Årsrapport 2017 - Styrets beretning

Organisasjon og ansatte

Ansatte

Ved utgangen av 2017 hadde BI totalt 851 ansatte. Totaltallene fordelte seg på 447 administrativt ansatte og 404 faglig ansatte.

Tallene tilsvarer 775,65 årsverk, en økning på 18,95 årsverk fra 2016. Økningen skyldes i hovedsak en økning i antall administrative årsverk (13,55). BIs aktivitet knyttet til nødvendig digitalisering av utdanningsaktiviteter og drift krever et digitalt kompetanseløft, samt styrket kapasitet innen prosjektledelse og prosjektstøtte. Totalt antall faglige årsverk var 341,65. Antallet professorer på̊ BI er totalt 123, av disse var 31 i stilling som professor II. Andelen faglig ansatte med internasjonal bakgrunn er stabil rundt 30 prosent. I tillegg til BIs faglig ansatte, var 393 timeforelesere tilknyttet BI i 2017.*

*tall for ansatte kan avvike fra statistikken som finnes i DBH. Dette skyldes at rapporteringen til DBH er per 1. oktober, mens tallene i BIs årsrapport er per 31.12.

Organisasjon og organisasjonsutvikling

Styrket samhandling på̊ tvers av organisasjonsgrenser var en viktig del i arbeidet med å utvikle organisatorisk kapasitet og ledelseskapasitet for å realisere BIs strategiske ambisjoner og sikre effektiv drift.

For å videreutvikle BIs strategiske og operative handlekraft innførte rektor et utvidet ledermøte der BIs faglige ledere – deaner og instituttledere – samt rektors ledergruppe møtes månedlig. Ambisjonen var å styrke beslutninger samt sikre felles oppmerksomhet og prioriteringer. 

Tiltak for å redusere organisatorisk kompleksitet og øke organisasjonens effektivitet har omfattet reorganisering av Digital enhet samt Heltidsdivisjonen, og etablering av en enhet for prosjektledelse og støtte.

For å sikre pedagogisk transformasjon og styrke samhandling med eksterne partnere, ble det utviklet en ny ledelsesmodell med tre prorektorer og en ny dean for «teaching og learning» som skal være operative fra august 2018.

Prosjekter

Mange av BIs pågående prosjekter tar sikte på å øke organisatorisk effektivitet og forbedre tverrfaglig kvalitet. Flere prosjekters progresjon har imidlertid blitt hindret på grunn av manglende interne ressurser. De mest kritiske er prosjektstyringsressurser, systemutvikling og administrative ressurser i faglige programmer. En ny styringsmodell for prioritering av prosjektinvesteringer ble utviklet i 2017 og vil bli implementert i 2018. Modellen har som mål å forbedre prosjektporteføljen gjennom mer profesjonell prosjektledelse og administrasjon.

Høydepunkter i prosjektporteføljen 2017 

  • CRM-prosjektet: Dette prosjektet har vært det største administrative initiativet i 2017, og vil fortsette å kreve en stor del av de interne ressursene i 2018. CRM-prosjektet har til formål å forbedre dialogen med BIs interessenter, å optimalisere aktiviteter for å tiltrekke nye studenter, konvertere søkere til studenter, administrere og veilede studenter og forsterke relasjonene til alumni.
  • Business Insights and analytics-prosjektet: For tiden investeres det i betydelige ressurser for å sikre kvalitet i rapportering til myndigheter og for nødvendige data for løpende utviklings- og driftsbeslutninger.
  • Vitnemålsprosjektet: Dette prosjektet har til formål å øke sikkerhet, kvalitet og effektivitet i produksjon og distribusjon av BI-vitnemål, og sikre overholdelse av nasjonale forskrifter. Prosjektet vil bli ferdigstilt i 2018 med fokus på utvikling av integrering med nasjonale vitnemålsdatabaser.
  • Kursutviklingsprosjektet: Kurs er de grunnleggende delene av BIs studieprogrammer, og kursbeskrivelser er en integrert del av kursutvikling, revisjon og kvalitetssikring. Kursbeskrivelser beskriver læringsmål og definerer dermed forventninger til undervisning og læring. Kursutviklingsprosjektet skal etablere en felles standard for kursbeskrivelser og systemstøtte for hele prosessen, fra kursdesign til godkjenning og gjennomføring.
  • Risikostyringsprosjektet: Administrasjonen har iverksatt et prosjekt for å styrke internkontrollprosessen, herunder compliance. Første skritt innen dette initiativet er å etablere et rammeverk for risikostyring tilpasset BIs virksomhet, egenart og strategiske mål.

Likestilling, diskriminering og tilgjengelighet

BIs plan for mangfold og likeverd stadfester at alle ansatte skal ha samme rettigheter, plikter og muligheter uavhengig av kjønn, alder, etnisitet, nasjonal opprinnelse, funksjonsevne, livssyn eller seksuell legning. BIs likestillingsarbeid har hatt særskilt fokus på̊ å øke kvinneandelen blant professorer, direktører, i ledelse og i styrende organer, samt å øke antall menn i administrative stillinger.

Ved årets slutt hadde BI 26 kvinnelige professorer i fulltidsstilling. BI fikk to nye kvinnelige professorer i 2017. Kvinneandel blant professorer i fulltidsstillinger er på̊ litt over 28 %. Kvinneandelen av faglige er stabil på 31 %. Kvinner utgjorde 33 % av toppledelsen (3 av 9), 50 % av instituttlederne og 50 % av deanene var kvinner. 9 av 12 direktører på ledernivå 3 er kvinner. I BIs styre var kvinneandelen 50 %, mens den utgjorde 40 % i Kollegiet. Andelen menn i administrative stillinger var i overkant av 32 %.

I 2017 hadde 16% av alle BIs ansatte et annet statsborgerskap enn norsk. Andelen var 4% for administrativt ansatte og 30% for alle i faglige stillinger. Foruten Norge, hadde BI i 2017 45 nasjonaliteter blant sine ansatte. For å inkludere alle med internasjonal bakgrunn i arbeidsmiljøet, tilstreber BI at all interninformasjon er tilgjengelig på̊ engelsk, og at engelsk er hovedspråk når hele organisasjonen samles.

Seniorer i faglige stillinger står i gjennomsnitt i arbeid til oppnådde 69,5 år, mens administrative seniorer står i arbeid til gjennomsnittlig 66,3 år.

Bygningsmassen til Handelshøyskolen BI er universelt utformet. Moderne bygg og et aktivt forhold til tilrettelegging har ført til at er det ikke er rapportert inn avvik som skyldes mangel på̊ tilrettelegging.

Arbeidsmiljø og HMS

BI skal tilrettelegge for et inspirerende arbeidsmiljø som fremmer trivsel, helse, læring og utvikling for den enkelte. Miljøet skal preges av mangfold, likeverd, omtanke og respektfull og åpen kommunikasjon.

Sykefravær

BIs primære yrkesrelaterte helserisiko er forhold knyttet til stress og samspill, samt belastninger på muskel og skjelett. Tilbud om psykososial rådgivning til alle ansatte har bidratt til å forebygge sykefravær og konflikter, bedret konflikthandtering og økt stressmestring. Den psykososiale rådgivningen kombinert med et tett og godt samarbeid med bedriftshelsetjenesten har bidratt til at ansatte kommer raskere tilbake til jobb etter sykdom. Det totale sykefraværet ved BI steg fra 2,15 i 2016 til 2,87 i 2017.

Samfunnssikkerhet og beredskap

En sentral del av HMS arbeidet er å sikre menneskers liv og helse. BI har en overordnet beredskapsplan som definerer ansvar- og risikoforhold, forebygger alvorlige hendelser og sørger for håndtering dersom disse inntreffer. Det er gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) i 2017 og risikoreduserende tiltak er vurdert. BI gjennomførte i 2017 en øvelse med tema brann i studentboliger. Øvelsen ble evaluert og forbedringstiltak følges opp. 

BI har gode rutiner for brannvern, med systematiske opplæringstiltak og øvelser ved alle campus. Tilsyn fra myndighetene i 2017 har ikke medført krav om ytterligere tiltak.

I 2017 ble BIs arbeid med informasjonssikkerhet gjennomgått med styret. Det ble etablert et prosjekt for å sikre etterlevelse av ny personvernforordning og personvernombud er tilsatt.

Rammebetingelser og etterlevelse

Norske myndigheter har de senere år hatt økt fokus på kvalitet og etterrettelighet i universitets- og høyskolesektoren generelt, og for private høyere utdanningsinstitusjoner spesielt. Handelshøyskolen BI har vært gjenstand for økt tilsynsvirksomhet og økte dokumentasjonskrav i 2017. Det at studieavgiften studentene betaler skal komme studentene til gode er et viktig prinsipp for både myndighetene og for BI.

I 2017 ble det besluttet å avvikle det nasjonale Nettverk for private høyskoler (NPH). BI ønsker å bidra til en god utvikling i hele UH-sektoren, og har etter avviklingen av NPH tatt på seg en mer sentral rolle i Universitets- og høyskolerådet i 2017.

Handelshøyskolen BI har rutiner for hvordan transaksjoner med nærstående skal håndteres for å sikre at ingen behandles fordelaktig i form av andre vilkår enn markedsmessige vilkår. Styret erklærer med dette at transaksjoner med nærstående er fastsatt etter markedsmessige vilkår.

Miljø og bærekraft

Handelshøyskolen BIs største miljømessige fotavtrykk er forretningsreiser og pendling til og fra våre campuser. Vi arbeider aktivt med å redusere vårt fotavtrykk. I 2017 investerte BI for eksempel betydelig i Skype-fasiliteter og arbeider aktivt for å skifte til bruk av digitale møter og dermed redusere reisevirksomheten. Vi arbeider også med å øke tilbud på digital undervisning som vil redusere studentenes reisevirksomhet.

BI kjøper frivillige EU klimakvoter for å kompensere for klimagassutslipp knyttet til våre flyreiser. Videre gjennomføres det klimaregnskap hvert annet år. I 2017 skiftet BI fra avtale med myClimate til Cemasys som samarbeidspartner på klimaregnskap.

BI arbeider systematisk med miljø- og klimaarbeid gjennom programmet for Miljøfyrtårnsertifisering. Det arbeids med å revidere mål for bærekraftig utvikling, herunder miljø- og klimamål. BI rapporterer hvert annet år på fremdrift innen etikk, samfunnsansvar og bærekraft til FNs «Principles for Responsible Management Education».  BI PRME rapport er tilgjengelig her.

BIs fire campuser i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim arbeider med implementering av vedtatte bærekraftsmål. Samtidig har campusene også spesifikke mål og aktiviteter. I 2017 startet byggingen av BIs nye campus på Brattørkaia i Trondheim. Dette er et Breeam Nor Excellent sertifisert bygg som skal benytte energi fra solceller og sjøvann. Tilført energi er forventet å bli ca. 27 kwh/kvm/år, noe som gjør bygget på Brattørkaia til et av de mest miljøvennlige skolenebyggene under oppføring. Bygget skal stå klart til studiestart 2018. I 2017 inngikk BI også en 15 års leiekontrakt på ny campus ved Byfjordparken i Stavanger fra studiestart 2019. Dette bygget er også Breeam Nor Excellent sertifisert og vil også benytte solceller og sjøvann som energikilder. I Stavanger forventer man seg at man kun trenger å tilføre 10 kwh/kvm energi per kvm/år. I Bergen er bygget klassifisert som energiklasse B bygg og benytter seg også av kjøling og varme fra sjøvann. BIs campus i Oslo er tilknyttet Nydalen Energisentral (jordvarme) for tilførsel av varme/kjøling og er energiklassifisert som lys grønn C. Det jobbes kontinuerlig med tiltak for å redusere energibruken i Oslo.

Høsten 2017 gjennomførte BI for campus Nydalen en full avfallsanalyse. Avfallsanalysen har ført til mange nye tiltak og BIs ledelse har besluttet at BIs mål innenfor avfallshåndtering skal være 65 % materialgjenvinning innen utgangen av 2022. Dette er et ambisiøst mål som vil kreve bevisst fokus gjennom innkjøp, bruk og avhending. BI har allerede i 2017 strammet til sine miljøkrav i forhold til innkjøp og disse vil ytterligere bli styrket fremover.

BI har fokus på å redusere matsvinn og har i 2017 i samarbeid med våre mat og drikke-leverandører satt i verk tiltak for å redusere matsvinnet. Flere av BIs leverandører har inngått samarbeid med «TooGoodToGo» for å unngå kast av matrester.

Priser og utmerkelser

En av BIs nøkkelfaktorer for suksess er evnen til god samhandling; både innad i avdelinger og instituttet, men ikke minst samhandlekraft på tvers av organisasjonen. Kvaliteten av BIs virksomhet er avhengig av godt samspill mellom faglige og mellom faglige og administrative medarbeidere. BIs samhandlingspris tildeles enkeltpersoner, prosjekter, grupper, avdelinger eller institutter som gjennom god samhandling har bidratt til å videreutvikle BIs virksomhet. På årsfesten 2017 ble samhandlingsprisen tildelt prosjektgruppen bak digitalisering av kurset Bedriften. Atle Ilebekk mottok i denne sammenheng «honorable mention» for sitt sosiale engasjement.