Lederkommunikasjon som motiverer

Arbeidslivet kjennetegnes av høy konkurranse, usikkerhet, omstrukturering og endringer i betingelser. Da er det også naturlig at lederens evne til å motivere får stor betydning.  

De nære relasjonene mellom motivasjon, lojalitet, engasjement og produktivitet tilsier at motiverte ansatte har positive ringvirkninger på flere områder. Lite motiverte ansatte kan derimot bidra til nedsatt produktivitet og effektivitet, konflikter, høyt sykefravær og dårlig arbeidsmiljø.

Så hvordan kan lederen bruke ord for å styrke organisasjonens resultater?

Sammenhengen mellom motivasjon og behov

La oss først se litt nærmere på hva motivasjon handler om. Motivasjon kan defineres som en drivkraft som aktiverer, styrer og opprettholder atferd for å oppnå et mål. I en organisasjonskontekst inkluderer dette interne og eksterne faktorer som stimulerer ansatte til å være engasjert i jobben og gjøre en innsats for å nå individuelle eller felles mål.

Motivasjon på arbeidsplassen er tett knyttet til tilfredsstillelse eller imøtekommelse av medarbeidernes behov. Dette innebærer grunnleggende behov som lønn, jobbsikkerhet, anerkjennelse, sosial tilhørighet, kompetanseheving og selvrealisering gjennom jobben.

Hvor godt lederen og organisasjonen klarer å tilfredsstille disse behovene vil dermed kunne påvirke hvor motivert en kollega føler seg.

For å lykkes med dette på en effektiv måte, må lederen derfor ha god kjennskap til sine medarbeideres behov. En god leder kommuniserer med, lytter til og registrerer informasjonen kolleger deler.

Hvordan motivere gjennom kommunikasjon og språk?

Hva en leder sier og hvordan vedkommende sier det kan ha stor påvirkning på ansattes indre og ytre motivasjon.

Informasjonsutveksling står sentralt ettersom det reduserer usikkerhet og styrker medarbeidernes evne til å selv kunne ta gode beslutninger. I denne prosessen er det spesielt tre ulike kategorier språk som lederen kan benytte seg av:

• Retningsgivende språk: Lederen tilrettelegger for sine kollegers prestasjoner gjennom å klargjøre oppgaver, mål og belønninger. Målet er å redusere usikkerhet hos de ansatte, samt øke deres kunnskap om arbeidsoppgaver, roller, rammeverk og organisering. Retningsgivende språk er spesielt viktig når medarbeiderne eller organisasjonen står ovenfor nye eller utfordrende oppgaver.
• Empatisk språk: Lederen uttrykker forståelse og medfølelse med de ansatte og tar hensyn til den enkeltes forutsetninger og utfordringer. Dette inkluderer også ros, anerkjennelse og komplimenter for god prestasjon og innsats. Målet er å styrke eller bekrefte de ansattes selvtillit, mestringstro, verdi og opplevelse av støtte. Empatisk språk er spesielt viktig i krevende perioder, men bør også forekomme hyppig i det daglige arbeidet.
• Meningsskapende språk: Lederen kommuniserer kulturelle normer, verdier og atferd som er unike for den enkelte organisasjon. Dette inntar gjerne en indirekte form og blir ofte kommunisert gjennom metaforer eller historier. Målet er å skape et fellesskap og en felles forståelse blant de ansatte som er forenlig med organisasjonens kultur. Meningsskapende språk er spesielt viktig før, under og etter endringsprosesser.

Rett språk til rett tid

Lederne som lykkes her, er gode på å bruke de tre kategoriene av språk på riktig tidspunkt og samtidig veksle mellom de ulike lederspråkene når situasjonen krever det. De er også dyktige til å tilpasse valg av ord og formuleringer til sine kolleger slik at budskapet blir effektivt formidlet og riktig oppfattet.

Som leder må man i tillegg ta hensyn til situasjonelle faktorer som påvirker enkeltpersoner eller organisasjonen, slik som organisasjonsendringer, arbeidsmiljø eller kultur. Dette har betydning for både individuell og felles forståelse av det som blir kommunisert.

De beste resultatene kommer når kommunikasjonen er i overenstemmelse med og strategisk integrert i lederens atferd.

En motiverende leder går foran med et godt eksempel, og bidrar til at kolleger oppmuntres til og blir dyktigere til å benytte retningsgivende, empatisk og meningsskapende språk også når de kommuniserer med hverandre.

På denne måten kan leder og medarbeidere sammen skape og opprettholde et mer motiverende arbeidsmiljø som produserer bedre resultater for den enkelte ansatte, avdelingen og organisasjonen som helhet.

Referanser: 

Mayfield, J., & Mayfield, M. (2018). Motivating language theory: Effective leader talk in the workplace. Palgrave Macmillan.

Ryan, R. M., Bradshaw, E., Deci, E. L., Sternberg, R., & Pickren, W. (2019). A history of human motivation theories. The Cambridge handbook of the intellectual history of psychology, 391-411.