Den kreative idéskapingen kan lett tape seg med digitalmøter, mens analyse og vurdering av ideene godt kan gjøres hjemmefra og i digitalmøter. Vellykkede team veksler arbeidsform.
Mange har opplevd store fordeler med hjemmekontor de siste to årene. I USA sier 75 prosent av ansatte at de ønsker å jobbe hjemmefra minst en dag i uken etter pandemien, og det er all grunn til å tro det samme gjelder her til lands, et ønske som vil prege arbeidslivet fremover.
Samtidig har flere reflektert over hva de taper jobbmessig ved å kommunisere med kolleger digitalt.
En rapport om arbeid på hjemmekontor, utarbeidet av Arbeidsforskningsinstituttet ved Oslomet, viser at ansatte opplever mindre læring, kreativitet og fellesskapsfølelse gjennom digitale møter. Det er alvorlig, siden kreativitet og innovasjon er en driver for produktivitet. Men selv med bruk av hjemmekontor ligger det en mulighet til å ta i bruk «beste praksis» for å legge til rette for den kreative prosessen.
Individer er flinkere enn grupper til å idémyldre på enkle oppgaver. Så snart det dreier seg om mer kompleks idégenerering, der en idé påvirker en annen, er grupper overlegne.
En flernasjonal studie publisert i det prestisjetunge tidsskriftet Nature viser at møter som holdes på plattformer som Teams og Zoom, har en negativ effekt på denne form for kreativ idéskaping.
Forklaringen ligger i at å kommunisere via skjerm gir et smalere «kognitivt fokus», der oppmerksomheten blir trukket mot et bilde på skjermen. Dette kan være alt fra en digital whiteboard, presentasjon eller et panel med ansikter (inkludert sitt eget!).
Diskusjon blir fort erstattet med en serie monologer.
Til forskjell, når man møtes fysisk er det ofte muligheter til å tegne på en tavle eller lignende – skriblerier som forblir synlige. De som er i rommet kan raskt flytte blikket rundt på forskjellige ting, fra ideer på ark som ligger strødd, til andres kroppsspråk, ansiktsuttrykk og en storskjerm. Informasjon blir delt og mottatt på flere måter, gjerne flere ting samtidig hvorav mye er ikke-verbalt.
I en sånn setting er det lettere for den enkelte å assosiere fritt, som kan føre til nye ideer og innsikt.
Den som presenterer ideen kan raskt flytte blikket fra skjerm eller whiteboard til de andre på møtet, som i tillegg skaper en fellesskapsfølelse. Dette fungerer sjelden med delt skjerm på Teams, der ingen vet hvem som ser på hverandre eller på noe helt annet.
Den flernasjonale studien ble utført i en laboratoriesetting, der tekniske løsninger var kontrollert. Men det er all grunn til å tro at den komplekse kreativiteten som krever interaksjon blir enda mer redusert i digitale møter. Som når en av partene har dårlig nettforbindelse og lyd og bilde hakker.
Enda verre er det med hybride møter, der noen sitter i samme rom, mens andre forsøker å følge med digitalt, og skal fange opp lyd fra en delt bordmikrofon. Her må de som sitter sammen fysisk, gjerne begrense sin interaksjon og hurtighet på utvekslinger for å unngå at de som følger digitalt faller av eller opplever å bli glemt.
I alle disse møtesituasjonene er man prisgitt en digital-kompetent møteleder.
I studien så forskerne også på hvordan best evaluere kreative ideer. For denne type oppgaver fungerer digitale møteplasser minst like effektivt som fysiske møter. Forklaringen kan ligge i det sosiale, der utsagn og ikke-verbale signaler kan lede til konformitet, særlig når en leder gir sin mening tidlig i prosessen.
Ved å jobbe digitalt kan gruppemedlemmer logge av møtet og evaluere uforstyrret fra andre gruppemedlemmer, til de har gjort seg opp en egen, uavhengige mening.
En konklusjon er at det er viktig å møtes fysisk når deltagerne skal drive idémyldring på mer komplekse oppgaver, og heller legge analyse og vurdering av ideer til hjemmekontoret og digitale møter.
Forskning har vist at innovasjon er resultatet av kreative assosiasjoner, etterfulgt av en utvelging av ideene som kan være spesielt interessante og nyttige.
Vellykkede team endrer sin kommunikasjonsadferd over tid ved å veksle mellom individuelt arbeide, ansikt-til-ansikt-møter og digitale møter.
Samlet sett peker forskningen på et mer generelt poeng. I det daglige består arbeidet av oppgaver som er sammensatte, med flere deler. Konsekvensen av hjemmekontor, med tilhørende digitale møter, kan ha forskjellig effekt på de forskjellige delene av oppgaven.
Når vi skal finne gode løsninger for den hybride arbeidshverdagen, må vi unngå antagelser, «sannheter» og enkle analyser. I stedet må vi vurdere hver del av arbeidet og legge de forskjellige delene til hensiktsmessig arbeidstid og sted, slik at vi kan utføre dem best mulig.
Innlegget er først publisert i Dagens Næringsliv 15.05.2022: https://www.dn.no/innlegg/arbeidsliv/zoom-moter/ledelse/innlegg-gar-glipp-av-gode-ideer-med-digitale-moter/2-1-1212744
Publisert 18. mai 2022