Organisering for det uventede

Introduksjon

Organisering handler om å skape orden og rutiner som i stor grad styrer daglige aktiviteter. Likevel må organisasjoner i større eller mindre grad håndtere unntak og uventede hendelser. Vanligvis utvikler mange aspekter av oppgaveoppløsningen seg som forventet, men problemene blir skapt av overraskende hendelser som kaster organisasjonen ut av sin rutine. Å organisere for det uventede krever en annen type organisering enn å organisere for det ventede. Noen avdelinger, organisasjoner og til og med næringer handler først og fremst om oppgaver som best karakteriseres som en rekke uventede hendelser. Utfordringen er å være forberedt på hendelser der det på forhånd er vanskelig å forutse hva som skjer, når det skjer og hvordan det kan håndteres.

Politi, brann, ambulanse, og redningsoperasjoner er bare noen eksempler på organisasjoner som ligger på den ekstreme enden av det forventede – uventede skalaen. Dette kurset handler om hvordan man organiserer for håndtering av det uventede. Kurset vil omhandle koordinering, kommunikasjon og evnen til å beslutte og organisere under usikkerhet. Det uventede kan være alt fra terroristangrep til nye konkurrenter som endrer reglene i en industri.

Kurset starter med erfaringene fra alvorlige hendelser som 22. juli, Helge Ingstad havariet, og andre aktuelle norske og internasjonale eksempler som har satt hverdagen ut av spill. Vi ser også på tilsynelatende mindre dramatiske hendelser som i hovedak rammer enkeltorganisasjoners omdømme eller evne til å nå sine overordnede målsettinger. Eksempler er skandalen i NAV som førte til fengsling av uskyldige trygdemottakere, og BOINGs 737MAX skandale. Store hendelser har ofte har sitt utspring i små avvik som under bestemte betingelser kan skape dramatiske negative konsekvenser. Vi fokuserer på praktiske utfordringer knyttet til forberedelse og håndtering av kritiske hendelser i lys av sentrale innsikter fra organisasjonsteori og beslutningsteori.

Kurset inngår i programmet for sikkerhetsledelse og kulturforståelse, men kan også tas uavhengig av dette programmet.

Kursets innhold

1. samling - Klassiske organisasjonsteorier knyttet opp til problemstillinger om koordinering og håndtering av uventede situasjoner

• Oversikt over teorier og begreper som er sentrale for å håndtere det uventede. Hva sier organisasjonsteorien om å organisering for beslutningstaking.
• Hvordan kan organisasjoner utvikle sensitivitet til det uventede? Unntak og overraskelser er ikke alltid noe som serveres som åpenbare sensasjoner, men de kan presentere seg selv som stillferdige og små avvik fra hva medlemmene i organisasjon er vant til. Ofte oppdages de ikke før det er for sent.
• Det uventede rammer alle organisasjoner - alt fra Forsvarsorganisasjoner, politi og sykehus, til private selskaper som banker eller til og med meierier. Vi trekker sammenhenger mellom individers, gruppers og organisasjoners sensitivitet og diskuterer hvordan organisasjoner kan utvikle disse egenskapene.

2. samling - Simuleringsspill med etterfølgende feedback om beslutningsprosess på team og individnivå

• Andre samling inneholder en simuleringsbasert øvelse. Første dag av samlingen gjennomgås teori om team koordinering og samspill.
• Andre dag spiller vi ofte et web-basert krisehåndteringsspill i team. Spillet simulerer et minimalistisk krisehåndteringssituasjon. Det vil si at spillet er laget for at de forenklede omgivelsene skal gjøre det lettere å lære teoretiske sammenhenger. Det gis det detaljert feedback og resultater og opplevelser diskuteres i forhold egne erfaringer og litteratur i kurset.
• Hver enkelt deltaker får mulighet til å få tilbakemeldinger på egne beslutningsprosesser og vi vil diskutere hva prosessene ledet til og hva som kan være ønskede endringer.

3. samling - Beslutningsteorier, med vekt på å forklare beslutningsfeller og beslutningsprosesser

• Hvordan lære fra erfaring og øvelser i usikre og læringsfiendlige omgivelser? Vi diskuterer hvordan individer kan utvikle sensitivitet til det uventede og hvordan man kan trene og utnytte denne egenskapen bedre.

• Vi diskuterer grunnleggende eksempler på hvordan sosiale mekanismer påvirker beslutningsprosesser i team og i organisasjoner.
• Vi oppsummerer kurset, gjennomgår semesteroppgaven og hjelper deltakerne i gang med oppgaven.