Møter kan bli oppfattet som alt fra nyttige, engasjerende og verdiskapende, til frustrerende, demotiverende og som bortkastet tid.
Mange ledere opplever det som utfordrende å bruke store deler av arbeidsdagene på møter. Det går utover mulighetene til å gjøre andre arbeidsoppgaver i normal arbeidstid, og kan gi dårligere muligheter for å følge opp medarbeidere, kunder og eksterne partnere.
Forskning viser at møter har en rekke ulike funksjoner. Når de fungerer godt kan de bidra til bedre koordinering og deling av informasjon. De kan bidra til kreativ tenking og funksjonelle konflikter som gir økt problemforståelse og bedre løsninger. Møter er også viktige arenaer for å fatte beslutninger, eller som debrif etter hendelser.
Samtidig kan dårlige møter være negativt for produktivitet, tilfredshet, motivasjon og utviklingen til individer, team, grupper og organisasjoner. Typiske kilder til disse utfordringene er dårlig planlegging i forkant, og at det i møtene er forsinkelser og uklart om det som presenteres er informasjons-, diskusjons- eller beslutningssaker.
Digitale møter gir også særskilte utfordringer for psykologisk trygghet, i tillegg er det varierende oppfølging i etterkant av møter.
Hvordan kan organisasjoner gjøre de riktige tingene enklere og de gale tingene vanskeligere? Denne viktige problemstillingen har Rebecca Hinds og Robert Sutton, i samarbeid med forskerkollegaen Huggy Rao fra Stanford University, forsket på siden 2014. I alle organisasjonene forskerne fulgte, fant de at møter var en stor utfordring.
Sutton og Hinds har forsket på møter i tankesmien the Work Innovation Las hos Asana, som ledes av Hinds. De involverte ni kolleger fra markedsføringsteamet for å eksperimentere med møter.
Pilotstudien «Meeting Doomsday» startet med at de i en 48-timers periode skulle slette alle gjentakende møter med færre enn fem deltakere. Etterpå analyserte de hvilke møter som var mest verdiskapende.
Bekymringen var at tiden fort ville bookes av andre, men de ble positivt overrasket. I gjennomsnitt sparte hver deltaker elleve timer i måneden, mens en sparte så mye som 32 timer.
Videre studerte de 60 ansatte i markedsføringsteamet gjennom 1160 møter. De sparte til sammen 265 timer per måned ved å fjerne og fornye møtene.
Det er lettere å legge til enn å fjerne noe når vi jobber med problemløsing. Selv om kalenderne våre allerede er fulle, legger vi ofte til enda flere aktiviteter uten å tenke oss godt om først. Hva ville ha skjedd dersom du reduserte alle møtene dine med 50 prosent – med tanke på antall, lengde og størrelse?
Deltakerne i studien ble delt i to grupper. Den ene gruppen tømte kalenderen i 48 timer, den andre begrenset seg til å revurdere sine møter.
Begge gruppene sparte tid, men de som startet med blanke ark, frigjorde fem timer, mens de andre frigjorde tre timer. Ifølge forskningen kan dette forklares med at de som startet med blanke ark, tok seg en pause for å tenke grundigere gjennom behovet for å fjerne eller redesigne møter.
I studien brukte forskerne tall aktivt for å øke bevisstheten om tidsbruken i møter. Mange synes det var vanskelig å vurdere verdien av møtene.
For å tenke dypere, var det nyttig å vurdere alle gjentagende møter etter hvor mye innsats de krevde med tanke på forberedelser, gjennomføring og oppfølging, og hvor mye hvert møte bidro til måloppnåelse. Vurderingen inkluderte møtelengde, størrelse, ukedag og navn på møtene.
Det er lettere å gjøre noe med møtene i en organisasjon når det er flere i et team, avdeling, eller hele organisasjonen som gjør det sammen. Forskerne fant, som man kan forvente, at mens noen var positive til endringene, var andre negative.
Når tiltak førte til at belastningen på dem som var skeptiske også ble redusert, ble flere positive.
Hele 70 prosent av tidsbesparelsene kom fra redesign av møter, mens 30 prosent kom fra å fjerne møtene helt. Eksempelvis førte redesign av møte med skriftlig oppdatering, fremfor tidkrevende statusoppdatering fra hver enkelt, til 27 prosents forbedring. Sjeldnere og kortere møter var også viktige justeringer.
Ledere og medarbeidere har behov for tid til å tenke dypere før de handler, og til å ta vare på seg selv og andre. Deltakerne i studien til Hinds og Sutton utfordret inngrodde vaner. De opplevde at de kunne bidra bedre i møter, og at det beskyttet dem mot den følelsesmessige utmattelsen for mange – og dårlige – møter gir.
Ledere kan derfor med fordel utfordre seg selv til å revurdere bruken av møter i sin organisasjon.
Teksten ble først publisert i Dagens Medisin: https://www.dagensmedisin.no/artikler/2022/12/01/motekvalitet-kan-forbedres/
Publisert 3. januar 2023