Åtte bud for å lykkes med prosjekter

Mange prosjekter mislykkes fordi prosjekteieren ikke involverer seg. Her er åtte bud til ledere som bruker prosjekter.

LEDERENS VERKTØYKASSE: Prosjektledelse for ledere

Prosjekter er en viktig del av arbeidslivet. Mer enn en fjerdedel av verdiskapingen i samfunnet skjer gjennom prosjektarbeid. Det er derfor viktig å styrke forståelsen for bruken av prosjekter som en måte å organisere seg på.

Prosjektledelse er spesielt utfordrende virksomheter som ikke arbeider med store prosjekter til daglig.  Mange ledere kan med fordel bli mer bevisste på hvordan de kan få mest ut av prosjektarbeidsformen i tillegg til å være ledere for sin linjeorganisasjon. Dette gjelder både privat og offentlig virksomhet.

Nøkkel til endringer

Dagens virksomheter står overfor store utfordringer. Markedene endrer seg. Medarbeiderne har andre krav og ønsker enn tidligere. Mange av disse problemene og utfordringene lar seg ikke så lett løse i en avdeling eller divisjon i virksomheten.

I tillegg til å bruke linjeorganisasjonen, kan ledere bruke prosjekter til å utvikle og forbedre virksomheten. De gode lederne vet når og hvordan de skal opprette prosjekter. De vet også hvordan de skal forholde seg til prosjekter som er startet opp.

Derfor mislykkes prosjekter

Mange prosjekter mislykkes fordi prosjekteieren, lederen, ikke er tilstrekkelig involvert. Prosjektlederen blir frustrert over manglende engasjement fra prosjekteieren og må ta avgjørelser på egen hånd.

Lederen som prosjekteier innser først i ettertid at prosjektet ikke har levert det som er ønsket. Prosjekteieren ser for sent at man burde ha hatt et sterkere engasjement. Mange prosjekter mislykkes på grunn av dårlig kommunikasjon mellom prosjekteier og prosjektleder.

Vi har hatt for ensidig fokus på prosjektlederen. Vi har ikke skjønt hvor viktig prosjekteieren er. Det må det gjøres noe med.

Åtte bud til lederen som prosjekteier

Her er en sjekkliste over hva ledere som eier av prosjektet må gjøre for å øke sannsynligheten for å lykkes.

1. Prosjekteieren har hovedansvaret for prosjektmandatet (beskrivelsen av det oppdraget prosjektet får).
2. Prosjekteieren må godkjenne de overordnede planene for prosjektet.
3. Prosjekteieren skal godkjenne organiseringen av prosjektet.
4. Prosjekteieren må utføre kontroll med framdrift og resultater.
5. Prosjekteieren  må bidra til motivasjon og lagånd i prosjektet, gi anerkjennelse når milepæler og prosjektmål nås.
6. Prosjekteieren må «markedsføre» prosjektet internt (og eventuelt eksternt).
7. Prosjekteieren må påse at basisorganisasjonen lever opp til sine forpliktelser (beslutninger og ressursavståelse) og bidra til løsninger hvis ressurstilgangen svikter.
8. Prosjekteieren har hovedansvaret for at prosjektets leveranser utnyttes slik at hensikten med prosjektet nås.

De gode lederne skjønner at de ikke kan overlate prosjektene til seg selv, men at de som ledere også må ta på seg et prosjekteieransvar.

Prosjekteieren, det vil si den aktuelle topplederen eller linjelederen, må forstå hvilket ansvar vedkommende har mens prosjektet pågår. Det må etableres et tett og tillitsfullt samarbeid med prosjektlederen.

Prosjekteieren har også et betydelig ansvar etter at prosjektet er avsluttet og prosjektets leveranser er mottatt. Det er gjennom god utnyttelse av prosjektleveransene at virksomheten realiserer gevinstene ved prosjektet. Her har prosjekteieren det sentrale ansvaret.

Referanse:

Andersen, Erling S. (2016): Prosjektledelse, dette må alle ledere vite. NKI-forlaget.