Dersom vi håndterer hindringer i prosjekter på riktig måte, kan de gjøre oss mer kreative, viser ny studie fra BI.
Organisasjoner skaper gjerne verdier gjennom å løse store, komplekse oppgaver gjennom problemløsing.
Hvor er det mest effektivt å plassere ny jernbanetrase på Østfoldbanen? Hvordan skal vi øke markedsandelene i et gitt marked? Hvordan kan vi lage et system som sikrer en optimal distribusjon av naturgass i Europa?
Felles for disse problemene er at de ikke har noen klar løsning. De er heller ikke så enkle å strukturere (ill-structured problems).
Møter hindringer
Når vi skal løse problemer av denne typen, møter vi ikke rent sjelden på hindringer underveis. Det er ikke bare negativt.
– Hindringer som oppstår i problemløsing kan bidra til kreativitet og bedre løsninger om de håndteres på en konstruktiv måte, fremholder førsteamanuensis Ragnhild Kvålshaugen ved Handelshøyskolen BI.
Kvålshaugen har sammen med doktorgradsstipendiat Sebastiano Lombardo gjort en studie av hvordan hindringer kan bidra til kreative handlinger i organisasjoner. Resultatene presenterer i en forskningsartikkel i det internasjonale vitenskapelige tidsskriftet Organization Studies.
BI-forskerne har særlig sett på fire ulike hindringer som kan oppstå i problemløsing: 1) Politiske hindringer, for eksempel hva er prosjektets omfang, 2) Tekniske hindringer, for eksempel tilgang til kompetanse eller teknologi, 3) Sosiale hindringer, for eksempel personlige relasjoner og 4) Administrative hindringer, for eksempel budsjettrammer.
Bryter opp fastlåste mønstre
Når vi skal løse problemer, har vi ofte en klar oppfatning og forståelse av hva problemet er. Vi har også gjerne en klar oppfatning av hvordan problemet skal løses. Og vi har en tydelig idé om hvordan sluttresultatet skal være.
Det er ikke noe galt i å tenke på dette før du gir deg i kast med problemløsing. Men et for fastlåst mønster i problemløsningsprosessen bidrar ofte til at vi gjør det vi pleier å gjøre (status quo). Slik blir en fast struktur en barriere for å tenke kreativt i arbeidet med å løse problemet.
Hindringer kan få oss til å måtte tenke utenfor dette mønsteret. Kreative handlinger Må til for at vi skal forsere hindringene vi møter.
– Hindringer representerer et kreativt potensiale. Det krever at vi klarer å ta et oppgjør med vår nåværende forståelse av hindringen, og se etter nye måter å forstå problemet på, sier Sebastiano Lombardo. Dette omtaler han som en nedbrytende praksis (shattering practices).
Det er altså viktig å stille spørsmålstegn ved hindringen og løse opp “jerngrepet” som denne hindringen har på muligheten til å løse problemet. - Gode problemløsere evner å se på hindringer med nye øyne som åpner opp for kreative løsninger.
Fire måter å tackle hindringer på
Lombardo og Kvålshaugen identifiserer fire ulike måter å håndtere hindringene på: Protestere, foreslå, forlede og sabotere.
Disse ulike praksisene er forskjellige med tanke på hvor åpne og direkte de er. Protestere og forslå er åpne måter å møte hindringer på, mens forlede og sabotere er mer skjulte former for å håndtere hindringer.
Når du velger protestere og foreslå utfordrer du status quo mer direkte enn om du velger å sabotere og forlede.
Seks råd til ledere
Kvålshaugen og Lombardo har på bakgrunn av studien utarbeidet seks praktiske råd til praktikere om ledelse av kompleks problemløsing.
- 1) Det viktig å skape og gi rom for å utfordre etablerte oppfatninger av hindringene som oppstår i problemløsningen. Dette må kunne diskuteres åpent i gruppen som har ansvar for å løse problemet.
- 2) Pass på at problemdefinisjonen ikke blir for rigid. Vær åpen for å tenke på om det er mulig å finne nye måter å strukturere problemløsningsprosessen på underveis. Vær heller ikke for opphengt i den spesifikke løsningen man så for seg i utgangspunktet.
- 3) Vær også bevisst på at kreative handlinger kan oppstå selv om man ikke planlegger for det. Hindringene er generatoren for kreativitet. For å få til kreativ problemløsing er det viktig å ha rom for å la nye ideer komme frem.
- 4) Kreative handlinger er ikke bare individuelle, de er i stor grad gruppebaserte. Deltakerne i en problemløsningsgruppe gir hverandre ideer som det kan spinnes videre på.
- 5) Som leder av problemløsningsprosesser er det viktige å sørge for at hindringer kan diskuteres underveis i alle faser av problemløsningsprosessen også når problemet først defineres. Det betyr at fleksibilitet og vilje til å se problemet fra en annen synsvinkel er et viktig kjennetegn ved problemløsning som oppfordrer til kreativitet og nytenking.
- 6) Det er fortsatt viktig å konkludere etter hver fase i problemløsningsprosessen (problemdefinisjon, problemløsning og valg av alternativer) før man går videre til neste fase i problemløsningsprosessen.
Referanse:
Lombardo, S., & Kvålshaugen, R. 2014. Constraint-Shattering Practices and Creative Action in Organizations. Organization Studies, 35(4): 587-611.
En redigert versjon av denne formidlingsartikkelen er publisert i nettavisen forskning.no 16. september 2014.
Tekst: Ragnhild Kvålshaugen, professor ved Handelshøyskolen BI og Sebastiano Lombardo, tidligere førsteamanuensis II ved Handelshøyskolen BI.