Redegjørelse etter Åpenhetsloven 2024
Redegjørelse fra Handelshøyskolen BI for aktsomhetsvurderinger 2024 etter åpenhetsloven.
Bakgrunn og generell informasjon
Åpenhetlovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ved produksjon av varer og tjenester i leverandørkjeden. Virksomheten skal offentligjøre en redegjørelse (jfr. § 5) for utførte aktomhetsvurderinger (jfr. § 4) for å sikre allmenheten innsikt i nøkkelfunn, eventuelt negativ påvirkning og konkrete tiltak.
Redegjørelsen fra Handelshøyskolen BI for aktomhetsvurderinger gjelder for hele BIs virksomhet.
Handelshøyskolen (heretter «BI») er en selveiende stiftelse hvis formål er undervisning og forskning. BIs styre har det overordnede ansvaret for internkontroll og risikostyring i virksomheten, herunder åpenhetsloven. BIs styre har ekstern styreleder og ekstern majoritet fra akademia og næringsliv. En ekstern kontrollkomite overser virksomheten i tråd med stiftelsesloven og annet relevant lovverk.
Fra styrets årsberetning for 2024:
- «BI gjennomfører tiltak i tråd med kravene i den norske Åpenhetsloven som har til hensikt å fremme anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. En redegjørelse publiseres årlig innen utgangen av juni på BIs nettsider. Innkjøpsprosedyrer er oppdatert for å ivareta sosiale forhold i tillegg til eksisterende miljøkrav. I 2024 har BI innarbeidet innsynsrevisjonsklausul i kravspesifikasjoner og kontraktsmaler for å sikre rett til å utføre stedlig kontroll hos leverandører. Risikobasert tilnærming og egenerklæringsskjemaer er utgangspunktet for oppfølging av utvalgte leverandører. Rutiner, etiske retningslinjer og opplæring skal øke bevissthet og kompetanse blant ansatte om ansvar og roller i etterlevelsen av loven.»
Publisert på web: BIs årsrapport 2024 og BI sosial bærekraft.
Rektors ledergruppe er ansvarlig for operasjonalisering av risikostyring og internkontroll, mens avdeling for Governance, Risk and Compliance (GRC) tester internkontrollen og jobber forebyggende og kontrollerende for å styre etterlevelsesrisiko. GRC skal påse hensiktsmessige rutiner og rammeverk for å fremme etterlevelse av åpenhetsloven, og leverer også den årlige rapporteringen etter åpenhetsloven. BIs innkjøpsavdeling er ansvarlig for innkjøpsprosesser og -policyer på BI og bistår i innkjøpsprosessen for å sikre at leverandørinnkjøp er i tråd med gjeldende retningslinjer. BIs interne kontraktseiere har ansvar for leverandøroppfølgingen i kontraktsperioden.
BI har utarbeidet en rutine som beskriver ansvarsfordeling og hovedoppgaver etter åpenhetsloven for å sikre hensiktsmessig overvåking, forebygging og oppfølging. Henvendelser til BI angående informasjonsplikt og åpenhetsloven sendes via e-post til grc@bi.no.
Aktsomhetsvurderinger
En risikobasert tilnærming ligger til grunn for BIs arbeid med aktsomhetsvurderinger. Vi følger åpenhetslovens aktsomhetsstandard som er bygget på OECDs veileder for ansvarlig næringsliv. Arbeidet for å avdekke og vurderee mulig negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i vår virksomhet eller i leverandørkjeden, er tilpasset BIs virksomhetsart og kontekst:
- BI har ikke eiere med profittkrav og hovedaktiviteten drives i og fra Norge. Alle ansatte (over 900 årsverk) har norske arbeidskontrakter som er underlagt arbeidsmiljøloven. Den akademiske virksomheten skjer med faste ansatte og noen oppdragsengasjerte forelesere. Likeså avholdes eksamen med fast ansatte eksamensansvarlige og noe sesongengasjerte eksamensvakter. BIs virksomhet i Kina er leveranse av etterutdanning via en partnerskapsavtale.
- Av over 20.000 studenter i 2024, er ca. 13.500 heltidsstudenter. Undervisning og forskning finner sted ved fire campusbygg. Campus Oslo er eid av BI som styrer ca. 100.000 kvm. I Bergen, Trondheim og Stavanger er BI leietaker og drifter lokale campustjenester overfor studenter og ansatte.
- Anskaffelser omhandler akademisk virksomhet, bygg, drift, arrangementer, samt til serveringstjenester for studenter og ansatte. Totalt har vi over 1.500 leverandører. Samarbeidsavtaler ligger til grunn for undervisningsleveranser fra internasjonale høyskoler og universiteter. Tilsvarende gjelder for forskningssamarbeid. BI gjennomfører årlig mange arrangementer, rettet mot nærings- og samfunnsliv, som innebærer tjenestekjøp.
- Leverandører og samarbeidspartnere i forbindelse med forskning og undervisning, arrangementer, utleie og campusdrift, samt innkjøp av produkter og tjenester, er relevante for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.
Risikoen for brudd på åpenhetsloven vurderes som generelt lav i vår virksomhet og leverandørkjede samt blant våre samarbeidspartnere.
Risiko og funn
Det er ikke avdekket negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom aktsomhetsvurderinger i 2024.
Gitt en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming har BI anvendt vesentlighetskriterier som innkjøpsverdi, bransje/kategori i jfr. «høyrisikolisten» fra DFØ, og geografi (land hvor leverandør er registrert) som utgangspunkt for vurderinger av aktsomhet, samt prioritering basert på regnskapskategorisering av leverandørkjøp.
BI har flest norske leverandører som er underlagt arbeidsmiljøloven. Etterlevelse av arbeidsmiljølovens krav er også inntatt i alle BIs leverandørkontakter. Utenlandske leverandører finnes i hovedsak innen undervisning, forskning, reiser, overnatting og markedsføring.
BI vurderer at det er lav risiko for menneskerettighetsbrudd knyttet til tjenestekjøp innen forskning, undervisning og kurs/opplæring. Sektor for høyere utdanning er preget av høyt utdannet og kompetent arbeidskraft med primærvirksomhet i Norge og sterkt arbeidsrettsvern. Disse leverandørene utgjør under halvparten av BIs leverandører og innkjøpsverdi i 2024.
Til tross for lav risiko har BI søkelys på å vurdere og forebygge innenfor leverandørområdene «kontraktsbaserte timeforelesere» og «partnersamarbeid i Kina».
- Rutiner for kvalitetssikring og standardisering av eksterne foreleseres kontraktsforhold er fortsatt under etablering. Det er ikke avdekket brudd i henhold til åpenhetsloven.
- BI har begrenset påvirkningsmulighet på driften av vår samarbeidsskole i Kina, men det er ikke avdekket vesentlige risikoområder i 2024 som har medført behov for dypere kontroll ihht. åpenhetslovens krav til arbeidsforhold og menneskerettigheter. Samarbeidsskolen er ansett som et av Kinas beste universiteter og er lokalt anerkjent som et meget godt sted å arbeide. De kinesiske ansatte som er involvert i leveranser til BI har høy utdanning, god lønn og gode arbeidsrettigheter i en kinesisk kontekst.
Utvalgte leverandører vurdert til å ha middels høy risiko har blitt tilsendt forespørsel fra BI med egenerklæringsskjema etter åpenhetsloven. Disse er signert og mottatt.
Dersom negativ påvirkning på menneskerettigheter og arbeidsforhold skulle bli avdekket, vil BI starte dialog med leverandør for å fastsette forholdsmessige tiltak. Tiltakene skal redusere skader og forindre gjentakelse av negative konsekvenser, og sørge for gjenoppretting dersom nødvendig.
Tiltak for å forebygge, avdekke og informere
BIs risikovurdering og oppfølging i 2024 har ikke avdekket brudd på åpenhetsloven eller avvik som krever gjenoppretting eller erstatning for å stanse eller begrense skadevirkninger for mennesker i leverandørkjeden. Vi har følgelig ikke gjennomført slike tiltak, men jobbet forebyggende, både internt og overfor leverandører.
BIs samarbeid med innkjøp og våre relasjoner med leverandører og samarbeidspartnere er regulert i en rekke styrende dokumenter som revideres ved behov. Flere av dokumentene er oppdatert for å ivareta krav til sosiale forhold etter åpenhetsloven, eksempelvis innkjøpspolicy og -rutine, etiske retningslinjer rettet mot innkjøpsprosessen, kravspesifikasjoner, forespørsels- og kontraktsmaler, samt rutine for internt kontrakteierskap.
Basert på klassifisering og risikovurdering av leverandørporteføljen etter åpenhetslovens krav, er egenerklæringer innhentet fra eksisterende leverandører gitt en risikobasert tilnærming. Egenerklæringsskjema sendes nå alle nye leverandører og er oppdatert med henvisning til OECDs retningslinjer. Ved inngåelse av nye kontrakter, eller kontraktsforlengelser, benyttes oppdatert kontraktsmal og anbudsforespørsel der åpenhetslovens krav er ivaretatt.
BI har innarbeidet en innsynsrevisjonsklausul i kravspesifikasjoner og kontraktsmaler, dvs. rett til å utføre stedlige kontroller/revisjon hos leverandører, samt henvist til OECDs retningslinjer. Både interne etiske retningslinjer (Code of Ethics) og retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold og mot trakassering er blitt oppdatert.
Det er tidligere lansert en digital opplæringsmodul særlig rettet mot alle som har oppfølgingsansvar for en leverandøravtale. Opplæringsmodulen omhandler flere aspekter ved dette ansvaret og har et særlig søkelys på åpenhetsloven, aktsomhetsvurderinger og betydningen av sosiale forhold for leverandørers ansatte og verdikjede.
Videre tiltak og prioritering
Det jobbes kontinuerlig, forebyggende og systematisk med prosesser, rutiner og sikrende tiltak. I 2024 har BI ytterligere styrket arbeidet med tettere oppfølging av sosiale forpliktelser hos BIs leverandører. Det fortsettes med en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming til ansvaret og kravene etter åpenhetsloven.
Det er utarbeidet en oppdatert versjon av egenerklæringsskjemaet der leverandører bes om å sende inn relevant dokumentasjon, inkludert siste årlige redegjørelse av åpenhetsloven dersom selskapet er underlagt åpenhetsloven. Implementering av oppdatert egenerklæringsskjema er under etablering.
BI har studentutvekslingsavtaler med skoler og universitet i en rekke land. Ved inngåelse av nye slike avtaler vurderes risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold so mett av flere kriterier. Det vurderes ytterligere oppfølging i 2025.
Sosiale forhold for leverandørers ansatte skal inngå i leverandørdialogen. Behovet for å forbedre maler for oppfølgingssamtaler med leverandørene vurderes. Arbeidet med å forbedre interne styrende dokumenter, og avklare roller og ansvar, pågår kontinuerlig.
Dersom det oppdages uregelmessigheter og risikoforhold avdekkes, vil vi gjennomføre ytterligere undersøkelser og påfølgende tiltak. I tilfeller med høy risiko, mistanke om negativ påvirkning og/eller uregelmessighet, kan vi vurdere bistand fra internrevisor. Avvik kan løses gjennom dialog med levarndør.
*
Redegjørelsen supplerer BIs årsrapport 2024 og er godkjent av rektor og samtlige medlemmer i Handelshøyskolen BIs styre i juni 2025.
Oslo, juni 2025
