Prosjektledelse handler ikke bare om å løse tekniske utfordringer. Sterke interessenter kan skape nye og krevende utfordringer underveis, viser studie fra BI.
BI FORSKNING: Prosjektledelse
Prosjekt er en moderne organisasjonsform som blir stadig viktigere for å løse komplekse samfunnsmessige behov og investeringer, for eksempel innen telekommunikasjon, jernbane, vei og elektrisitet.
Ofte løses disse behovene i store prosjekter som involverer mange aktører og interessenter, som f.eks. politiske myndigheter, oppdragsgivere, sluttbrukere, forvaltningsenheter og leverandører.
Disse prosjektene blir stadig mer komplekse. Måten å organisere prosjektene på gir en rekke utfordringer. De er ofte forsinket, har store kostnadsoverskridelser og de får omfattende kritikk i media. Det ser med andre ord ut til å være store praktiske problemer med å integrere aktiviteter og forskjellige krav i denne typen av prosjekt.
Nytt Nødnett i Norge
Vi har gjort en forskningsstudie av utbyggingen av nytt Nødnett i Norge (Nødnettprosjektet), som er stort offentlig prosjekt. Prosjektet involverer aktører og interessenter fra ulike deler og nivåer av forvaltningen, sluttbrukere og flere kommersielle selskaper, også internasjonale.
Prosjektet har som mål å etablere en ny infrastruktur innen sitt område. Prosjektet har hatt store problemer med fremdrift og vært gjenstand for massiv kritikk i media.
Studien viser at det primært ikke er de tekniske kravene eller kompleksiteten som forårsaket problemene.
I stedet er det den organisatoriske kompleksiteten og mangfoldet av sterke interessenter som representerte ulike institusjonelle omgivelser som kontinuerlig skapte nye og krevende utfordringer for prosjektledelsen.
Prosjekter og institusjonelle omgivelser
Prosjekter må posisjoneres i sine institusjonelle omgivelser. Organisasjoner er påvirket av forestillinger om hvordan de bør se ut (strukturer, reformer, prosedyrer) og hva som er legitimt adferd.
Det kan være ulike krefter i de institusjonelle omgivelsene som former organisasjoner. Som f.eks. myndighetenes reguleringer, normative føringer fra profesjoner eller foreninger, eller det kan være organisasjoners egen usikkerhet som gir antagelser om at noe er «riktig» ut ifra at andre og tilsynelatende mer vellykkede organisasjoner innehar visse strukturer eller prosesser.
Få studier har sett på hvordan prosjekter påvirkes av interessenter som responderer til ulike institusjonelle omgivelser.
Studien viser at denne typen prosjekter ofte møter motstridende institusjonelle krav. Grunnlaget for organisering av et prosjekt i et slikt miljø er gjerne å overbygge, balansere eller dra nytte av kravene. I noen tilfeller vil det være enighet om hvordan prosjektet skal håndteres. I andre tilfeller er ulikhetene store og kan skape fundamentale problemer, og prosjektets korte tidshorisont medfører at tilpasning til “felles” institusjonelle praksiser er begrenset.
Uavhengig av hvordan prosjektet posisjonerer seg og sine aktiviteter vil det være en eller annen interessent i prosjektet som har problemer med å opprettholde sin legitimitet i sine respektive institusjonelle omgivelser. I disse tilfellene blir organiseringen og prosjektledelsens håndtering underveis svært viktig.
Tidskrav til prosjekter
Tekniske krav påvirker rekkefølgen av aktiviteter i et prosjekt. På samme måte viser studien at institusjoner påvirker rekkefølgen av prosjektaktiviteter. Institusjonelle krav som berører rekkefølgen av aktiviteter er også vanskeligere å forstå enn krav av teknisk art. Legger man til at prosjektaktiviteter ofte skal gjøres hurtig, blir dette mye mer komplekst.
Slike institusjonelle tidskrav gir store konsekvenser for når viktige prosjektaktiviteter kan starte (timing) og med hvilken hurtighet (tempo) aktivitetene kan gjennomføres. Dette skaper store problemer for prosjektledelsen som skal gjennomføre prosjektet innenfor en gitt tidsperiode med viktige leveranser underveis.
Et prosjekt med interessenter som representerer ulike institusjonelle tidskrav kan gjøre at prosjektet kommer i utakt. For eksempel kan offentlige budsjettsykluser legge føringer for når offentlige aktørers prosjektaktiviteter kan starte opp. Studien viser at prosjektledelse under slike forhold i stor grad handler om å forstå, avveie og knytte sammen ulike tidskrav krav fra ulike interessenter.
Seks lærdommer
I det følgende oppsummerer vi noen av studiens praktiske implikasjoner:
- 1. Prosjekt styres av interessenter. Prosjekter styres av interessenter som f.eks. politiske myndigheter, forvaltning, kunder, leverandører, sluttbrukere og media. De stiller krav til prosjektets organisering og gjennomføring.
- 2. Interessenter påvirker før, under og etter prosjektet. For å forstå interessentenes krav må prosjektledere forstå og kontinuerlig analysere prosjektets institusjonelle omgivelser - hvordan de endres og utvikles og ikke minst hvordan de potensielt kan skape konflikt mellom aktørene i et prosjekt.
- 3. Interessenter må ta hensyn til egne institusjonelle miljøer: Interessentene har tilknytning til institusjonelle miljøer som gir legitimitet for deres adferd og krav. F.eks. kan en interessents krav være forbundet med visse profesjoners verdier eller de kan være resultat av myndigheters reguleringer. Prosjektledere må derfor analysere prosjekters omgivelser.
- 4. Prosjekter mislykkes ofte med å forstå hva som styrer interessentene. En vanlig antagelse er at det er oppgaven og de tekniske sidene som styrer interessentene. På samme måten vil interessentenes institusjonelle omgivelser påvirke deres krav og handlemåter.
- 5. Interessentenes krav går ikke bare på hva, men også når. Institusjoner påvirker ikke bare hva prosjekter skal gjøre, men også når. Prosjektledere må derfor ha fokus på institusjonelle forskjeller og hvordan de kan skape tidsforskjeller.
- 6. Interessenter påvirker både positivt og negativt. Interessenter kan bidra til å forbedre kvaliteten på et prosjekt. Samtidig må man ta høyde for at de kan forringe kvaliteten.
Referanser:
- Dille, T. (2013). Inter-institutional projects in time: a conceptual framework and empirical investigation. PhD dissertation, BI Norwegian Business School.
- Dille, T. & Söderlund, J. (2013). Managing temporal misfits in institutional environments: a study of critical incidents in a complex public project. International Journal of Managing Projects in Business, 6 (3), 552-575.
- Dille, T. & Söderlund, J. (2011). Managing inter-institutional projects: the significance of isochronism, timing norms and temporal misfits. International Journal of Project Management, 29 (4) 480-490.
Denne formidlingsartikkelen er publisert i BI Leadership Magazine 2014/2015, et formidlingsmagasin fra Instiltutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.