Hvordan håndtere usikkerhet i prosjekter? Professor Jan Terje Karlsen ved Handelshøyskolen BI har identifisert ti suksesskriterier.

BI FORSKNING: Usikkerhet i prosjektledelse

Skal man lykkes med prosjektarbeid, er håndtering av usikkerhet sentralt. Det er ikke tilstrekkelig å kun tenke på prosesser, metoder og teknikker. Like viktig er kunnskap og en støttende organisasjonskultur.

Populær arbeidsform

Prosjektarbeid har blitt en populær og utbredt arbeidsform både i privat næringsliv og offentlig forvaltning.

Dette skyldes blant annet at den er målrettet, dvs. fokus er rettet mot å levere et resultat som tilfredsstiller kundens krav til kvalitet, innen budsjett og tidsfrist.

Prosjekter er også eksponert for større eller mindre grad av usikkerhet, det være seg f.eks. teknisk, økonomisk, organisatorisk eller politisk usikkerhet. 

Dette har de senere år gitt seg utslag i stor interesse for å forbedre håndteringen av usikkerhet og fokus har vært rettet mot utvikling av bl.a. prosesser, metoder og teknikker.

Selv om disse er tatt i bruk i mange organisasjoner, er vi likevel ofte vitne til prosjekter som ikke klarer å møte sine mål, som f.eks. Nye Holmenkollen som hadde store økonomiske overskridelser.

Noen forskere har derfor stilt spørsmål ved om disse prosessene, metodene og teknikkene blir introdusert for raskt uten at organisasjonen har de nødvendige kunnskaper og en støttende/moden organisasjonskultur.

Leve med usikkerhet

I en nylig studie av tre store prosjektorienterte organisasjoner; Forsvaret, Statsbygg og Telenor, ble det undersøkt hva som kjennetegner en støttende organisasjonskultur for å oppnå effektiv usikkerhetshåndtering i prosjekter.

Følgende ti punkter ble identifisert:

  1. Forståelse for håndtering av usikkerhet: Kunnskap om håndtering av usikkerhet må tilføres både hos prosjekteier, prosjektleder og prosjektmedarbeidere. Dette er avgjørende for å etablere et bevisst og forpliktende forhold til usikkerhetshåndteringen, men også for å kunne kommunisere rundt temaet.
  2. Seniorledere etterspør og bruker usikkerhetsinformasjon: Seniorledere må vise at de bruker usikkerhetsinformasjon, for eksempel til å ta viktige avgjørelser, f.eks. i prosjektets styringsgruppe. 
  3. Håndtering av usikkerhet integrert i daglig prosjektarbeid: Usikkerhetshåndteringen må gjøres til en naturlig del av det å lede og styre prosjektet, og ikke utvikle seg til en “ad hoc” aktivitet.
  4. Positiv holdning: Dette gir et signal om forståelse og prioritering av usikkerhetshåndtering. Dette er spesielt utfordrende å få til på seniorledernivå, men viktig fordi hva disse lederne gjør påvirker innstillingen og adferden til medarbeiderne.
  5. Sette av og forplikte tid og ressurser: Usikkerhetshåndtering må gis tilstrekkelig ressurser og tid slik at det kan gjøres kvalitetsmessig. 
  6. Klar ansvarsfordeling: En moden organisasjonskultur kjennetegnes av at ansvaret ifm usikkerhetshåndteringen er tydelig og klart fordelt. 
  7. Fokus på muligheter: Det bør ikke bare fokuseres på usikkerheter med negativ konsekvens (risiko), men også de med positiv konsekvens, dvs. muligheter.  I mange organisasjoner har man en tendens til å fokusere mye på problemer og hva som kan gå galt.
  8. Åpenhet og respekt: Organisasjonskulturen må ha takhøyde til å kunne snakke om alle typer usikkerheter, også de med store negative konsekvenser.
  9. Akseptert og operasjonalisert policy og terminologi: Det må være enighet om at slik gjør man usikkerhetshåndtering i prosjektene, men også at man har etablert en felles forståelse av hva fagbegrepene betyr. Dette er viktig for å kunne kommunisere og forstå hverandre.
  10. Ivareta et helhetlig usikkerhetsbilde: En moden organisasjonskultur tenker usikkerhetshåndtering også på et strategisk nivå, dvs. usikkerhet i hele porteføljen av prosjekter og ikke kun på det enkelte prosjekt. 

Referanse:

Karlsen, J.T. (2011). Supportive culture for efficient project uncertainty management. International Journal of Managing Projects in Business, vol. 4, no. 2, s. 240-256.

Artikkelen er publisert i BI Leadership Magazine 2011/2012, et formidlingsmagasin fra Norges ledende fagmiljø i ledelses- og organisasjonsfag.

Si din mening:

Send gjerne dine kommentarer og synspunkter på denne artikkelen til forskning@bi.no

Tekst: Professor Jan Terje Karlsen, Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.

Spørsmål til artikkelen? Andre ting? Kontakt BI Business Review

Kommentarer

Du kan også se alle nyheter her.
BI Business Review

Nyhetsbrev

Meld deg på for oppdaterte nyheter fra BI Business Review!

Meld på