Dårlig tid, dårlig møteledelse og dårlige forberedelser gjør at smarte ledere ofte fatter dårligere avgjørelser sammen enn alene.
KOMMENTAR: Knut Ivar Karevold og Jørgen Solberg om ledelse
Det er mandag morgen. Ledergruppen er samlet til sitt ukentlige møte. Bedriftens klokeste hoder skal gjennom mange viktige beslutningssaker, men som vanlig ble agendaen og underlag sendt ut søndag kveld.
Få, om noen, har fått særlig tid til forberedelser og refleksjon. Økonomidirektørens gjennomgåelse av månedsrapporten blir av den grunn den sedvanlige, lange monologen uten spørsmål fra noen, HR-sjefens Powerpoint-presentasjon om status i selskapets omstillingsprosess skaper hverken diskusjon eller entusiasme og markedsdirektørens planer om nok en dyr annonsekampanje får kun et par kontrollspørsmål fra den tidligere nevnte, nå bekymrede, økonomidirektøren.
Med unntak av møtets mest ekstroverte deltagere, de som aldri gir fra seg en mulighet til å lufte sine synspunkter, har resten vært passive deltagere. Nok et dårlig planlagt møte ender derfor i uklare beslutninger.
Ukjent scenario for ledere? Neppe.
Travle hjerner tar snarveier
«Hjernen er alene», synger deLillos. Musikken er bra, men tittelen stemmer ikke med virkeligheten. Hjernen er langt fra alene, den påvirkes av andres meninger og situasjonen vi fatter beslutninger i. Hjernen er alltid travel og tar snarveier for å spare tid og krefter.
Psykologisk forskning viser at vår evne til å fatte beslutninger avgjøres av både intuitiv og analytisk tankegang. Tidspress, arbeidsmengde og høye forventninger til seg selv og andre, forsterker hjernes tendens til raske valg. Travle ledere med travle hjerne fatter for raske beslutninger.
Travle hjerner kan fatte bedre beslutninger hvis andre utfordrer oss til å tenke to ganger. Grupper kan i noen tilfelle motvirke feilene og fellene til hjernens snarveier. I andre tilfeller kan grupper gjøre at det går enda fortere i svingene, slik at beslutningene blir enda dårligere.
Altfor mange dårlige møter
Nyere forskning viser at dårlig planlagte møter fører til at det ikke kommer frem nye alternativer, ikke kommer frem motforestillinger og at gruppen påvirkes sterkt av enkeltpersoners subjektive oppfatninger. Dårlig planlegging skaper grobunn for enfoldige beslutninger.
Norske ledere bruker omtrent halvparten av arbeidstiden sin på møter. Altfor mange av dem av sørgelig svak kvalitet.
Førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universitet i Oslo, Henning Bang, har funnet ut at norske toppledergrupper - både i privat og offentlig sektor - opplever at 40 prosent av tiden de bruker i møter er bortkastet.
Dårlige møter koster samfunnet 11,3 milliarder kroner hvert år, ifølge sjeføkonom Terje Strøm i utredningsbyrået Ny Analyse. Det tilsvarer 18.000 årsverk.
Dessverre finnes det ikke noe magisk tryllestøv som kan drysses over dysfunksjonelle ledergrupper. Økende krav til endring og omstilling gir heller ingen grunn til å tro at arbeidsmengden eller tidspresset blir redusert slik at det blir enklere å få tid til grundige prosesser før kritiske avgjørelser fattes. Tvert imot.
Skru på strømmen i ledergruppen
Kravet til gode, konstruktive og strukturerte møter øker. Vi har ikke lenger råd til sent leverte agendaer, møter uten tid til diskusjon, dårlige møtereferat og usikkerhet rundt hva som ble vedtatt og hvem som fikk ansvaret for oppfølging og gjennomføring. Intuitive beslutningsprosesser må vike for analytisk ledelse.
Mange har ment mye om effektive møter. De fleste, vi også, er enige om at man må få rom til å forberede seg godt, ikke ha for mange med, agendaen må synliggjøres, møtedisiplin må sitte i ryggraden og det må oppsummeres og delegeres til slutt.
Vi mener likevel de fleste møteeksperter glemmer en viktig forutsetning for suksess: Ledere må få tilgang til nye intelligente digitale verktøy og teknologi som definerer rammene for produktiv samhandling i gruppen, sikrer fremdrift og stimulerer til gode beslutninger.
Det er på høy tid å skru på strømmen i ledergruppen.
Referanse:
Artikkelen er publisert som kommentarartikkel om ledelse i Dagenms Næringsliv 20. februar 2017.
Tekst: Førsteamanuensis Knut Ivar Karevold ved Handelshøyskolen BI og adm. direktør Jørgen Solberg i Decisions AS. Karevold er også Director of Science i Decisions AS.