Folk som jobber sammen i team, skjønner ikke alltid hvem de bør sende viktig informasjon til. Teamet presterer da dårligere, viser studie fra BI.
Når komplekse oppgaver skal løses raskt, er det vanlig å sette sammen et team av medarbeidere som skal utføre oppdraget sammen. Ofte vil medlemmene av teamet befinne seg på forskjellige geografiske steder. Slike team kalles gjerne for virtuelle team.
Hvordan klarer vi best å utnytte hverandres kunnskap i et team? Hvordan deler vi oppgavene mellom oss? Hvordan vet vi når og med hvem vi skal dele hvilken type informasjon?
Dette er spørsmål Dominique Kost ønsket å finne svar på i sitt doktorgradsprosjekt ved Handelshøyskolen BI.
Terrorangrep mot norskekysten
Tenk deg at du får i oppdrag å eliminere en terrorist som er på vei sjøveien mot kysten av Norge. Du befinner deg på en fregattbåt og skal løse oppdraget sammen med en som er ute i en patruljebåt og en som flyr med et Orion-fly.
Dere vet ikke hvem terroristen er eller hvor han slår til. Dere får vite at han nærmer seg kysten om bord på en fiskebåt, men det finnes flere aktuelle båter på sjøen. Dere har ikke nødvendigvis jobbet sammen tidligere.
For å løse oppdraget, må medlemmene av teamet sammen utvikle en god forståelse for oppdraget som skal løses. De må sende kritisk viktig informasjon til de som trenger deg, kun med E-post som kommunikasjonskanal.
Dette er et konkret og praktisk eksempel på en oppgave der flere må jobbe sammen for å lykkes med å få til et vellykket resultat.
Dominique Kost rekrutterte studenter til å løse dette oppdraget i team på tre og tre deltakere. Eksperimentene ble gjennomført som et simuleringsspill i et forskningslaboratorium ved Handelshøyskolen BI.
Analyserte e-posten
I første del av studien finleser BI-forskeren alle epost-meldinger som ble sendt mellom de tre teammedlemmene i åtte av teamene som deltok i eksperimentene.
Kost analyserte de mange epostene for å finne ut hvilken type informasjon som ble delt med hvilke personer på teamet.
Studien viser at medlemmene av teamene hadde vanskelig for å forstå hvordan egen rolle og oppgaver henger sammen med oppgavene og rollene til de andre på teamet. Teamene slet også med å holde tritt med endringer og tilpasse seg nye krav til jobben underveis. Dette førte til at medlemmer av teamet unnlot å sende kritisk viktig informasjon til de som trengte det. Det utviklet seg også undergrupper innenfor team som utviklet sin egen forståelse av oppdraget.
- Teamet som helhet utviklet en dårlig forståelse for oppgaven de skulle løse, fremholder Dominique Kost. Det gjør det vanskeligere for teamet å lykkes med oppgaven de ble satt til å løse.
Kommunikasjon for bedre prestasjoner
Det er heller ikke nødvendigvis noen god idé å sende all informasjon til alle for å sikre at ingen går glipp av informasjon som er kritisk viktig for dem.
Hvis det sendes mye informasjon mellom teammedlemmer som har oppgaver som er relativt uavhengige av hverandre, vil det resultere i at teamet presterer dårligere.
Resultatet blir annerledes der teammedlemmenes oppgaver henger godt sammen. Da vil omfattende kommunikasjon gjøre teamet bedre i stand til å løse sine oppgaver.
Team som utviklet rutiner for kommunikasjon og hva som skulle gjøres, gjorde det bedre enn teamene som ikke etablerte slike rutiner. Gjennom å følge rutinene over tid, utviklet medlemmene av teamene en bedre forståelse av hverandres roller og hvordan oppgavene deres henger sammen.
5 råd for å få virtuelle team til å virke
Dominique Kost har med utgangspunkt i sin doktorgradsstudie utviklet 5 praktiske råd for å få virtuelle team til å fungere best mulig:
- 1) Når teamet etableres, er det viktig å lage en oversikt over rollene til de enkelte teammedlemmene og hvordan oppgavene de skal løse, henger sammen. Dette er særlig viktig når teammedlemmene ikke har jobbet sammen før.
- 2) Teamleder har et særlig ansvar for å minne om hvordan teammedlemmenes oppgaver henger sammen.
- 3) Etabler rutiner for kommunikasjon i teamet. Dette vil kunne hjelpe teammedlemmene til å forstå hvordan roller og oppgaver henger sammen.
- 4) Pass på at det ikke utvikler seg undergrupper i teamet. Det kan bidra til at det utvikler seg ulik forståelse for oppgavene som skal løses.
- 5) Finn frem til en riktig balanse mellom å informere alle i teamet og enkeltmedlemmer av teamet. Tenk på hvem er det som er avhengig av en bestemt type informasjon akkurat nå. Det krever at de enkelte medlemmene av teamet har god forståelse av hvordan roller og oppgaver henger sammen og er oppmerksom på hvordan dette endrer seg over tid.
Minifakta:
- Dominique Kost disputerte 1. februar 2016 for doktorgraden ved Handelshøyskolen BI med avhandlingen: “Understanding Transactive Memory Systems in Virtual Teams: The role of integration and differentiation, task dependencies and routines”.
- Kost har gjennomført sitt doktorgradsarbeid innenfor PhD-spesialiseringen “Leadership and Organizational Behaviour”.
- Endowed Professor Steffen R. Giessner ved Rotterdam School of Management er førsteopponent. Tor Endestad ved Universitetet i Oslo er andreopponent. Førsteamanuensis Laura E. Mercer Traavik ved Handelshøyskolen BI leder bedømmelseskomiteen.
- Førsteamanuensis Thorvald Hærem ved Handelshøyskolen BI har vært veileder for kandidaten.
Referanser:
Dominique Kost. Understanding Transactive Memory Systems in Virtual Teams: The role of integration and differentiation, task dependencies and routines. Series of Dissertation - 01/2016. Handelshøyskolen BI.
Denne formidlingsartikkelen er publisert i nettavisen forskning.no 20. februar 2016 med overskriften "Slik blir teamet ditt bedre".
Tekst: Audun Farbrot, fagsjef for forskningskommunikasjon ved Handelshøyskolen BI.