Når forsyningskjedene svikter, merker vi det raskt – enten det er tomme apotekhyller, forsinkede leveranser eller mangel på kritiske varer. Ny forskning viser at løsningen ligger i å utvikle strategisk smidighet.
De siste årene har vi fått en brutal påminnelse om hvor sårbare globale forsyningssystemer er. COVID-19-pandemien, Brexit, handelskriger og geopolitiske spenninger har ført til store forstyrrelser i flyten av varer og tjenester.
Mange har opplevd konsekvensene på kroppen – enten som forbrukere, ansatte eller ledere. Men bak de konkrete problemene skjuler det seg et system som ikke er rigget for å håndtere usikkerhet.
Forskning ser derfor på forsyningskjeder som mer enn bare logistikk og transport. De er en del av større forsyningssystemer – komplekse nettverk som også inkluderer myndigheter, reguleringer, helsevesen og internasjonale avtaler.
Tidligere studier fokuserer ofte på hva strategisk smidighet er, og fordelene det gir. Disse studiene overser hvordan beslutningstakere bør håndtere umiddelbare branner (som i seg selv kan skape nye problemer i systemet), og hvordan de kan reparere et ødelagt system.
Vår forskning, basert på en dyptgående studie av Storbritannias legemiddelforsyningssystem, forsøker å besvare nettopp dette "hvordan"-spørsmålet. Spesielt undersøker vi hvordan beslutningstakere i et forsyningssystem i fellesskap utviklet strategisk smidighet – systemets evne til å absorbere, unngå og å rive seg løs fra sjokk.
Fra brannslukking til systemforståelse
I møte med kriser havner mange beslutningstakere i “brannslukkingsmodus”. Det betyr at man bruker all energi på å løse akutte problemer – som å skaffe medisiner når lagrene er tomme – uten å ta tak i de underliggende årsakene, som produksjonsproblemer eller svakheter i internasjonale avtaler.
Problemet med denne tilnærmingen er at symptomene kommer tilbake. Man løser ikke problemet, man utsetter det.
Gjennom følgende steg kan man bygge strategisk smidighet, som handle om å bygge kapasitet i hele systemet – ikke bare i én organisasjon.
Steg 1: Absorbere sjokket
Vanligvis opererer forsyningssystemer i balanse. Ressurser er tilgjengelige for å håndtere symptomer (som mangel på lagerbeholdning), men de underliggende årsakene blir i stor grad ignorert.
Systemet kan absorbere sjokk, men har liten kapasitet til å løse årsakene. Hvis symptomene er håndterbare, fortsetter de fleste systemer å fungere på denne måten. Beslutningstakere blir fanget i en evig brannslukking. Dette betyr at begrensede ressurser (f.eks. tid eller penger) brukes til å håndtere problemer på overflaten i stedet for å gjøre systemforbedringer.
Steg 2: Unngå sjokket
En forutsigbar forstyrrelse (som Brexit var i Storbritannia) gir systemet tid til å forberede seg. Forutsigbarheten gir anledning til å tenke gjennom mulige scenarioer og deres konsekvenser, for eksempel for internasjonal handel og anskaffelser.
Forutsigbare forstyrrelser kan frigjøre ekstra ressurser og gi rom for å komme ut av brannslukkingsmodusen og heller fokusere på å hindre fremtidige sjokk. Nå kan beslutningstakere gjøre begge deler: løse symptomer og adressere underliggende problemer. De lærer ikke bare hva de skal gjøre, men også hvordan de kan gjøre det. Dette gjør systemet mindre utsatt for gjentagende problemer.
Steg 3: Rive seg løs fra sjokket
Den kunnskapen som bygges opp gjennom forberedelser til forutsigbare forstyrrelser er uvurderlig når uforutsette hendelser oppstår (som COVID-19). Slike hendelser introduserer nye problemer, men systemet er nå bedre rustet.
Beslutningstakere har lært å håndtere både symptomer og årsaker, og kan derfor tenke mer strategisk. Dette gjør dem i stand til å forstå hvorfor systemet oppfører seg som det gjør. Med slike innsikter kan de forutse og forebygge fremtidige problemer – og rive seg løs fra sjokk i stedet for å bli overveldet av dem.
Fire typer kunnskap
For å utvikle strategisk smidighet må beslutningstakere bygge opp fire typer kunnskap:
- Know-what: Hva man skal gjøre for å løse akutte problemer.
- Know-how: Hvordan man løser de underliggende årsakene.
- Know-why: Hvorfor systemet fungerer som det gjør – og hvorfor det svikter.
- Know-beyond: Innsikt som går utover dagens situasjon og åpner for nye løsninger.
Disse kunnskapslagene bygges ikke over natten. De krever investeringer i tid, ressurser og samarbeid – og en forståelse for at systemendring er en prosess, ikke et prosjekt.
Strategisk smidighet betyr ikke at brannslukking blir overflødig – for uforutsette sjokk vil alltid oppstå. Men det gjør det mulig for systemer å balansere akutte tiltak med langsiktige forbedringer, og å bevege seg fra et reaktivt (know-what og know-how) til et mer proaktivt system (know-why og know-beyond).
Mange ledere kjenner seg igjen i følelsen av å være fanget i en evig runddans av kriser og midlertidige løsninger. Denne forskningen gir håp – og en vei ut. Ved å forstå hvordan systemer kan lære, tilpasse seg og forbedres over tid, kan vi bygge mer robuste samfunn som tåler fremtidens usikkerhet.
