Det er ikke nok å gi konstruktive tilbakemeldinger. Skal de ha effekt, må timingen oppleves som god.
For mer enn tyve år siden konkluderte professor Edward Lawler at den form for prestasjonsledelse de fleste selskaper bedrev, i beste fall har lite for seg.
«The problem - and it is well documented - is that most performance appraisal systems do not motivate individuals nor guide their development effectively.» Edward Lawler (1994).
Først nå kunngjør mange multinasjonale selskaper at de har gjort radikale endringer i eller fjernet sine årlige eller halvårlige prestasjonssamtaler, for eksempel Microsoft, Adobe, Motorola, Expedia, Kelley Services, 3M og General Electric, for å nevne noen.
Kutter ut årlige prestasjonssamtaler
Selskapene oppgir flere årsaker til dette, blant annet for mye oppmerksomhet på evaluering av historiske prestasjoner, at individuelle evalueringer fører til intern konkurranse i stedet for samarbeid og innovasjon og tidsbruken forbundet med slike evalueringer.
For å illustrere hvor mye tid som kan gå med til evalueringer har konsulentselskapet Deloitte estimert at det brukte omkring to millioner timer årlig på evalueringer av sine cirka 65.000 medarbeidere.
Den viktigste årsaken synes derimot å være erkjennelsen av at slike tilbakemeldinger ikke er egnet til å fremme prestasjoner. Derfor ønsker stadig flere selskaper å legge til rette for at lederne gir sine medarbeidere tilbakemeldinger som er konstruktive og godt timet. Med unntak av noe eksperimentforskning har et slikt ønske relativt god støtte i forskningen.
Det vi derimot har mindre kunnskap om, er forholdet mellom konstruktive og godt timede tilbakemeldinger. Er konstruktivitet viktigere enn timing, eller er det motsatt?
Hvilke tilbakemeldinger virker?
Hva med samspillseffekter - hjelper det å gi godt timede tilbakemeldinger dersom de ikke er konstruktive? Og har det noen hensikt å konstruktive tilbakemeldinger dersom timingen er dårlig?
Vi har nylig fått antatt en artikkel (se referanse nedenfor) basert på en undersøkelse av medarbeideres opplevelse av timing og konstruktivitet på uformelle tilbakemeldinger fra nærmeste leder og ledervurderte arbeidsprestasjoner.
Konstruktive tilbakemeldinger er tilbakemeldinger som oppleves som:
- «styrkebaserte» (som omhandler positiv adferd og resultater som stammer fra medarbeiderens kunnskap og ferdigheter),
- oppgaverelaterte (i motsetning til personorienterte),
- spesifikke og lette å forstå og
- akseptable og nøyaktige.
Timing refererer til hvor hyppig og tett opp til oppgaveutførelsen tilbakemeldingene oppleves.
Vi fant ingen sammenheng mellom medarbeidernes opplevelse av timing og arbeidsprestasjoner, men jo mer konstruktive tilbakemeldingene ble opplevd, dess bedre arbeidsprestasjoner.
- Les også: Kunsten å gi kritikk
Konstruktiv tilbakemelding ikke nok - timing teller også
Når vi foretok mer avanserte analyser av samspillseffekter, fant vi imidlertid at heller ikke konstruktive tilbakemeldinger i seg selv er tilstrekkelig.
Det var kun en positiv sammenheng mellom medarbeidernes opplevelse av konstruktive tilbakemeldinger og ledervurderte arbeidsprestasjoner når timingen ble opplevd som god.
Det hjelper altså ikke å gi konstruktive tilbakemeldinger dersom medarbeideren opplever at tilbakemeldingene kommer sjeldent og/eller for lenge etter at selve oppgavene tilbakemeldingene omhandler, er utført.
Dersom tilbakemeldingene er lite konstruktive, er det derimot bedre om de kommer en gang i året eller to.
Hvis du som leder gir vage, personrettede tilbakemeldinger som i hovedsak omhandler svakheter og feil, kan du med god samvittighet avgrense tilbakemeldingene til den årlige medarbeider- eller prestasjonssamtalen.
Referanser:
Kuvaas, Bård, Robert Buch og Anders Dysvik: Constructive supervisor feedback is not sufficient: Immediacy and frequency is essential. Akseptert for publisering i Human Resource Management.
Denne formidlingsartikkelen er publisert som kommentarartikkel om ledelse I Dagens Næringsliv 21. mars 2016 med overskriften «Klar tale – i tide».