som fremmer og hemmer effektiv endring. Det vil bli lagt spesiell vekt på hvilken rolle kommunikasjon spiller i så måte.

Emneoversikt

• Reaksjoner på endring
• Kommunikasjon av nedbemanning
• Fusjon/fisjon, identitet og kommunikasjon
• Sosial identitet, prototypikalitet og lederskap ved endring
• Å oversette lederens visjon i ansattes handlinger

Delmål

Elektroniske kanaler spiller en viktig rolle i alle organisasjoner. Hvordan fungerer de og hvilke egenskaper har de? Hvordan kan de brukes og misbrukes? Dette vil studentene lære om på denne samlingen. Formålet med denne samlingen er også å gi deltakerne innsikt i hvordan man kan gjøre en systematisk analyse av hvilke kommunikasjonskanaler organisasjonen har behov for.

Kort beskrivelse

I en organisasjon foregår det både formell og uformell kommunikasjon – i formelle og uformelle nettverk. Det er sentralt å forstå egenskapene ved denne kommunikasjonen – hvilke prosesser som foregår, karakteristika ved denne kommunikasjonen, hvordan budskap skapes og gjenskapes i en organisasjon. Det finnes en rekke potensielle kanaler som en organisasjon kan benytte seg av i kommunikasjonsprosessen. Elektroniske kanaler spiller en svært fremtrdende rolle i moderne organisasjoner. Det er viktig at personene i systemet får den informasjonen de har behov for – ikke for mye og ikke for lite – samt at de får den til rett tid. Disse personlige behovene må matches mot organisasjonens totale behov, og et kommunikasjonssystem må bygges opp etter en systematisk analyse av disse ulike behovene.

Emneoversikt

Elektroniske kanaler og organisasjonskommunikasjon
Kommunikasjonsdiagnose og kommunikasjonsrevisjon
Kanaler og kanalvalg.

Dataverktøy

Ingen

Gjennomføring

Programmet gjennomføres over fem samlinger, totalt ca 150 timer. Veiledningstilbudet vil være noe ulikt lagt på de forskjellige Master Program. Det vil bli gitt personlig veiledning og veiledning under forelesning. Generelt kan studentene forvente rådgivende veiledning, ikke evaluerende veiledning. Veiledningstilbudet er estimert til to timer pr. student som går Master Programmet som vanlig program. For studenter som tar Master Programmet som sitt avsluttende er veiledningstilbudet estimert til totalt seks timer.

Eksamen

Studentene evalueres gjennom indivduelt prosjektarbeid, 18 studiepoeng og skriftlig individuell eksamen, 12 studiepoeng. Begge må bestås for at vitnemål i programmet skal bli tildelt. Prosjektet skal skrives individuelt.

For studenter som tar programmet som sitt avsluttende Master of Management Program gjelder følgende:
Studentene evalueres gjennom prosjektoppgave, 24 studiepoeng og skriftlig individuell eksamen, 6 studiepoeng. Begge må bestås for at vitnemål i programmet skal bli tildelt. Prosjektoppgaven kan skrives individuelt eller i gruppe på inntil to personer.

Eksamenskode(r)

MAN 25401 - Individuelt prosjektarbeid; teller 100% for å oppnå karakter i kurset MAN 2540, 18 studiepoeng.
MAN 25411 - 5 timers skriftlig eksamen; teller 100% for å oppnå karakter i kurset MAN 2541, 12 studiepoeng.
Begge kurs / eksamener må bestås for at vitnemål i programmet skal bli tildelt.

For studenter som tar programmet som sitt avsluttende Master of Management Program gjelder følgende:
MAN 25421 - prosjektarbeid, 24 studiepoeng; teller 100% for å oppnå karakter i kurset MAN 2542, 24 studiepoeng
MAN 25431 - 5 timers individuell skriftlig eksamen, 6 studiepoeng; teller 100% for å oppnå karakter i kurset MAN 2543, 6 studiepoeng
Begge kurs / eksamener må bestås for at vitnemål i programmet skal bli tildelt.

Hjelpemidler til eksamen

Ingen

Kontinuasjon

Ved neste ordinære eksamensgjennomføring.

Mål for programmet

En av de store guruene innen organisasjonskommunikasjon, W.C. Redding, har uttalt at innen en organisasjon er ”alt et potensielt budskap”. Med dette forstår man at alt som er menigsbærende i en organisasjon må oppfattes som kommunikasjon. Dette omfatter således selvfølgelig alle formelle, verbale budskap som for eksempel en nedfelt forretningsstrategi, beskrivelser av arbeidsprosedyrer, o.l. I mange tilfeller vil dette være informasjon som flyter via linjene i organisasjonskartet, vertikalt og horisontalt i organisasjonen. Ofte er imidlertid den uformelle kommunikasjonen som foregår på kryss og tvers innen organisasjonen like viktig. Denne kan forekomme på det mellommenneskelige plan i dyader, grupper og i uformelle nettverk. Det ligger også en betydelig grad av kommunikasjon i ”måten man gjør ting på”. Belønningssystemer, samværsformer og forholdet mellom ledere og medarbeidere kan fortelle oss mye om det indre livet i en organisasjon. Riter og historier, utsmykning av lokaler, bekledning og hva slags mat som serveres i kantina, kan også kommunisere hva slags organisasjon vi har med å gjøre. Den interne og eksterne markedsføring som foregår og det merkenavn som organisasjonen bygger opp, kan være vesentlige faktorer også for medarbeidernes motivasjon og følelse av identitet og tilknytning. Det samme kan det sosiale rennomè og den posisjon som organisasjonen har i samfunnet generelt.

Personer som skal ha et lederansvar innen organisasjonskommunikasjon må ha kunnskaper om hvordan moderne, komplekse organisasjoner fungerer. De organisatoriske rammene gir føringer på hvordan og i hvilken grad kommunikasjonen kan fungere i organisasjonen. En annen innfallsvinkel er å se på kommunikasjon som selve det fenomenet som beskriver og forklarer det organisatoriske livet. Kommunikasjonsteori kan i et slikt perspektiv sees på som det som forklarer etableringen av sosiale strukturer, psykologiske tilstander, gruppemedlemskap, aksepterte væremåter, etc.

Organisasjonskommunikasjon er et fagfelt som er relevant for flere typer av profesjoner, ledere og ansatte med forskjellige typer av oppgaver. I mange bedrifter er organisasjonskommunikasjon trolig noe som bevisst og eksplisitt utøves av ansatte i ”informasjonsavdelingen” og/eller ”personalavdelingen”. Informasjonsmedarbeidere utarbeider budskap og kanaler for ”interninformasjon”. Dette kan være alt fra nyheter knyttet til den daglige drift, kommunikasjon av mål og strategier, til informasjon om hvem som fyller runde år og hvem som vant bedriftsmesterskapet i sjakk. Mediet er som regel en internavis eller magasin, i papirversjon eller elektronisk form. De ansatte i ”personalavdelingen” har på sin side ofte hatt ansvar og oppgaver knyttet til å informere om administrative systemer og endringer. Dette kan være prosjekter innen organisasjonsutvikling, kompetanseheving, og endringer som for eksempel fusjoner, nedbemanning o.l. Dette programmet er beregnet på personer som har oppgaver knyttet til kommunikasjon i organisasjonen. Det vil imidlertid også være nyttig for personer med andre typer av lederoppgaver. Personer som skal ha et lederansvar innen i en moderne organisasjon må ha kunnskaper både om hvordan moderne, komplekse organisasjoner fungerer og om moderne måter å kommunisere på.

I programmet fokuseres sentrale temaer innen organisasjonskommunikasjon. I tillegg til å gjøre deltakerne mer effektive i sin praktiske kommunikasjonsvirksomhet er det et mål at programmet skal gi teoretisk innsikt i sentrale emner innen organisasjons- og kommunikasjonsteori. Programmet skal legge et grunnlag for at deltakerne skal bli dyktigere til å nå sine mål og fortsette sin egen læringsprosess, faglig såvel som personlig.

Pedagogisk opplegg

Samlingene brukes i hovedsak til forelesninger. I tillegg arbeider studentene noe i grupper i forbindelse med oppgaver/case relatert til temaene som undervises på samlingene.

Mellom samlingene arbeider studentene i selvstyrte grupper (frivillig deltakelse). Disse arbeider med oppgaver knyttet til temaer som er relatert til samlingen og som anses som særlig sentrale i pensumlitteraturen.

Prosjektoppgaven består av en selvvalgt, individuell oppgave. Oppgaven gis en bokstavkarakter, som teller 60% av den totale karakteren på kurset. Målet for denne oppgaven er at kandidaten viser evne til å belyse en problemstilling ved hjelp av en selvstendig drøfting av relevant litteratur i tilknytning til det valgte spesialområdet. Det forventes ikke at kandidaten samler empiriske data i forbindelse med oppgaven, men dette kan inngå dersom studenten ønsker det spesielt.

For studenter som tar dette programmet som avsluttende program gjelder andre regler for prosjektopgaven. For disse studentene skal den avsluttende prosjektoppgaven bestå av en selvvalgt, individuell oppgave. Oppgaven gis en bokstavkarakter, som teller 80% av den totale karakteren på kurset. Oppgaven skal gi trening i å anvende empiriske data og relevant teori til å analysere og vurdere et faglig problem, samt eventuelt planlegge et relevant tiltak, med relasjon til kommunikasjon i organisasjoner. Teorien skal gi bedre forståelse av hvilke prosesser som pågår, samt eventuelt hva som (kan) gjøres og hvorfor. Å anvende teori konstruktivt er en ferdighet som ikke kommer av seg selv, og som denne oppgaven bidrar til å innøve. Prosjektoppgaven skal også gi trening i å bruke empiriske data og relevant litteratur som hjelpemiddel i å løse et problem med relasjon til organisasjonskommunikasjon.

To til tre dager under samlingene brukes til prosjektoppgaven. På første samling brukes tid til å gjennomgå praksis omkring veiledning, samt til innføring i temaer som utforming av problemstilling, etc. Studentene gis informasjon om hvordan prosessen med arbeidet med oppgaven bør foregå. På andre samling brukes en dag på oppgaven. Dette skjer i form av at det gis korte forelesninger om temaer som problemstilling, teori, litteratur, etc. Etter hvert tema arbeider studentene i smågrupper med å bruke dette stoffet til å gjøre konkrete valg for sine egne oppgaver. På fjerde samling brukes en halv dag til at studentene presenterer skisser til prosjektoppgavene i plenum.

Målgruppe

Programmet henvender seg til ledere og mellomledere i private og offentlige virksomheter som
er knyttet til virksomhetens arbeid innenfor organisasjonskommunikasjon, informasjon og samfunnskontakt, interninformasjon, personalledelse, samt andre lederoppgaver.