Kontorer blir ikke overflødige. Men må endres for å støtte opp under arbeid og ledelse i en digital tidsalder.
LEDERENS VERKTØYKASSE: Trenger vi kontorer?
Moderne kommunikasjonsteknologi gjør det mulig for oss å jobbe hvor som helst og når som helst. Vi kommuniserer stadig oftere via mail, mobil, sosiale media, Skype eller andre digitale medier, enten vi er på kontoret eller ikke. Mange medarbeidere og ledere arbeider og konsentrerer seg bedre hjemme, på flyet, på landstedet og i cafèer, enn på kontoret.
Økt bruk av digital teknologi er altså i ferd med å endre måten vi arbeider på. Det stiller også nye krav til ledelse når medarbeidere samarbeider om å løse oppgaver på tvers både sted og tid.
Vår infrastruktur, våre kontorer og kontormiljøer fremstår som symboler fra fortiden. De er i liten grad tilpasset for å støtte opp om arbeid som skjer virtuelt.
Trenger vi fortsatt kontorer? Hvordan kan kontoret utformes slik at det støtter opp om virtuelt arbeid? Kan kontoret bli den fysiske møteplassen som gjør det lettere å lede virtuelle team
Virtuelt arbeid
De aller fleste arbeider i større eller mindre grad virtuelt, enten ved å kommunisere og samarbeide elektronisk og på nettet, via PC’en, mobil, nettbrett, videokonferanseutstyr eller digitale samhandlingsverktøy.
De fleste arbeidsplasser og kontorer lever i en tilværelse de kommuniserer og samarbeider både digitalt og ansikt-til-ansikt, enten på kontoret eller andre møteplasser.
Virtuelt arbeid bringer med seg mange fordeler som økt fleksibilitet, dynamikk i beslutninger, tilgang på den beste kompetanse internasjonalt, samt betydelige innsparinger på både reiseutgifter og kontorleie.
Baksiden er at virtuelt arbeid også bringer med seg nye samarbeids- og ledelsesutfordringer. Virtuelt arbeid kan blant annet skape dårligere kommunikasjon, større og mer sammensatte konflikter, redusert motivasjon og manglende samhørighet blant medarbeidere.
Det er tre hovedmåter å overkomme samarbeids- og ledelsesutfordringene i det virtuelle rom:
- 1. Utvikling av ledelsesstil og rolle
- 2. Bedre kommunikasjonsteknologi og programvare
- 3. Større grad av ansikt-til-ansikt interaksjon (på kontoret, i kantinen etc.)
Det ropes oftest på ledelse og paradoksalt nok enda mer teknologi når vi skal finne frem til løsninger på samarbeidsproblemer og ledelsesutfordringer i virtuelle team og organisasjoner. Det er så langt viet mindre oppmerksomhet om hvordan vi kan utvikle kontoret og andre fysiske møteplasser som støtter opp om virtuelt arbeid.
Kontoret i en digital tid
Jeg har (sammen med Anne Live Vaaggaasar og Ralf Müller) gjort en studie av prosjektledere i digitale kunnskapsmiljøer. Her fant vi at det åpne teambaserte kontorfellesskapet med rikelig plass til interaksjon og kaffebar med whiteboard tavler og andre verktøy fungerte svært bra.
Kontoret er altså på ingen måte overflødiggjort av moderne kommunikasjonsteknologi, det må bare finne en annen form.
Åpne, teambaserte kontorer viser seg å fungere bra som møteplass i en digital arbeidshverdag med muligheter for å jobbe hjemme, på hytta eller på reise. Kontoret kan bli den fysiske møteplassen som får det virtuelle arbeidet til å fungere bedre.
Viktige egenskaper til kontoret i en digital tid er;
- Åpenhet
- Fleksibilitet
- Uformelt
- Sosialt samlende
- Kreativt stimulerende
Kontorer som inviterer til samhandling, sosialisering, interaksjon og kunnskapsdeling kan overkomme de digitale utfordringene nevnt ovenfor. De må utformes for å tiltrekke medarbeiderne og andre til seg. De skaper mening og identitet ved arkitektur og design. På den måten ‘leder’ stedet og kontorutformingen, fordi det samler, inspirerer og får ting til å skje.
Snart går vi til kontoret mest for å kommunisere og sosialisere, fordi vi produserer best andre steder, på reise, hos kunden eller simpelthen hjemme.
Referanser:
- De Paoli, D. and Ropo, A. (2015). Open plan offices – the response to leadership challenges of virtual project work? Journal of Corporate Real Estate, Vol. 17, Issue 1, p. 63-74.
- De Paoli, D. (2015) Virtual organizations – a call for new leadership. In Ropo, Sauer, Salovaara and De Paoli (red.) Organizing, leadership and spaces. Edward Elgar Publ.
- De Paoli, D., Vaagaasar, A.L. og Müller, R. (2013) Project Leadership and work space. Paper Proceedings IRNOP 16-18 juni, BI, Oslo.
- Denne formidlingsartikkelen er publisert i BI Leadership Magazine 2015/2016, et formidlingsmagasin fra Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.