Hvordan klarer medarbeidere som befinner seg forskjellige steder i verden å løse oppgaver sammen? Ny studie gir svar.
BI FORSKNING: Samarbeid på tvers av landegrenser
Som pasient på et sykehus tenker du kanskje ikke så mye på hva som skal til for å få maskiner og utstyr til å fungere sammen slik at du får den best mulige behandlingen. Slikt tar vi ofte for gitt.
Men ofte har det vært involvert en hel armé av eksperter og fagfolk – ofte plassert i helt forskjellige land.
Ny teknologi og innovative systemer, som for eksempel et nytt sykehusapparat, følger nemlig ikke alltid gjeldende internasjonale standarder. De ligger gjerne i forkant. Nyvinninger krever derfor nye standarder. Og det er her ekspertene kommer inn.
Med sin spesialkunnskap og erfaring må de samarbeide for å sikre deg best mulig behandling og tjenesteyting. Så hvordan klarer de å samarbeide? Hvordan deler de oppgaver og kunnskap mest mulig effektivt?
Oppgave- eller læringsfellesskap
Katja M. Hydle har i doktorgradsprosjektet sitt ved Handelshøyskolen BI undersøkt hvordan profesjonelle tjenesteytere løser oppgaver på tvers av landegrenser.
Sammen med forskerne Ragnhild Kvålshaugen og Karl Joachim Breunig fulgte hun to multinasjonale tjenestefirmaer over en periode på tre til fire år for å se hvordan de gjennomførte prosjekter i praksis.
Forskerteamet gjorde i overkant av hundre intervjuer med nøkkelpersoner i tre ulike verdensdeler. De analyserte skriftlig materiale og observerte hvordan ekspertene løste oppgavene sine.
Forskerne fant to ulike måter å gjennomføre prosjekter på blant medarbeidere som befinner seg ulike steder i verden og som ikke nødvendigvis kjenner hverandre:
- Oppgavefellesskap: Deling av arbeidsoppgaver i form av «stafettpinneveksling» mellom fagfolk.
- Læringsfellesskap: Deling av kunnskap på tvers av landegrenser gjennom virtuelle fellesskap for læring.
Veksler oppgaver som stafettpinne
Oppgaver kan løses gjennom å dele på arbeidet ved å sende stafettpinnen videre. Det etableres et oppgavefellesskap der utvalgte eksperter deler på arbeidet. Kunnskapsarbeideren får tilsendt en spesifisert arbeidsoppgave.
Når jobben er gjort, blir oppgaven sendt videre til neste ekspert som så gjør sin del av oppdraget. Slik veksler oppgaven som en stafettpinne til prosjektet er sluttført.
– Skreddersydde IKT-systemer brukes til tjenesteyting og levering av løsninger. Medarbeiderne lærer gjennom å løse oppgavene de tildeles, sier Katja M. Hydle. Gjennom dette arbeidet skapes umiddelbar ytelse og kortsiktig verdiskaping.
Deler kunnskap i virtuelle rom
Det er ikke alle prosjekter som egner seg til utveksling av oppgaver som om de var stafettpinner. Forskerteamet fant også en praksis der ekspertene deler og skaper kunnskap på tvers av landegrenser.
Tjenesteytingen skjer ved at kunnskapsmedarbeiderne deler ekspertise med kolleger innen samme funksjon eller kunnskapsfelt. Her vil ekspertene spørre om og gi råd til hverandre, og de lærer av hverandre.
Kommunikasjon skjer både direkte og gjennom standardiserte IKT-systemer som e-post og felles nettbaserte arbeidsområder som for eksempel wiki-er.
– Et slikt læringsfellesskap er en uformell måte å løse prosjekter på og bidrar til langsiktig verdiskaping, sier Hydle.
Ikke enten eller
Det er ikke snakk om å velge den ene aller andre måten å gjennomføre prosjekter på. Et oppgavefellesskap gir ofte raskere leveranser og resultater. Organisasjoner som ønsker seg langsiktig verdiskaping, må også legge til rette for utvikling av fellesskap for læring.
Siden medarbeiderne ofte ikke kjenner hverandre, vil ingen av de to måtene å samarbeide på, oppgavefellesskap eller læringsfellesskap, oppstå av deg selv.
– Ledere bør derfor støtte aktivt opp om begge typer praksis for å samarbeide på tvers av landegrenser, avslutter Hydle.
Referanser:
Hydle, Katja M., Ragnhild Kvålshaugen and Karl Joachim Breunig: Transnational practices in communities of task and communities of learning. Management Learning 2014, vol 45 (5): 609-629.
Hydle, Katja M.: Cross Border Practices. Transnational Practices in Professional Service Firms. Doktorgradsavhandling. Handelshøyskolen BI, 05/2015.
Denne formidlingsartikkelen er publisert i nettavisen forskning.no 30. juli 2015.