Ledelse blir ikke enklere når du skal lede folk du ikke ser i det daglige, skriver førsteamanuensis Donatella De Paoli ved Handelshøyskolen BI.
Arbeid er i endring, og det krever nye måter å tenke og utøve ledelse på. Vi lever i en virtuell tidsalder der vi bruker mye tid foran en skjerm eller via en smarttelefon både privat og på jobb.
Teknologi er en pådriver og har ført til at vi gjør stadig mer av jobben utenfor kontoret, enten på reise eller hjemme, i form av telearbeid, mobilt arbeid, distribuert arbeid og virtuelt i team. Vi kommuniserer oftere med hverandre gjennom mail, Skype, nettet, videokonferanser, sosiale medier og andre digitale kanaler i stedet for ansikt til ansikt.
Ledere forholder seg i økende grad til sine medarbeidere i det virtuelle rom. Det er kostnadsbesparende, mer fleksibelt og mer miljøvennlig.
Fenomenet kalles både e-ledelse, distribuert ledelse, virtuelle team, global multikulturell ledelse og virtuell ledelse.
Forskning på ledelse av virtuelle team avdekker at ledelsesutfordringene øker i det virtuelle. Ledelse blir ikke enklere når du skal lede folk du ikke ser daglig eller kanskje ikke engang har møtt.
Vanskeligere å lede
Virtuell ledelse gjør det vanskeligere:
- å oppnå tillit
- å oppnå engasjement om oppgaven
- å være kreativ og åpen
- å kommunisere fordi du går glipp av kroppsspråk
- å håndtere konflikt fordi folk tenderer å skjule uenigheter
- å håndtere kulturforskjeller fordi det lettere oppstår stereotypier
- å oppnå fokuserte møter på grunn av multitasking.
Virtuell ledelse ble tidligere oppfattet som spesielt og unikt for internasjonale selskaper. Nå er det utbredt i alle typer organisasjoner. Det gjelder også når medarbeiderne befinner seg i samme bygning eller by. Tilgjengeligheten og brukervennligheten på internettbaserte program og kommunikasjonsverktøy har revolusjonert muligheten til relasjoner i det virtuelle “cyberspace”.
Nye krav til ledelse
Moderne teknologi stiller nye krav til hvordan vi best kan utøve ledelse. Både nettet, programvare, kommunikasjonsteknologi og sosiale medier bringer med seg en mer transparent, kollektiv og nettverksbasert tenkning. Ledere kan også ta i bruk teknologiske virkemidler som blogger, sosiale medier og nettet. Det forutsetter at lederen viser større personlig åpenhet.
Hva er den beste måten å praktisere virtuell ledelse på?
Sentralisert ledelsesstyring kan være hensiktsmessig der møtene og oppgavene er forutsigbare og enkle. Enkelte typer møter er mer effektive via skjerm eller telefon, som for eksempel statusrapportering i prosjekt. Der kan det være hensiktsmessig at lederen tar den styrende rollen. Undersøkelser jeg har gjort, viser at slike møter blir mer effektive fordi deltagerne er mer forberedt, fokusert og skjerpet om oppgaven. Det brukes lite tid på sosial prat.
Skal du derimot lede medarbeidere og møter for å håndtere sammensatte, komplekse og unike oppgaver, er det ikke alltid like hensiktsmessig å ta den styrende lederrollen.
Ledelse i det virtuelle rom taler for at vi må tenke nytt om ledelse, tilpasset den digitale virkeligheten. Virtuell ledelse krever en mer kollektiv og helhetlig tilnærming. Her kan vi hente inspirasjon fra skandinavisk og norsk arbeidslivsforskning som legger vekt på flatere og mer involverende ledelsesmodeller.
Fire veier til virtuell ledelse
Her er fire tilnærminger til virtuell ledelse i praksis.
1. Fra sentralisert ledelse til relasjonell ledelse. Teknologi kan støtte og stimulere en mer deltagende og delt ledelsesprosess. Det blir derfor viktig å fokusere og forbedre relasjonen mellom leder og medarbeidere.
2. Ledelse som et kollektivt fenomen. Virtuell ledelse taler for å avgi kontroll, dele kunnskap og involvere og bemyndige medarbeidere. Ansatte som har vokst opp med internett, er ikke vant til å bli styrt autoritært i det virtuelle.
3. Legg mer vekt på estetikk, stemme og språk. Enkelte sanser blir mer stimulert enn andre i virtuelle rom. Stemmebruk og språk blir derfor viktigere i telefonsamtaler, mens det visuelle får en annen betydning på Skype. Vi må lære oss å bruke egenskaper som å lytte, fokusere og engasjere med andre på et annet nivå enn ansikt-til-ansikt.
4. Betydningen av meningsfulle møtesteder. Forskning jeg har gjort, viser at det er viktig å møtes fysisk fra tid til annen for å lykkes med virtuell ledelse. Fysiske møter brukes til å dele informasjon og kompetanse og utvikle gode sosiale relasjoner.
Referanse:
Artikkelen er publisert som kommentarartikkel i Kapital nr. 16/2014.