Finnes det perfekte prosjekt?

Mye av samfunnet drives frem gjennom prosjekter. Det finnes knapt en person i arbeidslivet som ikke har jobbet prosjektbasert. Derfor skulle vi tro at vi har lært av våre feil, og at vi har knekt prosjektkoden for lengst.

Likevel hører vi stadig i media om skakkjørte prosjekter, slik som Follobanen som måtte stenge rett etter åpning grunnet tekniske driftsproblemer. Videre finnes det prosjekter med massiv budsjettsprekk, misfornøyde brukere eller som er preget av andre typer fiaskoer.

Hvordan kan vi øke sjansene for å unngå de største prosjektfellene?

Se alle sidene av prosjektet

Professor emeritus Erling S. Andersen har tung ekspertise innen feltet etter å ha undervist og forsket på prosjekter i flere tiår. Han har skrevet flere lærebøker som er blitt standardpensum i en rekke prosjektlederkurs. Hva anser han som et ideelt prosjekt?

- Selv om prosjekter ofte leverer et system, som kan være et konkret produkt eller en tjeneste, oppnår vi ikke de ønskede effektene hvis vi ikke samtidig utvikler prosjektets berørte personer og gjør nødvendige organisasjonsmessige endringer, sier Andersen.  

De fleste prosjekter vil derfor ha fordel av å tenke det Andersen kaller PSO-utvikling, som står for person-, system- og organisasjonsutvikling. Slik utvikling innebærer en bredere forståelse av prosjektarbeid og at man allerede ved planleggingen av prosjektet beskriver den ønskede framtidige situasjonen man streber etter. Men hva betyr PSO-utvikling i praksis?

Involver berørte

Mange prosjekter har dyptgående konsekvenser for flere aktører. I disse tilfellene er det viktig at personer, som på en eller annen måte har et forhold til prosjektet, blir engasjert i utviklingsarbeidet.

- Disse kan være framtidige brukere av leveransene fra prosjektet, men kan også være personer i lederstillinger. De må både kunne påvirke og gis ansvar for den ønskede fremtidige situasjonen etter prosjektet. En del av arbeidet med å få til den beste utnyttelsen av prosjektets leveranser vil også skje etter at prosjektet er ferdigstilt og ligger utenfor prosjektets kontroll, forklarer Andersen.

Det er viktig å være klar over at de berørte personers holdning til, og forståelsen for bruken av resultatene fra prosjektet, er sterkt avhengig av måten de har deltatt i prosessen på og hvilket ansvar de er gitt. Prosjektet trenger derfor en plan for utviklingen av de berørte personene og en avgjørelse av hvilket ansvar de skal ha.

Kan påvirke organisasjonsformen

Et prosjekt skal bidra til å skape forbedringer som oftest krever omfattende utviklingsarbeid. En viktig del av prosjektets fremtidige gevinstrealisering ligger i hvordan leveranser blir utnyttet. Andersen påpeker at det er lett å overse at det nye man innfører, kan muliggjøre helt nye organisasjonsformer.

- Et nytt it-system kan kanskje gjøre det aktuelt med en flatere organisasjonsstruktur enn tidligere. Organisasjonsutvikling kan derfor også være en viktig del av utviklingsarbeidet i et prosjekt, sier Andersen.

En tenkemåte for å sikre verdi

Det er nyttig å vite at PSO-utvikling ikke er en prosjektmodell. I stedet er det en tenkemåte som sikrer at vi klarer å høste gevinster av prosjektet. Tenkemåten påvirker også hvordan en skal sette av ressurser til prosjektet.

Person- og organisasjonsutviklingsdelen kan for eksempel oppnås gjennom seminarer og møter som bidrar til motivasjon og opplæring. Men slike aktiviteter krever ofte deltakelse av mange ansatte og brukere og er ressurskrevende. Men hvis man ikke setter av tid og penger til dette, vil man ikke oppnå god gevinstrealisering fra prosjektet.

Så til spørsmålet om at det perfekte prosjekt finnes. Nei, det gjør det kanskje ikke, men med PSO-tankegangen kommer prosjektet langt på vei.