Prosjekter kan brukes som et verktøy til å gjennomføre nødvendige endringer i organisasjonen, skriver Erling S. Andersen ved BI.

LEDERENS VERKTØYKASSE: Endringsledelse

En leder har tradisjonelt måtte løse virksomhetens utfordringer ved å bruke sin linjeorganisasjon.

Dagens ledere har fått et ekstra verktøy i ”verktøykassa”. De kan etablere prosjekter.

Et prosjekt er en midlertidig (temporær) organisasjon. Denne midlertidige organisasjonen supplerer linjeorganisasjonen, som er den permanente organisasjonen.

Linjeorganisasjonen er laget for og er hensiktsmessig for å behandle gjentagende (repetitive) oppgaver. Den er skreddersydd for de oppgavene som virksomheten daglig står overfor. Men dagens virkelighet er blitt slik at det er stadig behov for endringer. Verden omkring endrer seg, og virksomheten må tilpasse seg.

Slike endringsutfordringer kan som regel håndteres bedre av et prosjekt enn av linjeorganisasjonen.

Fordelen med et prosjekt er at man kan sette det sammen med mennesker med forskjellig faglig og kunnskapsmessig bakgrunn. Man plukker mennesker fra forskjellige deler av linjeorganisasjonen og også eksternt fra som til sammen har den kompetansen som er nødvendig for å arbeide med den utfordringen virksomheten står overfor.

Prosjekter på nye områder

Opprinnelig brukte man prosjekter for tekniske oppgaver. Det er fremdeles et viktig område. Prosjekter sto for bygging av veier, flyplasser og bygninger og for utvikling av nye produkter.

I de siste årene har vi sett at prosjektarbeidsformen kan brukes også på ”mykere” områder. Prosjekter kan for eksempel handle om å utrede og foreslå organisasjonsendringer og forbedre relasjonene på arbeidsplassen. Prosjekt brukes for å ta i bruk nye arbeidsmetoder, kanskje spesielt knyttet til bruk av informasjonsteknologien. 

Prosjektarbeid er ikke lenger bare en ingeniørdisiplin. Det er blitt et viktig redskap i de endringer som en virksomhet må gjennomføre.

Denne nye forståelsen av hva et prosjekt er, forklarer også interessen for og den store utbredelsen av prosjektarbeidsformen som vi har fått i verdensmålestokk. De gode lederne forstår at de bevisst kan bruke prosjekter til å håndtere mange av de utfordringer som virksomheten står overfor.

Hvilke prosjekter har din virksomhet?

Forståelsen for at prosjekter er en hensiktsmessig måte å møte endringer på har konsekvenser. Virksomhetens prosjekter bør avspeile hvilke utfordringer eller endringsbehov som virksomheten står overfor.

Gjennom å se hvilke prosjekter en leder har etablert, kan man danne seg et bilde av hvor godt forberedt virksomheten er på å møte morgendagens utfordringer. Den gode leder har en godt fungerende linjeorganisasjon, men også et antall prosjekter som viser at virksomheten ser framover.

Den gode leder har bevisst etablert prosjekter. Den svake leder har et lite bevisst forhold til bruken av prosjektarbeidsformen. Skal du vurdere en leder og virksomheten, be om å få vite hvilke prosjekter virksomheten har.

Prosjekteierrollen

Noen tror at når de har opprettet et prosjekt, så er jobben gjort. Vi hører av og til utsagn som ”vi har et prosjekt på det området, så der venter jeg bare på resultatet”. Det er feil resonnert. I norsk prosjekttenkning legger vi sterk vekt på en bevisst og aktiv prosjekteier.

Prosjekteieren er den som er ansvarlig for prosjektet. Vedkommende vedtar prosjektets oppdrag, utpeker prosjektlederen, godkjenner planer og organisering og følger opp framdriften i prosjektet.

På samme måten som lederen har et tett og aktivt forhold til sine linjeledere, må lederen også som prosjekteier ha et tett forhold til sine prosjektledere.

På alle nivåer

Bruk av prosjekter berører ledelse på alle nivåer

Man kan kanskje tro at det som nå er sagt bare gjelder for administrerende direktør. Det er selvfølgelig svært viktig hvilke prosjekter toppledelsen prioriterer.

Budskapet om at en leder må ha et bevisst forhold til bruken av prosjektarbeidsformen og hvilke prosjekter som skal etableres for å møte nye utfordringer, gjelder på alle nivåer.

Referanse:

Artikkelen er publisert i BI Leadership Magazine 2012/2013, et formidlingsmagasin fra Institutt for ledelse og organisasjon ved BI.

Vil du vite mer?

Erling S. Andersen: Prosjektet som en temporær organisasjon. Magma 13 (2), 2010, s. 18-26.

Si din mening:

Send gjerne dine spørsmål og kommentarer til denne artikkelen på E-post til forskning@bi.no. Du kan også bruke kommentarfeltet nedenfor.

Spørsmål til artikkelen? Andre ting? Kontakt BI Business Review

Kommentarer

Du kan også se alle nyheter her.
BI Business Review

Nyhetsbrev

Meld deg på for oppdaterte nyheter fra BI Business Review!

Meld på