Hvordan sikre forsyninger mot neste krise

Mange bedrifter opplevde i vår at forsyningskjeder ble brutt som følge av restriksjoner i transportsektoren og stopp i produksjon av råvarer og komponenter. Korona smittet ikke bare mennesker, men også den globale, nasjonale, og lokale logistikken i alle deler av samfunnet.

Hva som er neste krise vet vi ikke, men vi vet at den kommer. Er det egentlig mulig for organisasjoner å planlegge for det ukjente?

Avdekket sårbare systemer

Professor Marianne Jahre fra Institutt for regnskap, revisjon og foretaksøkonomi har forsket og undervist i kriselogistikk siden midten av 2000-tallet. I de siste månedene har hun spesielt jobbet med helselogistikk knyttet til pandemien.

– Vi ser at forsyningskjeder for medisiner har blitt slanket over tid, samtidig som de er mer komplekse med mange aktører som ikke deler informasjon seg imellom. Forsyningskjedene er blitt uoversiktlige og det tar lang tid før en hendelse langt oppe i kjeden kommer de lenger ned for øret. Beslutninger tar lang tid fordi de involverer mange, forklarer Jahre.

Jahre poengterer at disse utfordringene gjelder ikke bare for tilgangen til legemidler og –utstyr, men gjelder for flere sektorer og bransjer.

3 tiltak for å bygge robuste forsyningskjeder

Jahre sier at hun ikke kan tilby et trylleformular for hvordan bygge sterke forsyningskjeder, likevel kan hun gi tre råd for å sikre dem best mulig.

1. Sørg for transparens og samarbeid gjennom hele kjeden
   Jahre understreker viktigheten av å ha oversikt over forsyningskjeden og bygge sterke relasjoner med strategiske partnere som kontraktsprodusenter og logistikktjenestetilbydere. Det lønner seg å få på plass formelle kontrakter og etablere uformelle samarbeidsmekanismer for å dele informasjon, risiko, fortjeneste og kostnader gjennom hele kjeden. Vurder dessuten å flytte deler av produksjonen nærmere, altså såkalt ‘nearshoring,’ som kan gi kortere ledetider.
2. Bygg inn fleksibilitet i kjeden
   Sørg for å ha en fleksibel leverandørbase med alternative leverandører eller alternative lokasjoner hos eksisterende leverandører, og gjør det mulig å raskt bytte til en annen leverandør. Utsettelse gjør det mulig å raskt endre produktsammensetning og tilgjengelighet både for å tilfredsstille endringer i etterspørsel og for å tilpasse seg små og store kriser. En annen løsning er standardisering og modultankegang på tvers av produkter, man kan også dra nytte av fleksible leverandørkontrakter og produksjonsprosesser. Med et fleksibelt transportopplegg kan bedriften raskt endre fra en transportmåte/transportør til en annen.
3. Bygg inn bufre i kjeden
   Gjør det mulig å respondere raskt i en større krise ved å ha beredskaps- og forhåndslagre, og her kan man vurdere samarbeid med andre for å dele ressursene. Større lagre av strategiske ressurser på egnede lokasjoner gjennom hele forsyningskjeden er en relativt ny trend som setter de senere 10-års ‘leaning’ og just-in-time i perspektiv. Jahre har i sin forskning blant annet hjulpet Høykommissariat for Flyktninger med optimaliseringsmodeller for å finne de rette stedene å lagre nødhjelpsmaterial på. I motsetning til standardmodellene hvor lager og transportkostnadene veies mot hverandre i forhold til etterspørselen, må modellene ta hensyn til risikoen for store kriser, tilgjengelighet for transport over landegrensene og risikoer forbundet med korrupsjon, tilgang på personell og andre politiske og sosiodemografiske forhold.

Simulering av uforutsette konsekvenser

Hva som blir utfallet av en endring i en forsyningskjede er vanskelig å forutsi. Selv små endringer kan få store konsekvenser.

– Vi kaller dette ‘ripple’ eller ‘knock-on’ effekter. På grunn av kompliserte avhengigheter mellom forsyningssystemene er det vanskelig å forutse konsekvensene. Verktøy kan hjelpe med å identifisere disse avhengighetene, simulere konsekvensene og også effektene av ulike tiltak, sier Jahre.

Jahre utvikler sammen med kollegaer i prosjektet MIA verktøy for beslutningstagerne som baserer seg på fakta og kunnskap om avveininger/prioriteringer knyttet til tilgjengelighet, risiko og kostnader. Målet er å redusere mangel i normalsituasjoner og ved kriser.

Sikre seg til fant?

Mere beredskap og bedre forberedelser er altså viktig. Det er likevel vanskelig å få til investeringer i beredskap, for hvordan beregner man verdien av noe som kanskje ikke vil skje?

– Man kan spare på å være proaktiv. For eksempel viser forskning i nødhjelpslogistikk at 1 kr brukt i beredskap tilsvarer 7 kr i responsen fordi logistikktjenester, -utstyr og annet stiger i pris når krisen har inntrådt. Under korona økte prisen for smittevernsutstyr med 10-gangern, poengterer Jahre.

Jahre avslutter med en klar oppfordring. Unngå å gjøre som generalene som forbereder seg til forrige krig. Krisene har kommet hyppigere de siste årene. Vi har opplevd terrorangrep, naturkatastrofer og nå en verdensomspennende pandemi. Organisasjoner må ha langsiktige perspektiver som er kostnadseffektive, uavhengig hva som vil treffe oss.