Tre tiltak som gir helsevesenet utstyret det trenger

Koronakrisen har satt systemet for offentlige anskaffelser under press. Ting må gå fort, og noen av de viktigste utfordringene er knyttet til å skaffe nok tilgjengelig utstyr for smittevern, testing og teknologi for pasientbehandling, som følge av dramatisk økede behov og delvis sammenbrudd i internasjonale forsyningslinjer. Vi må produsere utstyr selv og dette må gjøres på bestilling gjennom offentlige innkjøpskontrakter.

Offentlige anskaffelser er imidlertid gjennomgående plaget med friksjoner i leverandørsamarbeidet, av flere årsaker.

Kontrakter med det offentlige er offentlige, og mange aktører har legitime interesser i hvordan offentlig innkjøp gjennomføres. For å unngå korrupsjon og sikre effektiv ressursutnyttelse blir offentlige anskaffelser derfor regulert gjennom lover og forskrifter, som blant annet legger vekt på konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet. Dette gjør imidlertid også at innkjøpere legger stor vekt på å utforme anskaffelsesprosesser slik at det ikke blir konflikter med tredjeparter i etterkant. Resultatet er dessverre ofte komplekse prosesser og rigide og detaljerte kontrakter med kort tidshorisont.

Konflikter og dårlige relasjoner

Offentlig sektor har mange mål som kan være vanskelige å forene, som fører til komplekse prosjekter med uklare mål. Det er også spesielle institusjoner, for eksempel styrings-, budsjetterings- og finansieringsordninger, som kan virke inn på valg av kontraktsformer og evne til å styre anskaffelsene.

Konsekvensen av alt dette er at partene ofte strever med å bygge gode og langsiktige relasjoner, noe som ofte fører til konflikter og går ut over evnen til å løse komplekse problemer sammen.

Koronakrisen utfordrer nå offentlig sektor. Helsevesenet må raskt få på plass livsnødvendig utstyr uten å måtte bruke tid på langvarige anskaffelsesprosesser. Så langt har regjeringen identifisert åpninger i anskaffelsesregelverket for å tillate konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. I særskilte tilfeller tillates det også å gjøre innkjøp uten konkurranse.

Tre muligheter for bedre samarbeid

Basert på disse unntakene mener vi tre tiltak kan bidra til å forbedre samarbeidet mellom partene evnen til å løse komplekse problemer sammen.

• Økt bruk av forhandlinger: Fra privat sektor vet vi at partenes evne til løse komplekse problemer sammen øker hvis de har god gjensidig forståelse av hverandre og hvis de har relasjoner kjennetegnet ved forventninger om solidaritet og fleksibilitet. Våre undersøkelser blant leverandører til offentlig sektor indikerer imidlertid at mange leverandører oppfatter at kundene ofte strever med å uttrykke klart hvilket behov de egentlig ønsker at leverandøren skal løse, og partene forstår hverandre ikke alltid så godt. Økt bruk av forhandlinger kan gjøre at offentlige kjøpere og private leverandører på et tidligere tidspunkt får en gjensidig forståelse av hverandre og av problemet som skal løses, og dermed en bedre evne til å løse de utfordringene de står overfor.
• Fleksible kontrakter: Forhandlinger kan gi bedre muligheter for å inngå mer fleksible kontrakter, og dermed hjelpe partene å håndtere usikkerhet bedre. Dette er særlig viktig i situasjoner hvor det er behov for utvikling og hvor uforutsette hendelser kan dukke opp over tid.
• Gi leverandørene større frihet: Unntaksbestemmelsene kan muligens også gjøre det enklere å benytte funksjonelle kravspesifikasjoner (som beskriver behov og hva som skal oppnås) i større grad enn kravspesifikasjoner som vektlegger tekniske detaljer. Funksjonelle kravspesifikasjoner gir leverandørene større rom for å innovere og til å finne bedre løsninger på problemet enn det oppdragsgiver allerede hadde sett for seg.

For at offentlig sektor skal bidra til å løse de mange utfordringene knyttet til koronakrisen tror vi at det er viktig at innkjøpere benytter seg av de mulighetene vi skisserer over for å redusere problemene knyttet til svak gjensidig forståelse, rigide kontrakter, og sterkt fokus på tekniske detaljer. Sammen kan de bidra de til å gjøre de komplekse problemene vi står overfor veldig mye enklere å løse.

Referanse:

Artikkelen er først publisert som kronikk i Stavanger Aftenblad 2. mai 2020 (og i nettutgaven dagen etter)