Personvernerklæring

Før behandling av personopplysninger kan starte, må det foreligge et såkalt behandlingsgrunnlag (ref GDPR art 6, nr 1). De relevante behandlingsgrunnlagene ved BI er:

Samtykke: Markedsføring av kurs og studier gjøres dersom du har samtykket til behandling. Dette samtykket kan trekkes tilbake eller endres på din profilside, som lenkes til i e-poster sendt fra BI. Du gir også samtykke til behandling ved å melde deg på arrangementer og studieveiledninger, men da gjelder samtykket kun spesifikt for den ene anledningen.

Oppfylle en avtale: For studieadministrative formål er behandlingsgrunnlaget at vi skal oppfylle en avtale, nemlig studiekontrakten mellom BI og studenten.

Oppfylle en rettslig forpliktelse: Eksempler på dette er kontroll og rapportering til offentlig myndigheter som politi, NAV, Database for statistikk for høyere utdanning (DBH) ulike tilsynsmyndigheter eller meldeplikt til Norsk Senter for Forskningsdata (NSD).

Allmennhetens interesse: BI behandler persondata i analyser for å forbedre det pedagogiske tilbudet på våre digitale læringsplattformer og i systematisk kvalitetsarbeid. Andre eksempler er strømming og opptak av forelesninger.

Berettiget interesse: I noen tilfeller behandles personopplysninger fordi BI har en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Eksempler på dette er:

Henvendelser fra studenter lagres over noe tid fordi informasjonen kan være relevant ved senere kontakt.
Analyseformål, for å kunne gi studenter målrettet oppfølging for å bedre studieprogresjon.
Utsendelse av relevant informasjon som oppfølging i etterkant av deltagelse på arrangementer ved BI.
Alumnirelasjoner: Personopplysninger behandles for en rekke gjensidige formål som styrker relasjonen mellom alumni og BI. Dette er med på å styrke vår utdanning, forskning og omdømme, og legger til rette for at alumni kan være engasjert i BI ved å dele kompetanse og erfaringer. Kontakten med BI kan bidra til å styrke karriere og faglig utvikling, og samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte.

BI registrerer og behandler personopplysninger for våre søkere, studenter og alumni, i tillegg interessenter som tar kontakt gjennom våre digitale kanaler for å få veiledning om kurs og studier. Under følger oversikt over de ulike typene personopplysninger som behandles ved BI.

Alminnelige personopplysninger
Eksempler på dette er navn, kontaktinformasjon, statsborgerskap, fødselsdato, e-post og arbeidsgiver.

Særlige kategorier av personopplysninger
For studenter er det i noen tilfeller nødvendig å behandle sensitive personopplysninger, som helseforhold (f.eks. sykmeldinger ved eksamen), økonomiske forhold (f.eks. misligholdt faktura), advarsler og klager. Tilgangen til slike opplysninger er begrenset til kun relevante saksbehandlere. (ref GDPR art. 9)

Dokumentasjon til søknader
Når du søker studieplass ved BI, lagrer vi din dokumentasjon på tidligere utdanning og kompetanse. For søknader til videreutdanning lagrer vi også arbeidsgiverinformasjon når det er aktuelt.

Informasjon om din utdanning
For studenter ved BI behandles data som er nødvendige for å gjennomføre utdanningen, f.eks. gjennomførte og nåværende kurs, eksamensresultater, arbeidskrav, oppnådde studiepoeng osv. I forbindelse med analyser for å forbedre undervisning, læring og læringsmiljø behandler vi opplysninger om studentenes aktivitet på BIs digitale læringsplattformer, og i noen tilfeller opplysninger om resultater fra videregående. Resultatene fra dette arbeidet brukes også for å gi våre studenter målrettet oppfølging relatert til studieprogresjon.

Saksbehandling og kommunikasjon
Når du henvender deg til BI med ulike forespørsler om f.eks. studieveiledning eller saker relatert til dine studier eller søknader, lagres henvendelsen og saksbehandling knyttet til denne.

Påmeldinger og bestillinger
Når du melder deg på et arrangement eller bestiller noe fra oss, for eksempel studieveiledning eller informasjon om når man kan søke på spesifikke studier, lagres disse aktivitetene.

Samtykker og preferanser
Vi lagrer samtykker, favoritter og faginteresser du har gitt BI for å motta relevant kommunikasjon. Du kan til enhver tid endre dine samtykker og andre innstillinger på din profilside. Profilsiden din finner du som lenke i e-poster du mottar fra BI.

Informasjon fra markedsaktiviteter
BI har ulike markedsaktiviteter for potensielle søkere til BI. Informasjon du oppgir ved å delta i slike aktiviteter blir registrert og kan brukes i kommunikasjon til deg om kurs og studier, dersom du har gitt oss samtykke til det.

Digital informasjon
Når du besøker bi.no lagrer vi IP-adresse, hvilke sider du besøker, og om du bruker mobil, PC eller nettbrett. Legger du inn en søknad om studieplass, lagrer vi endringer i søknaden som blir gjort ved hver innlogging. Her kan du lese mer om hvilke cookies som benyttes på BIs nettsider.

Den mest omfattende bruken av personopplysninger gjelder studiegjennomføring, søknadsbehandling og markedsføring av kurs og studier.

Markedsføring av kurs og studier
Vi bruker data vi har lagret om deg til å tilpasse innhold og sikre at vi gir deg korrekt og relevant informasjon, gitt at du har samtykket til dette. Vi benytter generell kontaktinformasjon og interesser du har oppgitt, så som campus, fag, favoritter eller studienivå. Vi bruker også tidligere informasjon fra studiehistorikk, studievalgverktøy og aktivitet på våre nettsider til dette formålet.

Behandle søknader til studieplass
BI behandler personopplysninger for å kunne vurdere din søknad på studier og kurs. Ved behov kan BI i tillegg verifisere informasjon fra relevante eksterne kilder, som for eksempel Nasjonal Vitnemålsdatabase (NVB), Folkeregisteret, NAV, arbeidsgivere og andre utdanningsinstitusjoner.

Studieadministrative formål
BI behandler nødvendige opplysninger for gjennomføringen av ditt studieforhold, og har lovpålagte oppgaver og plikter overfor deg som student. Eksempler på dette er opprettelse av timeplan, oppmelding til eksamen, utveksling, innvilge forlengelse og permisjoner, dokumentere utdanningsresultater, utskriving av vitnemål og karakterutskrifter og lignende. Når du er student, kommuniserer vi med deg via Studentportalen og e-post. BI sammenstiller informasjon om din utdanning, erfaring og faglige interesseområder for å gi deg råd og veiledning i hvordan du best kan gjennomføre studiene og bygge kompetanse for å oppnå en grad eller nå dine karrieremål.

Følge opp bestillinger
Vi bruker også personopplysninger til å følge opp dine forespørsler om for eksempel bestilling av studieveiledning, påmelding til et informasjonsmøte eller annet arrangement.

Tilpasse innhold på nettsider
Det benyttes informasjonskapsler (cookies) for analyse- og statistikkformål når du besøker nettsidene til BI, for blant annet å forbedre nettstedet og for å kunne gi deg tilpasset innhold. Dersom du ønsker å reservere deg mot dette kan du enkelt gjøre det i informasjonskapselbanneret (cookiebanner) som vises når du besøker vår nettside.

Analyseformål
BI behandler i noen tilfeller persondata for analyseformål.

Ett eksempel er analyser for å kunne gi studenter målrettet og personalisert oppfølging relatert til deres læring og studieprogresjon mens de er studenter ved BI. Persondata som behandles til dette formålet er kontaktinformasjon, demografiske data, aktivitet på BIs læringssystemer, oppnåelse av arbeidskrav og faglige resultater fra tidligere og pågående utdanning. Målgruppene utarbeides ved bruk av enkle seleksjonskriterier, statistikk og mer avansert prediktiv analyse. Det er mulig å reservere seg mot dette, se punkt 7.

BI utfører læringsanalyse, definert som bruk av data om læring for læring, i sitt systematiske arbeid med å forbedre undervisning, læring og læringsmiljø. Til denne typen behandlinger brukes data om din aktivitet på BIs digitale læringsplattformer, og noen ganger også annen bakgrunnsinformasjon om deg samt dine akademiske resultater. Analysene kan for eksempel brukes til å evaluere den pedagogiske verdien av læringsplattformer eller leveranseformater, eller til å støtte faglige i sitt systematiske kvalitetsarbeid. Dersom læringsanalyse brukes til målrettet oppfølging av enkeltstudenter, vil dette informeres om på forhånd. Det er mulig å reservere seg mot én eller flere typer behandlinger for læringsanalyseformål, se punkt 7.

Vi benytter også persondata fra interessenter og eksisterende studenter for segmentering og profilering i markedsføring av våre kurs og studier. Formålet er å kunne tilby innhold som er mer målrettet og oppleves som relevant for våre interessenter.

Kommunikasjon med alumni
BI Alumni er et nettverk for tidligere studenter, som har til formål å styrke og opprettholde relasjonen til BI. Som alumni vil du motta informasjon om våre alumni-aktiviteter, som f.eks. tilpassede invitasjoner til faglige og sosiale arrangementer, forskningsnytt og oppdateringer om BI. Alumni kan også få forespørsler om samarbeid, for eksempel deltakelse på seminarer, mentorordninger og til styrer, råd og utvalg.

BI benytter ekstern leverandør for sin alumniportal. Personopplysninger lagres i database hos denne leverandøren, som vi har en databehandleravtale med, og som også er dekket av denne personvernerklæringen.

Behandlingen av personopplysninger skal utgjøre så lite inngrep som mulig for deg, ut ifra det som er praktisk, teknisk og økonomisk mulig. Som registrert har du derfor viktige rettigheter som skal ivaretas.

Rett til informasjon
All informasjon du trenger å vite om BIs behandling av personopplysninger skal inngå i personvernerklæringen.

Rett til reservasjon
Hvis du har samtykket til å motta markedsmateriell fra oss vil vi bruke dine data for å kunne tilby deg mer relevant og målrettet kommunikasjon. Du kan enkelt endre dine samtykker og preferanser via lenken «Min Profil», som du finner i e-postene du mottar fra BI.

Vi behandler også persondata for å kunne tilby målrettet og personalisert veiledning i valg av høyere utdanning, forbedre våre studenters brukerreise og for å videreutvikle våre studier og tjenester. Dersom du ønsker å reservere deg mot analyse i denne forbindelse, kan du kontakte oss via chat eller e-post: info@bi.no.

Rett til innsyn
Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger BI behandler om deg. Dersom du ber om innsyn får du kopi av dine personopplysninger, til hvilke formål de er benyttet og om opplysningene er blitt gitt videre og til hvem. Dersom det av hensyn til vern av andre personer eller avdekking av brudd på lover og regler, kan BI i enkelte tilfeller ikke gi deg innsyn. Skjema for innsynsbegjæring (pdf)

Rett til korrigering
Hvis du oppdager at BI har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert. Hvis retting av feil gjelder opplysninger som er sendt inn av andre, må henvendelser om feil rettes til kilden.

Rett til sletting
Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med info@bi.no. Lovverket gir BI anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi behandler personopplysningene for å oppfylle en lovpålagt oppgave, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til innsigelse
Du har rett til å reservere deg eller protestere mot behandling av dine personopplysninger under visse vilkår, dersom behandlingen er basert på berettiget eller allmenn interesse, eller utøvelse av offentlig myndighet. Eksempel er behandling som innebærer markedsføring, profilering eller dersom det skjer med tanke på vitenskapelig/historisk forskning eller statistikk.

Rett til begrensning
I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrenset behandling vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at de ikke kan brukes til noe.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener BI ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du kan i så fall henvende deg til personvernombud@bi.no. Personvernombudet skal ivareta personverninteressene til både interessenter, studenter og ansatte ved BI. Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.

I noen tilfeller deler BI personopplysninger med andre aktører, der dette er nødvendig og det foreligger et gyldig rettslig grunnlag. Dette gjelder opplysninger til (ikke uttømmende liste):

Offentlige myndigheter som NOKUT, NAV, Statens lånekasse for utdanning, Utlendingsdirektoratet (UDI), Statistisk sentralbyrå (SSB), Database for høyere utdanning (DBH), Sikt, politi- og skattemyndigheter, Direktoratet for Internasjonalisering og Kvalitetsutvikling i høyere Utdanning (DIKU)
Digitale læringssystemer som BI benytter i undervisningen
Akkrediteringsinstitusjoner som NOKUT, AACSB, EQUIS og AMBA
BIs klagenemnd, ved klagesaker og fuskesaker
Partnerinstitusjoner
BI utleverer nødvendige personopplysninger om utvekslingsstudenter til partnerinstitusjoner. BI ivaretar kravene til europeisk personvernsikkerhet, og i de tilfeller partnere befinner seg utenfor EU/EØS-området foreligger det nødvendige garantier før overføringen finner sted.
Andre utdanningsinstitusjoner
BI Studentorganisasjon (BISO)
Studentsamskipnadene i Bergen, Oslo, Stavanger og Trondheim
Når du har betalt semesteravgift eller fått studierett hos oss, vil studentsamskipnadene i Norge få tilgang til personopplysninger om deg som er registrert i studentregister for Handelshøyskolen BI. Dette for at de skal vite at du er student, slik at du får tilgang til og informasjon om studentsamskipnadenes tilbud og tjenester. Studentsamskipnadene vil få oppgitt ditt fødsels- og personnummer/D-nummer, fornavn, etternavn, lærestedskode, sist betalte semesteravgift, eventuelt fritatt semesteravgift, epost og mobilnummer. Tilgangen gjelder også for underleverandører som studentsamskipnadene har databehandleravtale med. Dette er nødvendig for at studentsamskipnadene skal kunne levere sine tjenester til studentene. Grunnlaget for utleveringen er personvernforordningens (GDPR) artikkel 6. nr 1 c (rettslige forpliktelser) og Lov om studentsamskipnader (studentsamskipnadsloven) §§ 4 og 5. Les mer om SiOs behandling av personopplysninger i SiOs personvernerklæring punkt 4.

Folkeregisteret
BI skal ivareta rettighetene til både nåværende og tidligere studenter hva gjelder for eksempel ved å sende vitnemål eller bekrefte resultater av enkeltstående kurs. Som utdanningsinstitusjon plikter BI å verifisere studentene og sende vitnemål til rett adresse. BI må også kunne verifisere studentenes resultater overfor tredjeparter slik som for eksempel andre studiesteder. For å sikre korrekt adresse gjøres det jevnlige oppslag mot Folkeregisteret.

Særlig om plagiatkontroll
For å sikre at studentenes eksamener blir vurdert på en faglig betryggende måte benytter BI seg av analyseverktøyet Ouriginal, som eies av Turnitin, for vurdering av tekstlikhet mellom eksamensinnleveringer og obligatoriske arbeidskrav. Oppgaver som kontrolleres for plagiat lastes opp i BIs database hos Ouriginal, hvor de også blir brukt som kildegrunnlag for fremtidige plagiatkontroller på BI og de andre utdanningsinstitusjonene som benytter samme verktøy. Dette er nødvendig for å sikre at innleverte oppgaver er studentenes eget verk og for å avdekke fusk. Analyseverktøyet brukes kun til dette formål.

Forskningsprosjekter på BI har egne fastsatte formål, og hvilke personopplysninger som samles inn vurderes ut fra nødvendigheten for å oppfylle dette. Informasjon om respondenter som er samlet inn til ett formål kan ikke brukes til andre formål uten at man samtykker til dette.

Personopplysningene behandles i henhold til GDPR artikkel 5, 6, 9 og 89. Personopplysningsloven gir adgang til behandling av personopplysninger for forskningsformål, under forutsetning at personvernet til deltakerne er ivaretatt, at personvernkonsekvenser er vurdert og det er rådført med personvernombud der nødvendig. BI har avtale med Sikt for rådgivning om personvernspørsmål i forskning.

Personopplysningene kan være direkte eller indirekte identifiserende og i mange tilfeller avidentifiserte. Det skilles på graden av gjenkjennelse som personopplysningene har. Avidentifiserte opplysninger er personopplysninger der navn, fødselsnummer og andre direkte personentydige kjennetegn er fjernet og erstattet av et nummer eller kode, slik at opplysningene ikke direkte kan knyttes til en enkeltperson. Dersom det finnes en koblingsnøkkel som kan reidentifisere personen, er det å anse som personopplysninger og faller innenfor personvernordningen.

Anonyme opplysninger er opplysninger som ikke kan knyttes til en enkeltperson. Dette regnes derfor ikke som personopplysninger.

BIs policy er at alle forskningsprosjekter som behandler personopplysninger skal vurderes av Sikt. Forsker kan innhente personopplysningene gjennom flere metoder blant annet i form av spørreundersøkelser, intervjuer, observasjoner, video- og lydopptak o.l. hvor forskningsdeltaker er tilstede. Forsker kan også innhente tillatelse av annen virksomhet til å få utlevert personopplysninger i sin forskning som denne virksomhet har samlet inn. BI kan også gi tillatelse til at det overføres personopplysninger mellom forskningsinstitusjoner. Det må da foreligge tilstrekkelig garantier for at vilkårene i personvernforordningen oppfylles.

I forskning er det primært samtykke som benyttes som rettslig grunnlag. Samtykket kan trekkes tilbake på hvilket som helst tidspunkt under gjennomføringen av forskningsprosjektet.

Personopplysninger skal normalt ikke lagres lengre enn det som er nødvendig for å få gjennomført forskningen. Kreves samtykke og personopplysningene skal oppbevares lengre enn opprinnelig samtykke gir rett til, skal det innhentes nytt samtykke eller det må søkes om dispensasjon. Personopplysninger skal normalt slettes eller anonymiseres ved prosjektavslutning.

Dersom du er forskningsdeltaker, har du rett på innsyn, retting og sletting. Det er enkelte begrensninger i de registrertes rettigheter når opplysninger benyttes til forskning, jf. personopplysningsloven § 17.

Dersom du som student skal skrive en oppgave der det er hensiktsmessig å benytte personopplysninger, har du et ansvar for å sette deg inn i BIs retningslinjer. Du finner all informasjon du trenger om dette på studentportalen.

Personvernerklæring

Eksamen

Undervisning

Personvernerklæring