Handelshøyskolen BI har valgt Workplace som hovedplattform for informasjonsdeling og kommunikasjon. Ansatte oppfordres derfor til å benytte verktøyet til informasjonsformidling og dialog. Ledere bør bruke verktøyet aktivt, og kan stille forventninger til sine ansatte om å holde seg oppdatert på Workplace.
Gjennom Workplace ønsker BI blant annet å senke terskelen for informasjonsdeling, stimulere til økt samspill og forbedre lederkommunikasjonen.
Ved bruk av Workplace oppfordres du, som ansatt på BI, til å overholde BIs Code of Conduct.
Når du deler informasjon på Workplace gjør du dette som ansatt på BI, og det stilles samme forventninger til kollegialitet og oppførsel som på øvrige digitale plattformer. Du må:
1. Handle med respekt og integritet
Husk at Workplace er et profesjonelt arbeidsverktøy og en plattform for samarbeid. All samhandling bør ha en positiv tone der andre brukere og deres meninger respekteres. Behandle dine kollegaer på nett slik du ville gjort ansikt til ansikt.
2. Ha et åpent sinn
Møt dine kollegaer med nysgjerrighet og positivitet. Husk at meninger som er annerledes enn dine kan føre til viktige samtaler, ny kunnskap og vekst.
3. Dersom du er kritisk til en sak bør dette uttrykkes overfor kollegaer på en hensynsfull måte
Husk at de lover, regler og etiske retningslinjer som gjelder i samfunnet, også gjelder ved bruk av Workplace.
4. Vær deg selv, og gjør deg synlig ved å laste opp et profilbilde som passer for jobbformål
Det er bra for samhandling og kommunikasjon å se bilde av den som uttrykker sine meninger eller deler informasjon. Et profilbilde er også nyttig for å gjenkjenne hverandre når kollegaer møtes. Ikke skjul identiteten din eller gi deg ut for å være en annen, det er forbudt å låne bort kontoen sin til andre.
5. Vær relevant, tenk deg om før du publiserer
Før du publiserer innhold bør du tenke over hvorvidt det er relevant i en arbeidssammenheng, eller i den aktuelle Workplace-gruppen. Bruk alminnelig fornuft og husk at informasjon delt internt likevel kan bli offentlig. Dersom du er i tvil bør du ikke dele informasjonen før du har avklart det med din nærmeste leder.
6. Ta ansvar for de gruppene du oppretter
Dersom du oppretter en gruppe på Workplace, blir du automatisk gruppeadministrator. Som administrator er du ansvarlig for å moderere innholdet som deles i gruppen. Du bestemmer hvem som skal ha tilgang og ansvaret for å slette klassifisert eller upassende informasjon i din gruppe. Du er også ansvarlig for å håndtere rapporterte innlegg i gruppen.
7. Del kun åpen interninformasjon:
Workplace skal ikke benyttes til å dele eller lagre virksomhetskritisk informasjon eller virksomhetskritiske dokumenter. Det tas ikke sikkerhetskopi av Workplace, og data i Workplace kan derfor gå tapt.
Ikke del eller diskuter det følgende:
- Klassifisert informasjon
- Forretningshemmeligheter som kontrakter, anbudsforespørsler og leverandørforhandlinger
- Informasjon om leverandører til BI eller tredjeparter, herunder kommersielle forhold knyttet til nevnte, samt annen informasjon som kan være konfidensiell
- Opplysninger om studenter
- Personlig informasjon om ansatte
- Bilder av andre uten deres samtykke
- Særlige kategorier sensitive personopplysninger som rase, religion, kjønn, seksuell orientering og politikk
- Informasjon som kan utgjøre et brudd på immaterielle rettigheter
- Informasjon som kan anses ulovlig, ondsinnet, støtende eller diskriminerende
8. Vær aktiv, ha det gøy og lik dine kollegaers poster
Alle liker god humor, en positiv holdning og respons på det man deler.
Ikke del noe innhold fra Workplace på din private Facebook-konto. Disse to kontoene er separate. Finner du innhold på Workplace som du ønsker å dele eksternt, må du først avklare dette med den som er opphavet til innholdet og eventuelt din nærmeste leder.
I tillegg til retningslinjene i dette dokumentet, gjelder Facebooks Workplace Acceptable Use Policy og Workplace Premium Privacy Policy for bruk av Workplace på BI.
Retningslinjene over gjelder også for Work Chat. Innhold som ikke er i samsvar med retningslinjene kan bli fjernet uten nærmere varsel.
Personvernerklæring for bruk av Workplace på Handelshøyskolen BI
Workplace på BI er en tjeneste tilgjengeliggjort av Handelshøyskolen BI ("BI"). BI er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger i Workplace og Facebook er BIs databehandler. BI vil kontrollere og administrere din konto i Workplace, samt ha tilgang til og kunne behandle personopplysninger og data som du avgir og deler gjennom Workplace.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan og når din informasjon blir samlet inn, brukt og delt av BI når du eller dine kollegaer bruker Workplace på BI-plattformen (slik bruk inkluderer både bruk via nettsider, applikasjoner og andre relaterte nettjenester).
1. Innsamling av personopplysninger
Som en bruker av Workplace på BI må du opprette en konto. Denne kontoen vil være din personlige brukerprofil. Du plikter å holde profilen din oppdatert til enhver tid, slik at informasjon om deg er riktig og fullstendig. Det er viktig at du ikke deler kontoinformasjonen din med andre, inkludert andre brukere av Workplace på BI.
BI kan samle inn følgende informasjon om deg når du bruker Workplace på BI:
- Brukerdata: informasjon blir samlet inn direkte fra deg eller andre brukere, inkludert, men ikke begrenset til, kontaktinformasjon (eks. fullt navn og e-postadresse), demografi, brukernavn og passord, jobbtittel og annen jobbrelatert informasjon, informasjon om gruppetilhørighet i Workplace, all informasjon du skaper, deler eller poster ved hjelp av lyd, video, tekst, bilder og annet medium eller programvare, informasjon andre brukere deler om eller med deg, all kommunikasjon med andre brukere av Workplace på BI og brukerkommunikasjon, tilbakemeldinger, forslag og ideer du sender til BI.
- Informasjon fra logg og cookies: informasjon blir samlet inn automatisk gjennom Workplace på BI, inkludert, men ikke begrenset til, din IP-adresse og andre nettleser- eller enhetsidentifikatorer, nettleser, operativsystem, sider du besøker før og etter Workplace på BI og informasjon om aktivitetene dine (eks. linkene du trykker på).
For å kunne levere Workplace på BI og samle inn denne informasjonen automatisk, benyttes informasjonskapsler, pikselkoder og liknende teknologier.
2. Hvordan BI bruker dine personopplysninger
BI vil bruke de innsamlede personopplysningene for å levere, utvikle og forbedre Workplace på BI. Slik bruk inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Å gi alle brukere en enkel og effektiv plattform for internkommunikasjon;
- Kommunisere med brukere og administratorer angående deres bruk av Workplace på BI;
- Gi informasjon som kan være av interesse for deg, slik som nye initiativer, planer, annonseringer, aktiviteter, påminnelser osv.
- Gjennomføre data- og systemanalyser, inkludert undersøkelser for å forbedre Workplace på BI. Dersom det er mulig skal BI benytte ikke-identifiserbare eller aggregerte data i slike tilfeller.
3. Behandlingsgrunnlag
BIs behandlingsgrunnlag vedrørende opplysninger om ansattes bruk av Workplace er BIs berettigede interesser i å legge til rette for effektiv internkommunikasjon og samarbeid.
4. Utlevering av personopplysninger
Innhold på Workplace vil bli lagret og behandlet på Facebooks datasentre. Personopplysninger vil derfor kunne bli overført til tredjeland utenfor EU/EØS, slik som USA. Grunnlaget for overføring er EU-US Privacy Shield.
Merk at data og personopplysninger fra Workplace på BI kan bli begjært utlevert av amerikanske myndigheter. Slike henvendelser skal i utgangspunktet rettes til BI, men i unntakstilfeller kan leverandøren Facebook bli pålagt å utlevere opplysninger uten adgang til å informere BI. Du bør derfor være klar over at informasjon du deler eller gjør tilgjengelig i Workplace på BI kan bli utlevert til amerikanske myndigheter.
5. Dine rettigheter
Du har rett til å be om innsyn, retting, begrensning og sletting av dine personopplysninger. Du kan også protestere på behandlingen av dine personopplysninger på nærmere angitte vilkår.
Du kan når som helst endre din Workplace på BI-profilinformasjon. Som bruker er det ditt ansvar å sørge for at all profilinformasjon til enhver tid er korrekt. Som regel vil du ha tilgang til all korrespondanse du har deltatt i på Workplace på BI.
Dersom du ønsker å gjøre gjeldende dine rettigheter finner du relevant kontaktinformasjon nederst i denne personvernerklæringen.
6. Sperring av konto og lagring av personopplysninger
Dersom du slutter på BI mister du tilgangen automatisk, men innholdet du har delt blir værende. Du kan slette dine aktiviteter selv ved å gå inn på "se aktivitetslogg" på din tidslinje/profil.
Etter sperring av konto tar det normalt 90 dager før kontoen slettes. Deler av informasjonen kan bli lagret lenger grunnet sikkerhetskopier.
7. Endringer og kontaktinformasjon
Dersom BI gjør endringer i denne personvernerklæringen vil du få beskjed om dette. Ved spørsmål om behandlingen av dine personopplysninger i Workplace på BI kan du kontakte BI ved å sende en e-post til BIs personvernombud: vibeke.nesbakken@bi.no
Personvernombudet kan også kontaktes dersom du oppdager eller avdekker informasjon eller innhold du mener ikke hører hjemme i Workplace på BI.