Mange opplever at arbeidsdagen forsvinner i endeløse møter. Det kan skyldes møtefellene. Hvordan unngår du dem?
LEDERENS VERKTØYKASSE: Mer effektive møter
Det er vanlig at ledere bruker mellom 50 og 70 prosent av arbeidstiden sin i møter. Ikke alle møter er like effektive. Dårlige møter koster hvert år firmaer millioner og samfunnet milliarder av kroner i tapt verdiskaping.
Dårlige møter gjør det vanskelig å fatte gode beslutninger, skaper frustrasjon og til og med dårligere arbeidsmiljø. En av de viktigste grunnene til at møtene ikke oppleves som nyttig bruk av tid, er at formålet med møtet eller diskusjonene er uklare.
- Les også: Dårlige møter gjør smarte dumme
Seks møtefeller
Forskere innen fagfeltene beslutningspsykologi og adferdsøkonomi har identifisert hvilke møtefeller det er vanlig å havne i.
- Bekreftelsesfella: Gruppen fokuserer på opplysninger som bekrefter at den har rett, og ser bort fra informasjon som peker i annen retning.
- Enighetsfella: Det er lettere å si seg enig i flertallets meninger enn å stå alene mot flertallet.
- Ekspertfella: Den som vet mest om saken, påvirker hva gruppen tror, og smitter andre med sin mening.
- Profesjonsfella: Man sier seg enig i de som har samme utdannelse eller kommer fra samme avdeling som en selv.
- Hastverksfella. Møtene blir hektiske med så mange saker at det ikke blir tid til diskusjon. Gruppen blir sittende og høre på hva de andre sier.
- Følelsesfella. Grupper lar seg rive med av positive eller negative stemninger. Hvis gruppen føler seg optimistisk når beslutninger skal iverksettes, kan den overse mulige hindringer slik at planene blir urealistiske. Hvis den blir for negativ, kan den blokkere utvikling av nye og innovative ideer.
Løsningen er ikke å slutte med møter på jobb, men å planlegge og organisere møtene bedre.
- Se videoforelesning med Knut Ivar Karevold: Mer effektive møter
Oppskrift på bedre møter
Spørsmål og diskusjon er de beste virkemidlene for å fatte bedre beslutninger i grupper. Selv den dyktigste lederen og smarteste eksperten har nytte av å bli utfordret av gode spørsmål og konstruktive motforestillinger fra kolleger.
Når møtet planlegges, bør lederen vurdere hvor mange og hva slags saker det er tid til å behandle. Hvis det er mange til stede i møtet, vil hver sak ofte ta lenger tid fordi flere skal uttale seg. Hvis det er for mange saker på agendaen, kan det skape hastverk som blir til frustrasjon og lastverk gjennom overfladiske diskusjoner.
Den mest effektive måten å utnytte tiden i møtene på, er å definere klart hva man vil oppnå med hver sak. Skal det informeres, diskuteres eller besluttes? Informasjonssaker krever som regel ikke mye tid. Hvis gruppen skal diskutere saken, kan møteleder på forhånd sette opp spørsmål gruppen skal ta stilling til.
Spørsmål og motforestillinger
Lederen kan be gruppen eller noen i gruppen sette seg spesielt godt inn saker på agendaen, og lage spørsmål eller motforestillinger før møtet. I møtet kan lederen minne gruppen om hvordan gruppen skal behandle hver sak på agendaen.
Det går an å gi noen i oppgave å stille kritiske spørsmål eller komme med motforestillinger, eller be andre fortelle hva de er enige om eller hva de kan støtte. Når saken er ferdig behandlet, er det lurt at lederen oppsummerer hva beslutningen ble.
Det lønner seg å dele diskusjonen av viktige beslutninger i to faser: først en åpen og utforskende fase og så en lukkende og konkluderende fase. I den åpne fasen bør gruppen fremme og anerkjenne alternative ideer og nytenkning. I den konkluderende lønner det seg å være kritisk og fokusere på hindringer og vanskeligheter.
Hvordan kan hver enkelt bidra?
Hvordan kan hvert enkelt gruppemedlem bidra til bedre møter? Alle trenger kloke motforestillinger fra kolleger, så be om råd. Det lønner seg å sjekke at man har forstått hva andre mener og stille utdypende spørsmål om andres oppfatninger, selv om man er uenig og uten å virke kritisk. Gode relasjoner preges av at man liker hverandre, støtter og hjelper hverandre. Vær tydelig på hva du mener, og åpen for å la deg påvirke.
Når møter organiseres godt, vil grupper i mange tilfeller gjøre det bedre enn hva de dyktigste medlemmene får til på egen hånd. Godt planlagte og godt ledede møter bidrar til at man får utnyttet gruppens unike kompetanse og kan ta høyde for mange ulike hensyn når beslutningen fattes.
Referanse:
Denne artikkelen er først publisert som kommentarartikkel i Kapital nr. 19-2017.
Tekst: Førsteamanuensis II Knut Ivar Karevold ved Handelshøyskolen BI.