Medarbeidere og tilbakemeldinger

Tilbakemeldinger («feedback») blir ofte regnet som en viktig måte å utøve god ledelse på. Formålet med tilbakemeldinger er å oppnå bedre motivasjon, innsats, ytelse eller jobbtilfredshet gjennom ulike former for ros, veiledning eller evaluering av adferd.

Tilbakemeldinger kan gi en rekke positive effekter. Likevel er ledere ofte tilbakeholdne med å gi direkte tilbakemeldinger. Gode og skreddersydde tilbakemeldinger kan kreve tid. Det er også lett å undervurdere hvilke fordeler konstruktive tilbakemeldinger kan ha for medarbeideren. Dessuten reagerer ikke alle medarbeidere positivt på tilbakemeldinger, uansett hvor konstruktive eller velmenende de er.

Flere faktorer spiller inn på hvordan tilbakemeldinger blir mottatt. Det spiller selvfølgelig en rolle om tilbakemeldingen blir oppfattet som rosende eller som en negativ korreks. Tillitsforholdet mellom leder og medarbeider spiller også en viktig rolle, samt om tilbakemeldingene er godt timet. I tillegg påvirker medarbeidernes personlighetstrekk hvordan de reagerer på tilbakemeldinger.

Ledere bør tilpasse tilbakemeldinger til ulike personlighetstyper

Medarbeidere som reagerer positivt på tilbakemeldinger har oftere enten høy tro på egen kompetanse og mestringsevne (såkalt mestringstro), god selvfølelse, høyt ønske om å lære og utvikle seg for å bli bedre, høyt ønske om å få nettopp tilbakemeldinger, høy åpenhet for nye erfaringer, høy grad av planmessighet eller høy grad av omgjengelighet.

Kanskje ikke så overraskende. Men da gjelder det å være oppmerksom på at medarbeidere som scorer lavt på noen av disse trekkene, ofte har en tendens til å reagere negativt på tilbakemeldinger, enten emosjonelt eller adferdsmessig.

Det samme gjelder medarbeidere med høy grad av narsissisme. Disse vil ofte forsøke å skjule en negativ emosjonell reaksjon, som for eksempel uvilje og motstand, men reagerer i stedet med defensiv eller aggressiv adferd, for å beskytte sitt ego.

Trekk som graden av ekstraversjon eller emosjonell stabilitet ser derimot ikke ut til å ha betydning for hvordan en medarbeider reagerer på tilbakemeldinger.

Disse funnene tyder på at tilbakemeldinger ikke bør leveres over samme lest. Ledere bør ta hensyn til forskjeller mellom medarbeidere for å redusere risikoen for negative reaksjoner. Visse personlighetstrekk øker risikoen for at medarbeiderne reagerer på tilbakemeldinger med negative holdninger eller adferd, som for eksempel stress, frustrasjon, motarbeiding eller lavere innsats og ytelse.

Selv om de ulike personlighetstrekkene hver krever tilpassede hensyn og løsninger, kan det generelt sett være viktig å forsøke å gjøre tilbakemeldinger så lite dømmende som mulig, samt gi tilbakemeldinger en-til-en fremfor med andre tilhørere.

Dette gjelder spesielt overfor medarbeidere som kan ha en lav eller sårbar selvfølelse. Overfor medarbeidere med lav tro på egen kompetanse og mestringsevne, kan det være nyttig å legge vekt på å bygge selvtillit og lage en overkommelig, trinn-for-trinn plan for forbedringer. Overfor personer med høy grad av narsissisme er det spesielt viktig å fremstå som objektiv, og ikke true deres oppfatning av egen fortreffelighet.

På organisasjons- og gruppenivå er det også viktig å stimulere til en kultur der tilbakemeldinger normaliseres og avdramatiseres. Dette kan m.a. skje ved at tilbakemeldinger innarbeides som et utviklingsverktøy, der tilbakemeldinger gis regelmessig, og der det også er rom for gjensidige tilbakemeldinger og refleksjon.

Sist, men ikke minst, er det viktig å huske at selv om en medarbeider ber om direkte tilbakemeldinger, er det ikke sikkert at selvinnsikten og personligheten deres står i stil med motet.

Teksten ble først publisert i Dagens Næringsliv: https://www.dn.no/ledelse/ledelse/linda-lai/arbeidsliv/medarbeidere-og-tilbakemeldinger/2-1-1928575