Hvis flere medarbeidere skal foretrekke jobbkontoret fremfor hjemmekontoret, er kontorlandskap ikke veien å gå.
Etter pandemien ønsker flere enn noen gang å jobbe deler av tiden fra hjemmekontor. De opplever bedre fleksibilitet og arbeidsro og jobber ofte mer produktivt enn på jobbkontoret. Samtidig er det andre, både medarbeidere og ledere, som helst vil være på kontoret og også ha alle andre på kontoret.
De sistnevnte argumenterer ofte med at fysisk tilstedeværelse, etter deres oppfatning, er viktig for en god kultur og rask og god kommunikasjon og interaksjon.
Mange ledere som er jobbkontor-tilhengere, forsøker å regulere tilstedeværelse gjennom strenge regler for hvor mye og når en medarbeider får tillatelse til å bruke hjemmekontor. Men tvang er neppe hensiktsmessig hvis man vil bidra til motiverte medarbeidere og et godt arbeidsmiljø.
Hvis man ønsker at flest mulig skal bruke jobbkontoret, bør man spørre seg hva som kan gjøre det så attraktivt som mulig å jobbe fra nettopp jobbkontoret. Med andre ord, hva som kan gjøre det mer attraktivt enn i dag.
I stedet gjør mange det stikk motsatte. Det bygges om fra enkeltkontorer til kontorlandskap og møterom i stor skala. Stadig flere medarbeidere kommer på jobb og ser at kontoret deres er borte, og at de er henvist til en liten arbeidspult i et kontorlandskap. Ofte uten fast plass.
Hovedargumentet er naturligvis kostnader. Kontorer som står ubrukte deler av tiden oser av sløsing, mens fullpakkede kontorlandskap gir et skinn av effektivitet, slik mange ser det. Men er det virkelig lønnsomt med kontorlandskap?
Forskningen på området er entydig: Kontorlandskap har store negative effekter for både medarbeidere og organisasjoner. Og dette er ikke noe nytt.
Kontorlandskap gir lavere ytelse, spesielt for oppgaver som krever konsentrasjon og hukommelse.
Kontorlandskap gir også gjennomgående mye mindre interaksjon og ansikt-til-ansikt kommunikasjon, ikke mer. Interaksjonen blir dessuten ofte mindre meningsfull og jobbrelevant. For å snakke sammen ansikt-til-ansikt velger mange å gå ut av landskapet for ikke å forstyrre andre eller for å unngå at andre overhører innholdet i samtalen.
Forskerne Ethan Bernstein og Ben Waber peker på at medarbeidere i et kontorlandskap ofte lager en «fjerde vegg» mellom seg selv og alle de andre ved å koble ut de andre mentalt. Gjerne også med hjelp av øreklokker.
Den fjerde veggen demper mulige distraksjoner og gir bedre muligheter til å konsentrere seg. Veggen gir også en illusjon mange trenger av å jobbe alene og uforstyrret. Og den bidrar til å signalisere utad at man ikke ønsker å bli avbrutt for å kommunisere med andre.
I mange kontorlandskap har de fleste en slik fjerde vegg. Det blir en kultur. Men denne kulturen koster. Det er anstrengende, og for mange utmattende, å opprettholde den fjerde veggen, ikke minst over tid.
Kontorlandskap gir også et høyere stressnivå og ofte et vesentlig høyere sykefravær. Det samme gjelder tomannskontor. Kanskje er det økte sykefraværet også delvis et tegn på at mange ser seg nødt til å «ta noen dager på hjemmekontor» når det formelt sett ikke er adgang til det.
Selv om kontorkostnadene synker ved kontorlandskap, er det derfor god grunn til å spørre om regnskapet totalt sett går i pluss. Forskningen på området er omfattende, og den tyder på at kostnadene gjennomgående er vesentlig høyere enn gevinsten, både produktivitetsmessig og sett i et psykologisk og helsemessig medarbeiderperspektiv.
For å få flere medarbeidere til å foretrekke jobbkontoret, er derfor kontorlandskap ikke veien å gå.
Den anerkjente forskeren og organisasjonspsykologen Adam Grant oppsummerer det slik: «Bevisene er klare: Vi bør designe arbeidsplasser med dører».
Og da mener han ikke den fjerde døren.
Teksten ble først publisert i Dagens Næringsliv: https://www.dn.no/ledelse/ledelse/kontorleie/hjemmekontor/kontorlandskap-neppe-verd-besparelsen/2-1-1369429
Publisert 6. januar 2023