Redegjørelse etter Åpenhetsloven 2022
Redegjørelse fra Handelshøyskolen BI for aktsomhetsvurderinger 2022 etter åpenhetsloven.
Bakgrunn og generell informasjon
Åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester i leverandørkjeden. Virksomheten skal offentligjøre en redegjørelse (jfr. § 5) for utførte aktsomhetsvurderingene (jfr. § 4) for å sikre allmennheten innsikt i virksomhetens nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene, hvordan virksomheten håndterer eventuelle negative påvirkning og hvilke tiltak som er iverksatt.
Redegjørelsen fra Handelshøyskolen BI for aktsomhetsvurderinger 2022 gjelder samlet for hele BIs virksomhet.
Handelshøyskolen BI (heretter «BI») er en selveiende stiftelse hvis formål ene og alene er undervisning og forskning.
BIs styre har det overordnede ansvaret for internkontroll og risikostyring i virksomheten, herunder implementering av åpenhetsloven. BI stiftelsens styre skal sikre god styring med virksomheten og har ekstern styreleder og ekstern majoritet fra akademia og næringsliv. BI har ekstern kontrollkomite som overser virksomheten i tråd med stiftelsesloven og annet relevant lovverk og regelverk. Styre og ledelse skal holdes orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og leverandørrisiko.
Fra styrets årsberetning for 2022:
«BI har gjennomført tiltak i tråd med kravene i den norske Åpenhetsloven som trådte i kraft i juli 2022 for å fremme anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. Kontraktsmaler og innkjøpsprosedyrer er oppdatert for å ivareta sosiale forhold i tillegg til eksisterende miljøkrav. Risikobasert tilnærming sikrer tettere oppfølging av utvalgte leverandører basert på egenerklæringsskjemaer og vurderinger. Rutiner og etiske retningslinjer øker bevissthet og kompetanse blant ansatte om ansvar og roller i etterlevelsen av loven. En statusrapport publiseres årlig innen utgangen av juni, på BIs nettsider.» Publisert på web: BI årsrapport 2022 og BI sosial bærekraft.
Rektors ledergruppe er ansvarlig for operasjonalisering av konsernets risikostyring og internkontroll, mens avdeling for Governance, Risk and Compliance (GRC) har et overordnet ansvar for risikovurderinger og styringsstrukturer på BI. GRC skal sikre at BI har hensiktsmessige rutiner og rammeverk for å fremme etterlevelse av åpenhetsloven.
Henvendelser til BI angående informasjonsplikt og åpenhetsloven sendes via e-post til grc@bi.no, som administreres av Governance, Risk and Compliance (GRC). GRC vil koordinere og ta hånd om svar på spørsmål og henvendelser.
Sentral innkjøpsavdeling på BI bistår linjeledere i innkjøpsprosessen og utfører kvalitetssikring for å sikre at BIs leverandørinnkjøp er i tråd med gjeldende retningslinjer. Etter at kontraktsignering er leverandøroppfølging kontraktseiers ansvar.
Aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger av BIs leverandører og samarbeidspartnere utføres basert på en risikobasert tilnærming. Vi oppdaterer disse vurderingene jevnlig for å sikre at det alltid foreligger oppdatert informasjon om våre leverandører. BIs arbeid med aktsomhetsvurderinger kan sees i lys av følgende:
- BI har ikke eiere med profittkrav. BI skal levere høyest mulig verdi på formålet og ha en bærekraftig finansiell situasjon over tid.
- BI kjøper inn produkter og tjenester til akademisk virksomhet, bygg, drift, arrangementer, samt til serveringstjenester for studenter og ansatte. BI har rundt 20.000 studenter, hvorav rundt halvparten er heltidsstudenter, over 900 heltidsansatte og flere tusen arrangementsdeltakere årlig. BI har totalt over 1500 leverandører.
- I BIs akademiske virksomhet benyttes høy grad av egenansatte og noe innleide forelesere. BI har et høyt antall eksamensgjennomføringer med fast ansatte eksamensansvarlige og noe innleide eksamensvakter. BI kjøper undervisningsleveranser fra internasjonale høyskoler og samarbeidsavtaler. Innen forskning har BI en rekke samarbeidsavtaler. BI har årlig en lang rekke arrangementer for ulike interessentgrupper, på egne campuser og via samarbeid med partnere og høyskoler i inn- og utland, hvor BI kjøper tjenester fra leverandører.
- BI drifter fire campusbygg. BI eier bygget på campus Oslo med drift av ca. 100.000 kvm og utleie av lokaler. BI er leietaker i Bergen, Trondheim og Stavanger og drifter der lokale campustjenester. BIs virksomhet i Kina er leveranse av etterutdanning via en partnerskapsavtale.
- BIs hovedaktivitet drives i og fra Norge og alle egne ansatte har norske arbeidskontrakter, underlagt arbeidsmiljøloven.
- BI legger bl.a. FNs bærekraftsmål til grunn for sin vår virksomhet og deltar i flere organisasjoner og standarder på sosial og miljømessig bærekraft for å videreutvikle egen ansvarlighet.
Vi vurderer at forsknings- og undervisningsrelaterte samarbeidspartnere/leverandører, arrangementer og relaterte forretningspartnere/leverandører, leie av lokaler og relaterte forretningspartnere, drift av campuser og relaterte leverandørkjeder, samt innkjøp av produkter og tjenester er relevante i forbindelse med BIs gjennomføring av aktsomhetsvurderinger.
BI arbeider aktivt med å identifisere og vurdere mulige negative påvirkninger på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i leverandørkjeden. Dette arbeidet er tilpasset BIs virksomhetsart og kontekst. BI har fulgt åpenhetslovens aktsomhetsstandard som er bygget på OECDs veileder for ansvarlig næringsliv.
BI vurderer risikoen for brudd på åpenhetsloven i BIs leverandørkjede som generelt lav.
Negative konsekvenser og risiko
Det er ikke avdekket negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i arbeidet med aktsomhetsvurderinger i 2022.
BI har hatt en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming for å vurdere hvor vesentlige leverandørene er mht. mulig risiko for menneskerettighetsbrudd og uanstendige arbeidsforhold. Prioritering er basert på regnskapskategorisering av leverandørkjøp i 2022. Anvendte vesentlighetskriterier i aktsomhetsvurderingene i 2022 er innkjøpsverdi, bransje/kategori jfr. «høyrisikolisten» fra DFØ, og geografi (land hvor leverandør er registrert).
De fleste leverandører er norske og underlagt arbeidsmiljøloven. Etterlevelse av arbeidsmiljølovens krav er også inntatt i alle BIs leverandørkontakter. De utenlandske leverandører finnes i stor grad innen undervisning, forskning, reiser, overnatting, og markedsføring. BI har vurdert risikoen for brudd på menneskerettigheter som lav innen innkjøp relatert til forskning, undervisning og kurs/opplæring. Sektor for høyere utdanning er preget av høyt utdannet og kompetent arbeidskraft med primærvirksomhet i Norge og sterkt arbeidsrettsvern. Disse leverandørene utgjør omtrent halvparten BIs leverandører og innkjøpsverdi i 2022.
Det er gjennomført aktsomhetsvurderinger og forebyggende tiltak i 2022 innenfor leverandørområdene «kontraktsbaserte timeforelesere» og «partnersamarbeid i Kina» selv om disse vurderes å ha lav risiko.
- BI har etablerte rutiner for eksterne foreleseres kontraktsforhold og disse skal kvalitetssikres og standardiseres. Det er ikke avdekket brudd i henhold til åpenhetsloven.
- BI har begrenset påvirkningsmulighet på driften av vår samarbeidsskole i Kina, men det ble ikke avdekket vesentlige risikoområder i 2022 som har medført behov for dypere kontroll ihht. åpenhetslovens krav til arbeidsforhold og menneskerettigheter. Samarbeidsskolen er ansett som et av Kinas beste universiteter og er lokalt anerkjent som et meget godt sted å arbeide. De kinesiske ansatte som er involvert i leveranser til BI har høy utdanning, god lønn og gode arbeidsrettigheter i en kinesisk kontekst.
BI valgte i 2022 å sette søkelys på de største leverandørene med antatt middels til høy risiko. Dette gjelder leverandører innen kantinedrift, kaffebarer, selvbetjeningsautomater, kioskdrift, profilartikler, kontorrekvisita og renovasjon. Kontraktsansvarlige hos disse leverandørene fikk tilsendt forespørsel fra BI med egenerklæringsskjema etter åpenhetsloven. Erklæringen er signert og bekreftet fra alle leverandørene, med supplerende dokumentasjon.
Tilleggsoppfølging er gjennomført for leverandører vurdert å ha høyere grad av risiko:
- Kontraktoppfølgingssamtaler er gjennomført med kantineleverandør vinteren 2022/2023, både med nasjonalt ansvarlig for kantineavtalen, og med lokale kantineansvarlige på hver av BIs fire campuser. Selv om mest søkelys på miljø, bekreftes arbeidsmiljøloven overholdt.
- BI har kontraktsfestede krav til kaffeleverandør om kun å benytte «Fairtrade» kaffe for å sikre anstendig levelønn og trygge arbeidsvilkår for kaffebønder. I 2022 ble det gjennomført ekstra oppfølging av dette og leverandøren har skriftlig bekreftet at kun Fairtrade kaffe leveres. BI har ikke fulgt opp nedover i leverandørkjeden.
Det er planlagt utvidet leverandøroppfølging fremover og flere forebyggende tiltak. Dersom negativ påvirkning blir avdekket, startes dialog med leverandør for å rette opp og fastsette forholdsmessige tiltak. BI skal bidra til å redusere skader ved negativ påvirkning, forhindre at de gjentar seg og foreta gjenoppretting dersom nødvendig.
Tiltak for å forebygge, begrense, stanse og overvåke negative konsekvenser
BI har gjennom risikovurdering og oppfølging i 2022 ikke avdekket brudd på åpenhetsloven eller avvik som krever gjenoppretting eller erstatning for å stanse eller begrense skadevirkninger for mennesker i leverandørkjeden. Det er følgelig ikke gjennomført slike tiltak. BI har hovedsakelig jobbet forebyggende i 2022, både internt og overfor leverandører.
BI har policyer og retningslinjer som regulerer BIs arbeid med innkjøp og relasjoner med leverandører og samarbeidspartnere. Disse oppdateres ved behov. Flere er supplert eller revidert i 2022 med krav til ivaretakelse av sosiale forhold, i henhold til åpenhetslovens bestemmelser. Dette gjelder innkjøpspolicy, etikk i innkjøpsprosessen, prosedyre for innkjøpsprosesser, kravspesifikasjoner, anbuds- og kontraktsmaler ved innkjøp, samt prosedyre for internt kontraktseierskap. Innkjøpsavdelingen er i økende grad direkte involvert i innkjøpsprosesser der slik involvering er naturlig, i tillegg til at desentralisert kontraktinngåelse.
For å regulere hvordan BI jobber med overvåking, forebygging og oppfølging, er det etablert en prosedyre for ansvarlig leverandøroppfølging og aktsomhetsvurderinger. Denne beskriver ansvarsfordeling og hovedoppgaver etter åpenhetsloven:
| Ansvar ansvarlige innkjøpsprosesser og -policyer: | Sentral Innkjøpsavdeling |
| Ansvar opplæring og oppfølging av interne kontraktseiere: | Sentral innkjøpsavdeling og GRC |
| Ansvar årlig rapportering etter åpenhetsloven: | GRC |
| Ansvar etterlevelse og kontroll: | GRC |
| Ansvar kontraktsoppfølging og tiltaksdialog med leverandør: | Kontraktseiere |
Åpenhetslovens krav er i 2022 tatt inn i BIs kontraktsmal og anbudsforespørsel. Dette fases inn ved kontraktsfornyelser og nye innkjøp. Interne etiske retningslinjer og retningslinjer varsling og mot trakassering oppdatert i 2022.
Det er gjennomført klassifisering og risikovurdering av leverandørporteføljen etter åpenhetslovens krav, og innhenting av egenerklæringer sendt ut og signert, gitt en risikobasert tilnærming.
Det gjennomføres opplæring av interne kontraktseiere, og andre interessenter, om deres ansvar i oppfølgingen av leverandøravtaler og gjennomføring av aktsomhetsvurderinger. I tillegg har medarbeidere i GRC deltatt på flere kompetansebyggende seminarer om åpenhetsloven.
Videre tiltak
BI jobber kontinuerlig, forebyggende og systematisk med prosesser, rutiner og sikrende tiltak. I 2022 og 2023 har BI ytterligere styrket arbeidet med tettere oppfølging av sosiale forpliktelser hos BIs leverandør. Vi vil fortsette med en risikobasert og bransjetilpasset tilnærming til ansvaret og kravene etter åpenhetsloven.
Maler for oppfølgingssamtaler med leverandører skal oppdateres for å sikre at sosiale forhold for leverandørers ansatte og verdikjede følges opp i disse årlige samtalene. Arbeidet med å forbedre interne styrende dokumenter, og avklare roller og ansvar fortsetter. Vi fortsette utvikling av helhetlig opplæring av interne kontraktseiere.
Dersom det oppdages uregelmessigheter og risikoforhold avdekkes, vil vi gjennomføre ytterligere undersøkelser. I tilfeller med høy risiko, mistanke om negativ påvirkning og/eller uregelmessighet, kan vi vurdere bistand fra internrevisor. Avvik kan løses gjennom dialog med leverandører.
Redegjørelsen supplerer BIs årsrapport 2022 og er godkjent av rektor og samtlige medlemmer i Handelshøyskolen BIs styre i juni 2023.
Oslo, juni 2023