Du kan trene deg opp i selvledelse. Her får du seks tips om hvordan du får tid til det du egentlig skal gjøre.
LEDERENS VERKTØYKASSE: Selvledelse
«Jeg sliter med å få tid til å gjøre jobben min!»
Som forskere og lederutviklere hører vi ofte lignende utsagn fra ledere i både privat og offentlig sektor. Mange ledere strever med å få tid til det viktigste av det viktige – nemlig lederoppgavene.’
Daglig drift synes ofte å haste mer, det er alltid noen branner som må slukkes. I sin streben etter å prestere på høyt nivå i det daglige, kan ledere stå i fare for å svekke egne muligheter til å utøve effektivt lederskap.
Ledere på alle nivåer gir uttrykk for de samme dilemmaene når det gjelder prioriteringer i hverdagen. Mange opplever en konstant forventning om tilstedeværelse, problemløsing og evne til å fatte gode beslutninger.
- Les også: Selvledelse
Lederen skal tenke strategisk, initiere og iverksette endringer og delta i daglig drift. Samtidig skal den gode lederen støtte og utvikle egne medarbeidere. Aksjonærer, styrer og andre eksterne og interne oppdragsgivere stiller stadig høyere krav til resultater.
Mange opplever en hverdag hvor man må yte stadig mer, gjerne med mindre ressurser til rådighet. I arbeidslivet har vi en rekke tidsbesparende hjelpemidler; smarttelefoner, nettbrett og PC-er, som alle skal bidra til at vi jobber mer effektivt og fleksibelt. Likevel jobber mange ledere flere timer i døgnet nå enn noen gang tidligere. Med mulighet for konstant tilgjengelighet opplever mange at de aldri kan ta helt fri.
Dersom du kjenner deg igjen i beskrivelsen, kan et perspektiv for å fremme lederkarrieren din være å styrke eget selvlederskap. Her er seks tips som kan hjelpe deg:
1. Lag en god regi i eget liv
Ledere som er effektive og høyt produserende over tid, har en bevisst regi i eget liv. Hun eller han presterer på høyt nivå i jobben. Samtidig sørger lederen for å være til stede for sine nærmeste uten at hun hele tiden «bare må ta den telefonen eller svare på den e-posten».
Når familien har det bra og man opplever at forholdet mellom jobb og familie er avklart, yter ledere bedre på jobben. Høyt presterende ledere setter også av nok tid til å fornye og opprettholde egen energi gjennom fysisk trening og tid til egne aktiviteter som gir energi. Det kan være å spille et instrument, å ha gode kultur- og naturopplevelser, å trene ungenes fotballag eller å lese. Eller rett og slett å slappe av.
2. Hva motiveres du av?
Reflekter over hva som driver deg – hvilke oppgaver er det som faktisk er mest lystbetonte? Du jobber mest effektivt når du jobber med oppgaver som er krevende, hvor du opplever å kunne bestemme selv, og hvor oppgavene oppleves meningsfulle og interessante. Ved å fokusere på slike oppgaver, styrker du prestasjonene dine.
3. Observer deg selv!
Observer deg selv jevnlig for å kartlegge hvordan du bruker tiden din, hvilke oppgaver du utfører i det daglige, hvor dyktig du er i måten du løser oppgavene på, og i hvilken grad oppgaven bidrar til at virksomheten når sine mål. Bruk gjerne skriftlige notater.
Systematisk selvobservasjon gir aha-opplevelser for mange. Vi antar at vi har en god oversikt over hvordan tiden på jobben brukes. Selvobservasjon kan likevel gi overraskende nyttig informasjon for å identifisere tidstyver og se hvilke oppgaver du med fordel kan bruke mer tid på for å skape langsiktige resultater, og kanskje enda viktigere, hva du med fordel kan legge vekk.
Mange ledere dras mot operative hasteoppgaver på bekostning av ledelse. Det skaper også resultater – men neppe på lang sikt.
4. Sett deg mål
Sett deg konkrete og krevende mål, både kortsiktige og langsiktige. Sammenhengen mellom effektiv arbeidsinnsats og krevende målsettinger er godt dokumentert (Locke & Latham, 2002).
Dine mål kan dreie seg om organisatoriske mål som du setter sammen med andre, eller de kan være utviklingsmål og ferdighetsmål for å styrke dine prestasjoner som leder.
5. Tren og øv på krevende oppgaver
Sett av tid til å oppdatere og utvikle kompetansen din. Vurder hvilke oppgaver du med fordel kan gjøre på en annen eller bedre måte. De fleste av oss har oppgaver vi behersker spesielt godt. Andre oppgaver løser vi så godt vi kan der og da. Dersom noen av de sistnevnte gjelder oppgaver som du enten bruker mye tid på, eller som er kritiske for å nå organisasjonens mål, vil det lønne seg å legge ned mer innsats i å utvikle måten du utfører oppgaven på.
Peter F. Drücker (2005) sier at det eneste vi mennesker kan svare med når arbeidstrykket øker, er å utvikle arbeidsmetodene våre. Som leder må du sørge for å sette av tid til kompetanseutvikling for å unngå kompetanseslitasje – definert som å løse stadig nye utfordringer ved hjelp av utdatert kunnskap.
6. Sørg for å skjerme deg.
Åpen dør er viktig. Likevel kan du som leder med fordel skjerme deg slik at du ikke konstant blir avbrutt når du skal jobbe med tankemessig krevende oppgaver. Ikke la andre styre all tiden din på jobben. Prioriter hardt mellom de viktigste oppgavene dine. Det er mange forventninger til deg som leder, og kanskje skal du ikke innfri alle på én gang.
En viktig lederferdighet er å kunne prioritere «det viktigste av det viktige» i en travel hverdag. Å si nei til en forespørsel vil ofte bety at du sier ja til noe annet som kanskje er viktigere. Du må ta kontroll over egen kalender og bruke tiden din på de oppgavene som skaper resultater på lang sikt. Noen oppgaver kan kanskje medarbeiderne dine gjøre på en like god eller kanskje enda bedre måte?
Trening i selvledelse gir effekt
Ønsker du å videreutvikle eller skape deg en karriere innen ledelse? Presterer du godt der du er, er det lettere å be om nye muligheter. Noen opplever i løpet av karrieren at ledelse ikke er så spennende. Det krever mot å takke ja til andre utfordringer eller å si «takk – jeg har det fint der jeg er», særlig når belønningssystemer og status er knyttet opp mot en lederkarriere.
Mange bedrifter tilbyr alternative karriereveier – uten at det nødvendigvis gir samme uttelling. Samtidig vil du antakelig prestere best dersom du over tid finner oppgavene du skal løse, interessante og meningsfulle. Det er dermed mange gode grunner til å velge ledelse. Å få høyere lønn og status i organisasjonen er kanskje ikke grunn god nok.
Skal du lykkes i en lederkarriere og holde deg høyproduktiv over tid, kan trening i og styrking av eget selvlederskap være et viktig skritt på veien. Trening i selvledelse gir effekt (Neck & Houghton, 2006).
Å dyktiggjøre deg innen selvledelse kan også hjelpe deg med å ta kloke valg underveis. Lykke til med dine valg!
Referanser:
• Drucker, P.F. (2005). Managing Oneself. F. Harvard Business Review, 83(1), 100–109.
• Glasø, L., & Thompson, G. (red.) (2018). Selvledelse. Teori, forskning og praksis. Oslo: Gyldendal Norsk Forlag. In Press.
• Locke, E.A., & Latham, G.P. (2002). Building a useful theory of goal setting and task motivation. American Psychologist, 57(9), 705.
• Neck, C.P., & Houghton, J.D. (2006). Two decades of self-leadership theory and research. Journal of Managerial Psychology, 21, 279–295.
• Lars Glasø og Geir Thompson (redaktører). 2018: Selvledelse. Teori, forskning og praksis. Gyldendal.
Denne formidlingsartikkelen er publisert i Magma nr. 2-2018 med overskriften: «Hvordan få tid til det du egentlig skal gjøre?».
Tekst: Førsteamanuensis Geir Thompson ved Handelshøyskolen BI og seniorrådgiver Kjersti Hatlevoll i Agenda Kaupang.