Covid-19-pandemien lærte oss at improvisering kan forbedre praksis eller rutiner i en kritisk praksis, som i sykehus eller i den kommunale helseomsorgen.
I kriser eller ved raske omfattende endringer er evnen til hurtig å oppskalere eller nedskalere praksiser spesielt viktig. Under pandemien klarte mange organisasjoner i Helse-Norge å fortsette å levere rutinepregede oppgaver med god kvalitet – til tross for krevende arbeidsforhold. Samtidig endret de praksis raskt når behovet dukket opp.
For å forstå hvordan, og hvorfor det skjedde, er det nyttig å se på forskning på improvisering og læring i organisasjoner.
Organisasjonslæring kan forklares med det anerkjente «4I rammeverket» utviklet av Crossan et.al. Gjennom fire delprosesser skjer et kontinuerlig samspill mellom læring på individ-, gruppe- og organisasjonsnivå. Læringen skjer på individnivå når noen møter nye situasjoner der de gjenkjenner mønstre fra sine tidligere erfaringer, og ser hvordan disse kan anvendes (Intuiting). Når de forklarer sine ideer og innsikter for seg selv og til andre, tolker de erfaringene (Interpreting).
Gjennom en kollektiv utvikling av nye ideer –og hvordan disse kan oversettes til handling, kan praksis endres på gruppenivå (Integrating). Noen ganger kan læringen på individ- og gruppenivå også deles i hele organisasjonen – gjennom systemer, strukturer, prosedyrer og strategier (Institutionalising). Mens de tre første formene for læring er vanlig, er institusjonalisering mer uvanlig.
Ellström skiller mellom fire former for læring med variasjon – med tanke på rom for å bruke skjønn tilknyttet oppgaver, metoder og resultater: Reproduktiv læring har rutinepregede handlinger der oppgaver, metode og resultater i stor grad er gitt. Produktiv læring er regelorientert (metode eller resultat ikke gitt) eller målorientert (oppgave og metode, eller metode og resultat ikke gitt).
Ved kreativt orientert læring er verken oppgaver, metoder eller resultat gitt. Vi kan skille mellom tre typer improvisering og læring:
Berglund et al. gjennomførte 28 individuelle og ett fokusgruppeintervju om praksiser i offentlige, private og mellomliggende enheter under tidlig fase av covid-19 i Sverige. De fant en rekke eksempler på hvordan organisasjoner lyktes med samtidig opp- og nedskalering av kritiske praksiser gjennom improvisering og læring:
Selv om metodene var etablerte, var det ofte behov for tilpassing og rekombinasjon av metoder, på grunn av stor usikkerhet om resultat. Noen eksempler er bruken av risikoanalyser, tiltak for å skape et trygt arbeidsmiljø med tilgang til nødvendig verneutstyr og egnede arbeidsplasser, og prosesser for rask og god informasjon og kommunikasjon til alle ansatte. Det var også viktig å kunne nedskalere praksis ved bruk av korte permisjoner for å redusere bemanningen.
Selv om oppgaver var gitt på forhånd, var det ofte nødvendig å videreutvikle metoder og improvisere siden resultatene ikke var gitt. For eksempel ble det raskt økt bruk av fjernarbeid for å redusere smitterisiko.
Dette innebar utforsking av fordeling av arbeidsoppgaver, bruk av digitale verktøy og håndtering av datasikkerhet. Et annet eksempel er hvordan ledere skulle håndtere kriser ut ifra anbefalinger og restriksjoner fra myndighetene. Ulike behov, motstridende krav og mangel på tidligere erfaringer gjorde situasjonen krevende.
Stor usikkerhet gjorde også bemanningsplanlegging og koordinering på tvers utfordrende. Med digitale løsninger kunne imidlertid ansatte bidra lokalt, regionalt og nasjonalt. Til tross for beredskapsplaner og etablerte prosedyrer var det ofte behov for raske praksisendringer, og for økt kunnskapsdeling og kompetanse.
Sikring av forsyningskjeden gjennom tilgang til lokale, regional og nasjonale leverandører var også viktig. Her ble det brukt nye samarbeidsmetoder. På flere områder ble produkter og tjenester også transformert ved at bedrifter endret hva de produserte, og nye partnerskap og samarbeid ble inngått for å løse behov.
Denne formen kjennetegnes av oppgaver som ikke er tydelig definert, og verken metoder eller resultater er gitt. For å overleve, måtte mange organisasjoner raskt nedskalere etablert praksis og oppskalere nye praksiser gjennom bruk av nye metoder, digitale løsninger og utvikling av nye forretningsmodeller.
Empirien til Berglund et al. har et begrenset omfang, men studien indikerer hvordan improvisering henger sammen med henholdsvis regelorientert, målrettet og kreativt orientert læring på individ-, gruppe- og organisasjonsnivå. Dette var viktig for ansattes bruk av skjønn og opplevelse av handlingsrom.
Paradokser, kompleksitet og konkurrerende krav kjennetegner i økende grad arbeidslivet. Følgelig er det viktig å øke ansattes kompetanse til improvisasjon, kreativt orientert læring, refleksjon og eksperimentering.
Ledere kan anvende modellen til Berglund et al. for å analysere egen organisasjon, både under kriser og større endringer, men også under mer normale forhold slik at de kan se hvordan rutiner og praksis potensielt kan forbedres.
Saken ble først publisert i Dagens Medisin: https://www.dagensmedisin.no/improvisasjon-kan-forbedre-praksis/555499
Publisert 24. april 2023