Lederens rolle i de vanskelige samtalene

Det er helt naturlig å forsøke å unngå de vanskelige samtalene. Hvem er det som egentlig ønsker å åpne samtalen om et tema som kan være følelsesladet? Istedenfor å unngå å ta de vanskelige samtalene, delegere de vekk eller koble fra når det gjelder så er det faktisk bedre å ta det møtet på en ansvarsfull, ærlig, omsorgsfull og tålmodig måte. 

Ledere som kommuniserer dårlig, gir uklare mål og ingen forventninger til sine ansatte kan fort miste tillit og engasjement. Det å kunne gi konstruktive tilbakemeldinger er essensielt i forhold til det å være en effektiv og god leder.

Hvordan unngår ledere å ta de vanskelige samtalene?

Typiske strategier ledere bruker for å unngå de vanskelige samtalene er prokrastinering, ansvarsfornektelse eller rett og slett å koble seg helt av. Disse strategiene kan være svært skadelige for de som trenger oppfølging og veiledning. Samtidig er det viktig som leder å huske på egne grenser slik at du ikke blir utbrent. Det å sette av tid for å møte de ansatte på deres premisser, men samtidig ivareta en tydelig møte-agenda kan være en stor win-win.

Mange ledere går på eggeskall i frykt av å møte motstand blant sine ansatte. Det å være en «pleaser» gjør ingen til lags. Husk å puste med magen og finn noe som gir deg bakkekontakt slik at du kan vise empati, men samtidig være i vater når du møte dine ansatte.

Du er lederen til syvende sist og du har en viktig beskjed å gi. Vis empati, jo mer umenneskelig og mindre forståelsesfull du er jo mer vil du virke som en hindring i møtet og det vil fremstå som at du ikke ønsker å bidra til at ansatte kan bli bedre.

Husk at du ikke er den første lederen som har måttet ta de vanskelige samtalene. Forsvar og angrep er de vanligste strategiene for å unngå konstruktive tilbakemeldinger, det er ikke personlig selv om det føles eller oppleves slik.

Hvordan kan ledere faktisk ta de vanskelige samtalene?

Se på konstruktive tilbakemelding som et verktøy. Ditt innspill kan være akkurat det de trenger for å komme i mål. Den tydelige tilbakemeldingen du ga kan være noe som åpner et fortrolighetsrom og det som faktisk skaper et mer fredelig og produktivt arbeidsmiljø.

Din konstruktive tilbakemelding kan bidra til at de ansatte vokser inn i arbeidsrollen og skaper nye karrieremuligheter for seg selv. Gjør konstruktive tilbakemeldinger til et ritual for det burde skje ganske regelmessig, det gir både dine medarbeidere og deg selv en trygghet på at du er konsekvent, men samtidig en dedikert og entusiastisk leder. 

Ved å skape en positiv og konstruktiv tilbakemeldingskultur på arbeidsplassen kan du skape muligheter for deg selv som fleksibilitet i arbeidstiden din. Konstruktive tilbakemeldinger kan bli satt inn i møter som en strukturert, presis og optimaliserende prosess for alle parter.

Det kan styrke din tillit til dine ansatte og deres tillit til deg. Slik at de ikke opplever at du er detaljstyrende. Som en god leder så er dette det beste du kan håpe på i tillegg til å skape masse givervilje og tillit som gjør at dine ansatte blomstrer. 

En oppskrift på de vanskelige samtalene

For ledere er nøkkelen til konstruktive tilbakemeldinger å finne motet til å ha de vanskelige samtalene. Hva kan ledere gjøre?

1. Ikke gå på eggeskall: Sett opp et møtetidspunkt, lag en møteplan, og forbered deg selv på hvert av punktene slik at du er mentalt klar for hvordan tilbakemeldingene kan bli mottatt.
2. Lag stor plass: Forbered deg selv på at det kan bli mange følelser, forsvarsstrategier og kanskje direkte personangrep, men husk å holde fokus på å anerkjenne det som er vanskelig.
3. Vær empatisk: Ha stor takhøyde til det som kommer deg i møte, det er nøkkelen til inngangspunktet i den vanskelige samtalen. 
4. Tilby forståelse: Vær oppmerksom på hvordan situasjonen kan oppleves og ta ansvar for å lage en tydelig handlingsplan, men skap rommet for at den andre parten foreslår løsningene.
5. Skap handling: Gi etter for nye løsninger og sett opp et nytt møte for å evaluere handlingene som dere ble enige om.