Ingen planer overlever det første møtet med fienden, men likevel er planlegging avgjørende for å lykkes, skriver Øyvind Kvalnes.
KOMMENTAR: Øyvind Kvalnes om ledelse
Nylig holdt jeg foredrag på årskonferansen til Handelshøyskolen BI sammen med oberst Ingrid M. Gjerde (oppslag i Store Norske Leksikon), som er sjef for Krigsskolen. Overskriften for konferansen var «Not about luck».
Både forskere og folk med erfaring fra arbeidslivet satte søkelys på hvordan det er mulig å begrense egen sårbarhet overfor tilfeldigheter, gjennom hardt arbeid og systematisk planlegging.
Bidraget vårt handlet om hvordan forberedelser kan gjøre at individer, grupper og organisasjoner mindre avhengige av å ha flaks i kritiske situasjoner.
Flaks og uflaks
Såkalt attribusjonsteori setter søkelys på hvordan individer og grupper forklarer sin egen innsats i lys av utfallet av en dramatisk situasjon de har vært igjennom.
- Når ting går bra, er det fristende å gi seg selv ære for utfallet, og hevde at det kun var en liten porsjon flaks med i bildet.
- Når ting går dårlig, har mange en tendens til å forklare det hele med uflaks, og gjemme bort mangler ved egen innsats.
Både enkeltpersoner og fellesskap kan gjøre attribusjonsfeil, ved å tillegge eget bidrag for stor eller for liten betydning for at det gikk som det gjorde.
Læring og utvikling forutsetter at vi klarer å etablere en realistisk forståelse av hvordan vi selv faktisk bidro til utfallet. Suksess kan gjøre oss tilbakelente og selvtilfredse, selv om resultatet i stor utstrekning skyldtes at tilværelsens terninger falt fordelaktig for oss.
Folk som får til ting over tid, er gjerne fremoverlente og konsentrerte om å utvikle seg, selv når de har opplevd toppresultater.
Godt forberedt
Gjerde fortalte om sine erfaringer fra Forsvaret og hvordan innstillingen til planlegging og trening har endret seg der. Hun har ledet prosjekter i inn- og utland hvor det har vært avgjørende å være godt forberedt.
I likhet med andre organisasjoner har Forsvaret hatt faser med ulike oppfatninger om hva som er riktig detaljnivå i planer og strategier. Det har vært en veksling mellom å basere seg på svært stramme og regelbaserte planer, til løsere og mer skjønnsorienterte strategier for å møte utfordrende situasjoner.
Begge disse ytterpunktene har sine begrensninger. Den strengt regelstyrte kan føre til handlingslammelse i møte med en kaotisk virkelighet, og den mer løsslupne kan gjøre at egne beslutninger blir vilkårlige og uforutsigbare for dem en skal samarbeide med.
Planen ryker
Det mest tankevekkende utsagnet Gjerde kom med under foredraget var at ingen planer overlever det første møtet med fienden. Når striden inntreffer, er ens egne nitide planer det første som ryker.
Dette høres i første omgang ut til å spenne ben under den aktiviteten som går ut på å planlegge for strid. Hva er hensikten, om planen likevel dør så fort fienden dukker opp?
Svaret til Gjerde er at planleggingen har vesentlige funksjoner selv om selve planen ryker. Den bidrar til å bygge opp forståelse for oppdraget og bli kjent med egne forutsetninger for å løse det. Prosessen med å planlegge kan sveise sammen gruppen som skal utføre oppdraget.
Gjerde delte historier om hvor ubehagelig det kan være å gå inn i et skarpt oppdrag uten tilstrekkelig planlegging i kompaniskap med dem man skal samarbeide med. Det skaper usikkerhet og famling i utøvelsen av oppdraget.
God planlegging skaper trygghet
Så fortalte hun også om hvor tilfredsstillende det kan være å gå inn i et oppdrag med tryggheten som følger av god, planlegging. Felles terping på detaljer kan være viktig, selv om en vet at de faktiske detaljene ute i feltet kommer til å være annerledes.
Forsvaret har gjennom mange år fått erfaringer i å utvikle en beredskap for å møte krevende situasjoner. Det er viktig at Gjerde og andre nøkkelpersoner i denne sektoren deler kunnskapen sin med det sivile samfunnet.
Innen ledelse og planlegging er det paralleller mellom utfordringene som Forsvaret står i, og de som finnes innen arbeidslivet allment. Kjernen er å være nøye med detaljer og øve opp ferdigheter i realistiske rammer. Praktisk erfaring kan også kobles til forskning, for eksempel til attribusjonsteoriens begreper for å analysere forholdet mellom egeninnsats og flaks.
Aktivitetene som inngår i planlegging har verdi utover hva som faktisk nedfelles i planen, ved at de skaper felles forståelse for oppdraget og utfordringene, og en sosial plattform for koordinert innsats.
Referanse:
Artikkelen er publisert som kommentarartikkel om ledelse i Dagens Næringsliv 23. mars 2015 med overskriften "Forberedelser og flaks".